Các Ngày 1 tháng 1 năm 2019 đối với các công ty, tư nhân độc quyền, dịch giả tự do và số VAT hoạt động ở Ý, nghĩa vụ phải hóa đơn điện tử. Điều này có nghĩa là tất cả các hóa đơn được phát hành và nhận phải được quản lý bằng điện tử và do đó cần phải có các công cụ phù hợp để đối phó với nghĩa vụ này.
Có một trong những giải pháp đáp ứng tốt nhất nhu cầu này Hóa đơn hợp pháp của InfoCert, cho phép bạn quản lý toàn bộ quy trình lập hóa đơn điện tử đến và đi từ các cá nhân tư nhân (lập hóa đơn B2B) và Quản trị công (lập hóa đơn B2G) một cách đơn giản, hiệu quả và nhanh chóng bằng cách hoạt động từ một bảng điều khiển Web thực tế, do đó không cần phải cài đặt thêm các chương trình trên máy tính của bạn (nhưng cũng từ điện thoại thông minh và máy tính bảng) và với giá cả phải chăng.
Bạn nói như thế nào? Bạn có muốn biết nhiều hơn? Sau đó, dành một vài phút rảnh rỗi và đọc hướng dẫn mà tôi sắp cung cấp cho bạn: bên dưới bạn sẽ thấy được giải thích chi tiết InfoCert Legalinvoice là gì và nó hoạt động như thế nào. Tôi đảm bảo với bạn rằng, trong một thời gian rất ngắn, bạn sẽ có thể học mọi thứ bạn cần về chủ đề này và thực hiện những bước đầu tiên với công cụ rất hữu ích này. Chúc bạn đọc vui vẻ và làm việc tốt!
trình duyệt (ví dụ Trình duyệt Chrome, Firefox hoặc là Safari) mà không cần cài đặt bất kỳ ứng dụng hoặc plugin bổ sung nào trên máy tính của bạn.
Các hóa đơn đã phát hành được gửi đến Hệ thống trao đổi (SDI) được quản lý bởi Cơ quan Doanh thu - và do đó cho người nhận cuối cùng - trước khi hết hạn quyết toán thuế GTGT, để những khách hàng hoạt động hàng tháng có thể gửi hóa đơn vào tháng 1 (vào bất kỳ ngày nào) trước ngày 15 tháng 2 và những khách hàng hoạt động trên cơ sở cơ sở hàng tháng hàng quý có thể gửi cho họ theo hạn chót là ngày 15 tháng 4.
Tuy nhiên, để nhận hóa đơn, bạn phải sử dụng Mã người nhận: mã chữ và số bao gồm 7 ký tự được Hệ thống trao đổi quy cho các đối tượng có kênh tiếp nhận được công nhận (chẳng hạn như InfoCert) và người thay mặt người nhận / khách hàng nhận hóa đơn điện tử từ ES và sắp xếp nó cho người nhận trận chung kết. Mã Người nhận InfoCert là XL13LG4 và, ngoài việc được thông báo với các nhà cung cấp, nó phải được đăng ký với Cơ quan Doanh thu, để nhận được hóa đơn điện tử trực tiếp trên bảng điều khiển riêng của bạn.
Như đã chỉ ra trong tiêu chuẩn, có nghĩa vụ lưu trữ kỹ thuật số hóa đơn điện tử. Trên thực tế, hóa đơn có kèm theo biên lai thu phí và nghiệm thu của Hệ thống trao đổi (SDI), có giá trị pháp lý và phải được lưu giữ cùng với hóa đơn. Legalinvoice cũng cung cấp chức năng này cho phép lưu giữ kỹ thuật số cả hóa đơn và thông báo liên quan đến giao tiếp với Hệ thống trao đổi.
Cuối cùng, một lưu ý nhỏ liên quan đến yêu cầu phần cứng và phần mềm cần thiết để sử dụng Legalinvoice. Như đã đề cập, một dịch vụ dựa trên Web, Legalinvoice hoạt động trên tất cả các trình duyệt web chính mà không cần các plugin bên ngoài hoặc các yêu cầu phần cứng đặc biệt. Đi vào chi tiết hơn, các trình duyệt tương thích với dịch vụ như sau.
- Chrome 15 và sau đó.
- Firefox 15 và sau đó.
- Safari 5 và sau đó.
- Internet Explorer 10 và sau đó.
- Opera 12 và sau đó.
Thậm chí không cần phải có chữ ký điện tử, vì InfoCert được định cấu hình làm trung gian thanh toán và ký các hóa đơn bằng chữ ký số lượng lớn tự động của riêng mình và gửi chúng đến Hệ thống trao đổi (SDI) do Cơ quan Doanh thu quản lý.
Thông tin thêm ở đây.
Các dịch vụ Legalinvoice START và Legalinvoice PRO có sẵn trong hai biến thể: một cho công ty và số VAT và một cho trung gian (kế toán, tư vấn lao động, v.v.), những người có thể mua các tiện ích cho bản thân và khách hàng của họ và chia sẻ riêng tư dữ liệu đã nhập (hóa đơn, giấy báo có, v.v.).
Hơn nữa, tính khả dụng của chương trình khuyến mại cần được lưu ý Bộ khởi động Infocert, trong đó bao gồm PEC, hóa đơn điện tử và chữ ký điện tử. Thông tin thêm về điều này có sẵn trên trang web chính thức của InfoCert.
Ghi chú: Legalinvoice cung cấp việc lưu trữ thay thế các hóa đơn được gửi đến Cơ quan hành chính công thông qua hệ thống trong thời hạn 10 năm. Trong trường hợp bạn quyết định không gia hạn phí đăng ký trong dịch vụ, bạn có thể tải xuống những gì đã được gửi để lưu trữ thông qua chức năng đặc biệt có sẵn trong ứng dụng trước khi kết thúc dịch vụ.
Trang web chính thức của Legalinvoice và chọn mua ngay một giải pháp bạn chọn Hóa đơn hợp pháp BẮT ĐẦU Là Legalinvoice PRO hoặc có nên kích hoạt một 6 tháng dùng thử miễn phí.
Nếu bạn thích thử Legalinvoice START hoặc PRO miễn phí trong 6 tháng, nhấp vào mục liên quan trên trang web chính thức của dịch vụ và đăng nhập vào tài khoản InfoCert của bạn. Nếu bạn chưa có tài khoản, hãy nhấp vào nút Tạo một tài khoản và điền vào biểu mẫu được đề xuất với bạn cùng với địa chỉ email và mật khẩu bạn muốn sử dụng để đăng nhập.
Sau đó đánh dấu vào ô Tôi không phải là một con robot và chọn nếu đồng ý hoặc không cho các hoạt động tiếp thị bằng cách sử dụng các ô thích hợp nằm ở cuối trang. Khi điều này được thực hiện, hãy nhấp vào nút Đăng ký cho tôi để di chuyển về phía trước.
Bây giờ, hãy nhấn nút Điền vào Yêu cầu Kích hoạt và chọn nếu kích hoạt Legalinvoice miễn phí trong 6 tháng trên địa chỉ email bạn đã chỉ định trong khi đăng ký hoặc vào một địa chỉ email khác, bằng cách nhập nó vào trường văn bản thích hợp và nhấn nút Kích hoạt.
Khi bạn đã lựa chọn, hãy điền vào biểu mẫu được đề xuất cho bạn với dữ liệu cá nhân của bạn. Sau đó, sử dụng menu thả xuống Hoạt động để cho biết bạn có phải là riêng tư, một 'xí nghiệp, một chuyên nghiệp, bạn là một phần của P.A. hay bạn là thành viên của mộtHiệp hội, sau đó cung cấp phần còn lại của thông tin được yêu cầu: tên doanh nghiệp, mã số thuế hoặc số VAT, Địa chỉ, e-mail, điện thoại di động, tên, họ và mã số thuế của người nộp đơn, v.v.
Tại thời điểm này, hãy chọn nếu đồng ý cho các hoạt động tiếp thị bằng cách sử dụng các hộp thích hợp ở cuối trang và nhấp vào Ở đằng trước. Sau đó chỉ địnhđịa chỉ email Nơi nhận xác nhận kích hoạt dịch vụ và nhấn nút Ở đằng trước hai lần liên tiếp.
Bây giờ bạn phải chọn cách yêu cầu kích hoạt Legalinvoice: qua chữ ký số, sử dụng chương trình Đê (mà tôi cũng đã nói với bạn trong hướng dẫn của tôi về cách mở tệp p7m) hoặc bất kỳ phần mềm kỹ thuật số nào khác hoặc bằng cách in, ký và gửi tài liệu thích hợp qua fax hoặc thư bảo đảm.
Trong trường hợp đầu tiên, hãy nhấp vào nút chữ ký số và làm theo hướng dẫn trên màn hình. Tuy nhiên, trong lần thứ hai, hãy nhấp vào nút in hai lần liên tiếp, in tài liệu PDF được cung cấp cho bạn, điền vào, ký tên và sau đó fax đến số 06.89281226 hoặc đi PEC tại địa chỉ pec.attività@infocert.it. Nhớ đính kèm một cái nữa bản sao hai mặt của tài liệu danh tính của người nộp đơn.
Trong vòng ba ngày kể từ ngày gửi hợp đồng, bạn sẽ nhận được thông báo liên quan đến việc kích hoạt thành công Legalinvoice. Khi bạn đã nhận được email xác nhận, hãy nhấp vào liên kết xác minh có trong nó và điền vào biểu mẫu được đề xuất cho bạn với tên doanh nghiệp, mã tài chính, Địa chỉ và phần còn lại của dữ liệu kinh doanh của bạn. Cuối cùng, nhập mật khẩu bạn muốn sử dụng để truy cập Legalinvoice và nhấn nút Xác nhận để xác nhận danh tính của bạn và đăng nhập vào dịch vụ.
Bạn đã quyết định mua trực tiếp Hóa đơn hợp pháp BẮT ĐẦU hoặc là Legalinvoice PRO? Trong trường hợp này, hãy kết nối với trang web Legalinvoice chính thức và nhấp vào nút Mua ngay liên quan đến kế hoạch bạn đã chọn. Sau đó, chọn từ các menu thả xuống thích hợp, thời hạn của gói đăng ký bạn muốn đăng ký (từ 1 đến 3 năm) và số lượng hóa đơn bạn muốn tạo và nhấp vào nút Thêm vào giỏ hàng nằm ở dưới cùng bên phải.
Trên trang tiếp theo, hãy đảm bảo rằng bản tóm tắt đơn hàng là chính xác và nhấp vào nút Tiến hành thanh toán. Sau đó đăng nhập bằng của bạn Tài khoản InfoCert bằng cách nhập thông tin đăng nhập của họ vào biểu mẫu thích hợp hoặc nếu bạn chưa có tài khoản, hãy nhấp vào nút Tạo một tài khoản để đăng ký (như đã giải thích ở trên để kích hoạt bản dùng thử 6 tháng của dịch vụ).
Sau đó làm theo hướng dẫn trên màn hình để xác nhận danh tính của bạn và hoàn tất việc mua dịch vụ bạn đã chọn. Thanh toán có thể được thực hiện qua thẻ tín dụng, PayPal hoặc là chuyển khoản ngân hàng.
trang chủ của dịch vụ, đăng nhập vào tài khoản của bạn và bắt đầu quản lý hóa đơn của bạn. Bây giờ tôi sẽ giải thích mọi thứ cho bạn một cách chi tiết.
Ghi chú: Tôi đã sử dụng cho hướng dẫn Hóa đơn hợp pháp BẮT ĐẦU, là phiên bản cơ bản của dịch vụ, vì vậy các chỉ dẫn bên dưới đề cập cụ thể đến phiên bản sau.
nhận hóa đơn điện tử.
như tôi đã giải thích cho bạn trước đây) và chọn mục Hồ sơ thuế từ thanh bên trái.
Sau khi chọn hồ sơ thuế, hãy cho biếtkhả năng tính thuế VAT (thanh toán ngay lập tức, trả chậm hoặc chia nhỏ) và tiền tệ và tỷ giá hối đoái (nếu cần) thông qua các menu thả xuống thích hợp.
Bước tiếp theo là điền vào các trường trên điều khoản và thông tin thanh toán. Trong Mô tả điều khoản thanh toán bạn phải nhập mô tả ngắn gọn về các điều khoản thanh toán; trong menu thả xuống Hạn chót bạn phải chỉ ra phương pháp hết hạn của tài liệu (ví dụ: ngày cụ thể, tháng) hoặc là năm / s), trong khi sử dụng menu Đã thanh toán bạn phải cho biết nếu hóa đơn là trả hoặc là đã thanh toán.
Khi bạn đã nhập đầy đủ thông tin, hãy nhấp vào nút Xác định gói thanh toán, kiểm tra xem dữ liệu đã nhập có chính xác không và nhấp vào nút √ để tiết kiệm. Đối với một số phương pháp hết hạn, bạn có thể tính toán ngày thanh toán tự động dựa trên số ngày, tháng hoặc năm đã nhập.
Sau khi hoàn tất việc này, hãy chuyển đến các trường bên dưới nơi bạn có thể cho biết Chi tiết tài khoản ngân hàng: tên ngân hàng và IBAN. Nếu bạn muốn vào biết thêm chi tiết, nhấp vào nút thích hợp và điền vào biểu mẫu được đề xuất cho bạn. Thông tin nhập vào sẽ được báo cáo trong tài liệu để tạo điều kiện thuận lợi cho các giao dịch thanh toán cho người nhận.
Khi bạn đã điền vào các trường liên quan đến chi tiết ngân hàng, trên thực tế, bạn đã sẵn sàng hoàn tất hóa đơn của mình. Do đó, hãy sử dụng menu thả xuống Mẫu tài liệu để sử dụng (dưới cùng bên phải) để chọn mẫu PDF để sử dụng cho hóa đơn của bạn (bạn có thể xem bản xem trước bằng cách nhấp vào biểu tượng củacon mắt), chọn có thêm thông tin liên quan đến lấy, Ghi chú hoặc là tập tin đính kèm vào tài liệu (bằng cách mở rộng và sau đó điền vào các trường thích hợp) và nhấp vào nút Tiết kiệm để lưu tài liệu.
Khi bạn đã tạo hóa đơn của mình, bạn đã sẵn sàng gửi hóa đơn đó đến Hệ thống trao đổi của Cơ quan Doanh thu (SdI) và sau đó đến người nhận. Để tiếp tục, hãy nhấp vào nút Lượt xem nằm ở trên cùng bên phải (biểu tượng có 6 trang tính) và chọn mục Hóa đơn từ menu Các tài liệu đã phát hành xuất hiện trên màn hình.
Tại thời điểm này, xác định vị trí hóa đơn sẽ được gửi, nhấp vàobiểu tượng bánh răng gửi thư trong thư từ của anh ấy, chọn mục Truyền điện tử từ menu xuất hiện và trả lời Yup đến tin nhắn được hiển thị cho bạn. Sau đó, bạn có thể theo dõi trạng thái của lô hàng bằng cách nhấp vàobiểu tượng bánh răng thư liên quan đến hóa đơn được gửi và chọn mặt hàng Xem trước từ menu mở ra.
Trong cùng một menu cũng có các tùy chọn cho lượt xem tài liệu, tải nó xuống trên PC, gửi nó qua email, gửi lời nhắc thanh toán cho khách hàng, tạo một ghi chú tín dụng, sao chép hóa đơn, Xemsố dư tài khoản ed tẩy tài liệu: tất cả chỉ cần một cú nhấp chuột.
Quy trình phát hành hóa đơn mới có thể được lặp lại để phát hành tất cả các loại tài liệu khác được hỗ trợ bởi Legalinvoice START.
Trên thực tế, bằng cách nhấp vào nút Mới nằm ở trên cùng bên phải (biểu tượng trang tính) và chọn một trong các tùy chọn trong menu Vấn đề xuất hiện trên màn hình, bạn có thể bắt đầu tạo một cái mới biên lai, một Ghi chú tín dụng, một proforma, một vận chuyển tài liệu hoặc một báo giá.
Các biểu mẫu bạn cần điền để tạo các tài liệu như vậy rất giống với các biểu mẫu hiển thị ở trên cho hóa đơn, vì vậy bạn sẽ không gặp bất kỳ khó khăn nào khi sử dụng chúng.
Dù sao, tôi nhắc bạn rằng hãy nhấp vào các nút [?] được đặt bên cạnh mỗi trường cần điền, bạn sẽ nhận được thông tin và gợi ý về cách điền chính xác vào các biểu mẫu khác nhau.
như đã được giải thích trước đây trong suốt hướng dẫn này. Sau khi kích hoạt, bạn sẽ nhận được Mã người nhận (XL13LG4) được thông báo cho các nhà cung cấp của mình hoặc được đăng ký trên dịch vụ Hóa đơn và Thanh toán của Cơ quan Doanh thu, để nhận tất cả các hóa đơn tại địa chỉ điện tử được thiết lập trên dịch vụ sau.
Các hóa đơn thụ động được tự động nhận trên Legalinvoice START có sẵn trong phần Chứng từ đã nhận> Hóa đơn của dịch vụ, có thể truy cập bằng cách nhấp vào biểu tượng Lượt xem nằm ở trên cùng bên phải (trang được biểu thị bằng biểu tượng có 6 trang tính). Sau khi hiển thị, các tài liệu có thể được lọc theo nhiều tiêu chí khác nhau, ví dụ như tháng phát hành hoặc trạng thái (hết hạn / chưa hết hạn, đã thanh toán / chưa thanh toán): chỉ cần nhấp vào nút Bộ lọc nằm ở trên cùng bên phải và chọn các tham số sẽ được sử dụng từ hộp xuất hiện ở trên cùng.
Thay vào đó, bằng cách nhấp vàobiểu tượng bánh răng được đặt bên cạnh mỗi hóa đơn, có thể xem trước, sao chép nó, xem bảng sao kê tài khoản, đánh dấu chứng từ là đã xem, xóa nó và hơn thế nữa. Cần lưu ý rằng việc tự động gửi hóa đơn thụ động cũng cung cấp thông báo hàng ngày qua email và nếu các tài liệu nhận được có thời hạn, sau khi hoạt động cấp thị thực, các hóa đơn này sẽ tự động được nhập vào lịch trình thụ động START.
Qua menu Lượt xem của dịch vụ, hơn nữa, có thể truy cập vào ghi chú tín dụng, ai tài liệu đang chờ kiểm tra, tại ghi chú đến và tại báo cáo chi tiêu. Phần Tài liệu đang chờ xem chỉ có mục đích tổ chức và cho phép bạn xem các tài liệu đã nhận, xem chúng, tải chúng xuống và có thể xem chúng để cho phép chuyên gia tư vấn thuế của bạn biết rằng chúng ổn và có thể được xử lý cho mục đích kế toán. Điều quan trọng cần nhấn mạnh là không thể từ chối các hóa đơn B2B đã nhận: trong trường hợp có sai sót hoặc vấn đề, chỉ có thể liên hệ với nhà cung cấp và yêu cầu phát hành giấy báo có.
Các phần dành riêng cho ghi chú trong biên lai và tại báo cáo chi tiêumặt khác, chúng nên được sử dụng để chú thích những phát hiện lưu ý đầu tiên mà nó có thể hữu ích khi có trong Legalinvoice START vì tính duy nhất của việc quản lý tài liệu của bạn.
Các tài liệu không được chuyển tiếp thụ động tới Legalinvoice START có thể được thêm "thủ công" vào dịch vụ thông qua các hoạt động của đăng ký Là nhập một tài liệu điện tử do dịch vụ cung cấp.
Để đăng ký một hóa đơn, một Ghi chú tín dụng, một phiếu nhập cảnh, một danh sách mua sắm hoặc một chuyển khoản, tất cả những gì bạn phải làm là nhấp vào biểu tượng Mới Legalinvoice BẮT ĐẦU (biểu tượng trang tính nằm ở trên cùng bên phải) và chọn loại tài liệu sẽ được đăng ký từ menu Đăng ký xuất hiện trên màn hình.
Sau đó điền vào biểu mẫu được đề xuất cho bạn bằng cách nhập tất cả dữ liệu cần thiết (phần biên dịch gần giống với những gì được thấy trong chương của hướng dẫn dành riêng cho việc xuất hóa đơn) và tiết kiệm tất cả bằng cách nhấn vào nút thích hợp nằm ở dưới cùng bên phải.
Trong trường hợp bạn có một tài liệu điện tử do bạn hoặc các nhà cung cấp của bạn phát hành và muốn nhập nó vào Legalinvoice START, thay vào đó, bạn phải chọn mục Nhập tài liệu điện tử từ menu Mới (biểu tượng trang tính nằm ở trên cùng bên phải) và kéo tệp vào hộp thích hợp.
Bạn có thể tải lên hóa đơn điện tử, thư báo ghi có và bất kỳ loại tài liệu được hỗ trợ nào khác do bạn hoặc nhà cung cấp của bạn phát hành. Khi kết thúc quá trình chuyển, các tài liệu đã nhập sẽ được thêm vào bàn làm việc của bạn và bạn sẽ có thể quản lý chúng giống như bất kỳ tài liệu nào khác được tạo bằng Legalinvoice START, nhưng bạn sẽ không thể sửa đổi dữ liệu có trong chúng (ngoại trừ thông tin liên quan đến các khoản thu / chi và ghi chú nội bộ).
trang chính của dịch vụ và đăng nhập vào tài khoản của bạn.
Sau khi đăng nhập, bạn sẽ thấy mình đang ở trong giao diện Legalinvoice START cổ điển, giao diện này cũng có thể được sử dụng mà không gặp sự cố từ thiết bị di động: hoạt động của ứng dụng trên thực tế giống với những gì đã thấy trước đây đối với biến thể dành cho máy tính để bàn của nó.
Trang Dịch vụ Khách hàng của trang web InfoCert, nơi có câu trả lời cho Câu hỏi thường gặp được đăng bởi những người sử dụng dịch vụ. Để truy cập danh sách đầy đủ các câu hỏi (và câu trả lời của chúng), hãy nhấp vào mục Đọc tất cả các câu hỏi về Hóa đơn điện tử >> nằm ở cuối phần Câu hỏi thường gặp.
Một tài nguyên hữu ích khác, mà tôi thực sự khuyên bạn nên tham khảo, là Hướng dẫn sử dụng Legalinvoice START, có thể truy cập bằng cách nhấp vào nút trước tiên Công cụ nằm ở trên cùng bên phải (hình có biểu tượng đại diện cho tuốc nơ vít và cờ lê) rồi đến mục Hướng dẫn sử dụng, trong menu mở ra.
Mặt khác, nếu bạn cần liên hệ trực tiếp với bộ phận hỗ trợ của InfoCert, hãy kết nối với trang web này và chọn một trong ba tùy chọn khả dụng: Viết thư cho chúng tôi trên biểu mẫu trực tuyến để mở một cuộc thảo luận trên diễn đàn hỗ trợ InfoCert và chờ phản hồi từ nhân viên; Trò chuyện với một nhà điều hành để nói chuyện trong cuộc trò chuyện trực tiếp với một nhà điều hành (có sẵn từ Thứ Hai đến Thứ Sáu, trừ ngày lễ, từ 8:30 đến 19:00) hoặc Gọi 06.54641489, để liên hệ với bộ phận hỗ trợ của InfoCert qua điện thoại (dịch vụ hoạt động từ Thứ Hai đến Thứ Sáu, trừ ngày lễ, từ 8.30 đến 19.00).
Và nếu cần hỗ trợ tận tình, bạn có thể bấm vào nút Mua ngay và mua lời khuyên của một nhà tư vấn có chuyên môn qua điện thoại. Thông tin thêm ở đây.
Bài báo được tạo ra với sự cộng tác của InfoCert.
