Cách tạo PDF / A

Gần đây, bạn đã nhận được nhiệm vụ tạo một báo cáo của tháng làm việc cuối cùng để lưu trong kho lưu trữ của công ty bạn. Điều này sẽ không có vấn đề gì cả, giá như bạn không được yêu cầu lưu mọi thứ ở định dạng PDF / A: bạn chưa bao giờ nghe nói về loại tệp này trước đây, vì vậy bạn không có ý tưởng mờ nhạt về cách tạo PDF / A và bạn cần trợ giúp ngay lập tức và cụ thể, vì ngày hạn chót đáng sợ đang ngày càng đến gần!

Vâng, tôi rất vui được thông báo với bạn rằng bạn đang ở đúng hướng dẫn để tham khảo: trong những dòng sau, trên thực tế, tôi dự định giải thích cho bạn chi tiết cách tạo tài liệu ở định dạng PDF / A bằng cách sử dụng một loạt các chương trình và trực tuyến các dịch vụ. Tuy nhiên, trước khi tiếp tục, hãy để tôi cung cấp thêm cho bạn một số thông tin về chủ đề này: định dạng PDF / A là một "biến thể" của định dạng PDF cổ điển, được thiết kế chủ yếu để lưu trữ lâu dài các tệp. Nói cách khác, lưu tài liệu dưới dạng PDF / A có nghĩa là giữ nguyên định dạng của nó theo thời gian, do đó đảm bảo rằng tệp được đề cập luôn được hiển thị theo cùng một cách bất kể thiết bị và chương trình được sử dụng để làm như vậy.

Bây giờ bạn đã có ý tưởng rõ ràng về mục đích chính xác của định dạng PDF / A, đã đến lúc đi vào trọng tâm của vấn đề: hãy làm cho bản thân thoải mái, dành chút thời gian rảnh rỗi để dành cho bản thân và đọc thật kỹ những gì. Tôi phải giải thích về chủ đề này. Tôi chắc chắn rằng, khi kết thúc bài đọc này, bạn sẽ hoàn toàn có thể tạo tài liệu ở định dạng PDF / A, để đáp ứng Ông chủ vừa kịp với kỳ báo cáo của công ty. Nói vậy thôi, chúc các bạn đọc vui vẻ và làm việc hiệu quả!

được kết nối với trang web LibreOffice, nhấp vào nút Tải xuống LibreOffice x.y.z để bắt đầu ngay lập tức tải xuống tệp thiết lập, hãy khởi chạy chương trình bạn vừa tải xuống và cẩn thận làm theo hướng dẫn trên màn hình để hoàn tất quy trình cài đặt: bật các cửa sổ, điều này dẫn đến việc nhấp vào nút nhiều lần Ở đằng trước cho đến khi bạn kết thúc quá trình cài đặt.

Nếu bạn đang sử dụng Mac, thay vào đó, bạn phải kéo biểu tượng của LibreOffice trong thư mục Các ứng dụng của hệ điều hành Mac bằng cách sử dụng cửa sổ xuất hiện trên màn hình. Hơn nữa, để dịch chương trình sang tiếng Ý, bạn cũng phải tải xuống gói ngôn ngữ bổ sung (tuy nhiên, không cần thiết trong phiên bản Windows): nhấp vào nút Giao diện người dùng đã dịch có sẵn trên trang tải xuống của chương trình.

Tại thời điểm này, hãy khởi động LibreOffice (bằng cách nhấp chuột phải vào biểu tượng của nó trong thư mục Các ứng dụng và chọn mặt hàng Bạn mở từ menu ngữ cảnh, để bỏ qua các hạn chế của macOS đối với các ứng dụng từ các nhà phát triển không được chứng nhận ở lần khởi động đầu tiên) và đóng nó bằng cách nhấn cmd + q trên bàn phím. Sau khi hoàn tất, hãy khởi động tệp gói ngôn ngữ (ví dụ: LibreOffice_xy_langpack_it.dmg), nhấp đúp vào biểu tượng của nó được gắn vào cửa sổ hiển thị trên màn hình và nhấn các nút Tháng tưcác Là Tải về để cài đặt giao diện người dùng bằng tiếng Ý.

Khi giai đoạn thiết lập hoàn tất, hãy bắt đầu LibreOffice gọi nó từ thư mục LibreOffice của menu Khởi đầu của các cửa sổ (có thể truy cập thông qua biểu tượng lá cờ nằm ​​ở góc dưới bên trái của màn hình), từ thư mục Các ứng dụng sau đó Mac hoặc từ Chế độ xem hoạt động của Linux, và sau đó chọn, từ màn hình chào mừng của chương trình, loại tài liệu phù hợp nhất với nhu cầu của bạn (ví dụ: Người viết tài liệu mới).

Tại thời điểm này, tất cả những gì bạn phải làm là điền vào tài liệu với thông tin mong muốn; Mặt khác, nếu bạn muốn tạo tệp PDF / A bắt đầu từ một tài liệu đã có, tất cả những gì bạn phải làm là nhấp vào menu Tệp> Mở của ứng dụng đã chọn và chọn, sử dụng trình quản lý tệp hiển thị trên màn hình, tài liệu bạn định thực hiện.

Trong mọi trường hợp, khi bạn đã hoàn thành các thay đổi cần thiết, bạn có thể tạo tệp ở định dạng PDF / A bằng cách truy cập chức năng xuất tài liệu: để thực hiện việc này, hãy nhấp vào menu Tập tin nằm ở trên cùng bên trái của chương trình, chọn mục Xuất khẩu như và sau đó nhấp vào tùy chọn Xuất ở định dạng PDF ....

Ngay sau đó, một hộp thoại hiển thị trên màn hình cho phép bạn chọn giữa nhiều tùy chọn để lưu tệp PDF kết quả; để có thể lưu ở định dạng PDF / A, hãy đặt dấu kiểm bên cạnh mục Lưu trữ PDF / A-1a (ISO 19005-1) nằm ngay bên dưới hộp Chung, nhấn nút Xuất khẩu nằm ở dưới cùng và chọn đường dẫn để lưu tệp PDF / A mà bạn vừa tạo. Nó không khó chút nào, phải không?

Microsoft Office (Windows)

Về việc tạo và quản lý các tài liệu văn phòng, Microsoft Office chắc chắn là một trong những giải pháp hoàn chỉnh nhất: do đó, không thể thiếu tùy chọn xuất tài liệu ở định dạng PDF / A trong các chương trình của nó! Trước khi tiếp tục, tôi có một tiền đề quan trọng để làm cho bạn: mặc dù Microsoft Office cũng có sẵn cho Mac nhưng phiên bản này thiếu chức năng tạo tệp ở định dạng PDF / A. Vì vậy, nếu bạn có một máy tính được trang bị macOS, tôi khuyên bạn nên tham khảo một trong các giải pháp khác được báo cáo trong hướng dẫn này.

Như bạn chắc chắn đã biết, để sử dụng Microsoft Office cho Windows, bạn cần bỏ ra một số tiền: bộ ứng dụng này có sẵn khi đăng ký Văn phòng 365 (với giá bắt đầu từ 7 € / tháng) hoặc thông qua việc mua giấy phép Office Home & Student 2016 dành cho PC, với giá của € 149 phí một lần.

Tuy nhiên, nếu bạn cần gấp các chương trình bộ, bạn có thể tận dụng đăng ký Office 365 Home một tháng miễn phí: để làm như vậy, được kết nối với trang web này, hãy nhấp vào nút Dùng thử miễn phí trong 1 tháng, nhập chi tiết tài khoản Microsoft của bạn vào cửa sổ tiếp theo và chỉ định, khi được yêu cầu, phương thức thanh toán hợp lệ (trong 30 ngày đầu tiên sử dụng dịch vụ, hoàn toàn không bị tính phí). Nếu bạn chưa có tài khoản Microsoft, bạn có thể tạo nó bằng cách làm theo các hướng dẫn mà tôi đã cung cấp cho bạn trong tài khoản của tôi hướng dẫn theo chủ đề.

Khi kết thúc thủ tục đăng ký, liên kết tải xuống tệp cài đặt Office sẽ được gửi qua email cho bạn: sau khi hoàn tất quá trình tải xuống, hãy khởi động chương trình đã tải xuống và làm theo hướng dẫn trên màn hình để cài đặt nó vào máy tính của bạn.

Hãy nhớ rằng, để tránh các khoản phí không mong muốn sau 30 ngày đầu tiên sử dụng Office, bạn phải hủy gia hạn tự động đăng ký: để thực hiện việc này, kết nối với trang web này, hãy nhập thông tin đăng nhập của tài khoản Microsoft mà bạn đã tải xuống Office, bấm vào giọng nói Huỷ bỏ tương ứng với mô tả của thuê bao và làm theo hướng dẫn hiển thị trên màn hình để hủy gia hạn tự động. Trong trường hợp có sự cố hoặc để có hướng dẫn chi tiết hơn về cách tải xuống Office, tôi mong bạn xem qua hướng dẫn cụ thể của tôi về cách tải xuống Office.

Khi giai đoạn cài đặt Office hoàn tất, hãy khởi động chương trình có liên quan nhất đến tài liệu bạn định tạo (ví dụ: Phần mềm soạn thảo văn bản) nhớ lại nó từ Menu bắt đầu của các cửa sổ, nhấn nút để tạo tài liệu mới (ví dụ: Tài liệu trống) và điền vào nó với thông tin bạn cần. Nếu bạn cần tạo PDF / A từ một tài liệu hiện có, nhấp vào phần Tập tin nằm ở trên cùng bên trái, sau đó trên nút Bạn mở, chọn nguồn chứa tài liệu (ví dụ:. PC này) và sử dụng bảng điều khiển tiếp theo để đi đến đường dẫn của nó và nhập nó vào chương trình.

Tuy nhiên, khi bạn đã hoàn tất các thay đổi của mình, hãy nhấp lại vào menu Tập tin nằm ở trên cùng bên trái, chọn nút Xuất khẩu và sau đó nhấp vào nút Tạo PDF / XPS để bắt đầu thủ tục xuất khẩu. Trong cửa sổ tiếp theo, hãy nhập tên đầu tiên để gán cho tệp và đảm bảo rằng trong menu thả xuống Lưu thành định dạng được chỉ định PDF, sau đó nhấn nút Tùy chọn ... đặt thấp hơn một chút, đặt dấu kiểm bên cạnh mục Tuân theo ISO 19005-1 (PDF / A) và nhấp vào các nút đồng ý Là Công bố để hoàn tất việc lưu tài liệu.

PDFCreator (Windows)

Chờ đã, bạn có nói với tôi rằng bạn cần lưu một tệp tạo sẵn ở định dạng PDF / A, nhưng không tương thích với các chương trình nói trên không? Sau đó, tôi nghĩ rằng tôi có giải pháp phù hợp cho bạn! Người tạo ra file PDF là phần mềm cho các cửa sổ bổ sung một “máy in ảo” vào hệ thống, có khả năng tạo các tệp PDF từ bất kỳ chương trình nào có chức năng in.

Tôi đã thành công và chương trình này đã thu hút sự chú ý của bạn chưa? Tuyệt vời, sau đó hãy chuyển sang thực hành: đầu tiên, kết nối với trang tải xuống PDFCreator, nhấn nút Tải xuống và lặp lại thao tác với nút Tải xuống tương ứng với phần PDFCreator miễn phí để bắt đầu tải xuống phiên bản miễn phí của chương trình, quá đủ cho mục tiêu bạn đã đặt ra cho mình.

Sau khi hoàn tất, hãy khởi động tệp bạn vừa tải xuống (ví dụ: PDFCreator-3_2_2-Thiết lập), nhấn các nút Yup Là đồng ý, đặt dấu kiểm bên cạnh hộp Cài đặt nâng cao, nhấn nút 3 lần Ở đằng trước, chọn mặt hàng Cài đặt tối thiểu từ trình đơn thả xuống được đề xuất, hãy nhấp lại vào nút 3 lần Ở đằng trước và hoàn tất quy trình thiết lập bằng cách nhấn các nút Tải về, Không, cám ơn, Nhảy Là kết thúc.

Trò chơi được thực hiện thực tế: mở tệp bạn muốn chuyển đổi thành định dạng PDF / A như bình thường, truy cập các tùy chọn in của chương trình bạn đang sử dụng (ví dụ: bằng cách vào menu Tệp> In hoặc bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + P), chọn máy in ảo Người tạo ra file PDF từ danh sách các máy in có sẵn và nhấn nút ĐỒNG Ý /In để truy cập cửa sổ cấu hình chương trình.

Tại thời điểm này, hãy chọn mục PDF / A (bảo quản lâu dài) từ menu thả xuống Hồ sơ được đính kèm vào cửa sổ mới mở ra trên màn hình, nếu bạn muốn, hãy nhập thông tin vào Tiêu đề, Tác giả, Chủ đề Là Từ khóa của tài liệu, nếu cần thiết đặt đường dẫn lưu giống nhau bằng cách nhấn nút […] và hoàn tất quá trình xuất bằng cách nhấp vào nút Tiết kiệm.

Ghi chú: để có khả năng tương thích cao hơn, bạn có thể sử dụng định dạng PDF / A-1b “cũ”, thay vì sử dụng định dạng do chương trình đề xuất (PDF / A-2b). Để thực hiện việc này, trong cửa sổ PDFCreator, hãy nhấp vào biểu tượng PDF / A-2b nằm ở góc trên bên trái và chọn mục PDF / A-1b từ danh sách các tùy chọn được đề xuất, rồi lưu tệp như bình thường.

trang web của dịch vụ, nhấn nút Chọn tệp / Tải tệp lên được đặt trên trang mở ra trên màn hình và sử dụng bảng điều khiển tiếp theo để chọn tài liệu cần chuyển đổi. Khi điều này được thực hiện, hãy đặt mục nhập PDF / A trong menu thả xuống Định dạng đầu ra, giữ nguyên trường Mục đích đầu ra và đặt, trong menu thả xuống phương thức vận chuyển, giọng nói Chờ chuyển đổi trong trình duyệt nếu bạn muốn tải xuống tệp qua trình duyệt hoặc giọng nói Gửi cho tôi một liên kết đến tài liệu qua email nếu bạn muốn nhận qua e-mail liên kết để tải xuống tệp đã chuyển đổi (trong trường hợp này, bạn sẽ phải giải phóng địa chỉ e-mail của mình).

Khi giai đoạn này hoàn tất, hãy nhấn nút Tải lên và chuyển đổi để tải tệp lên và bắt đầu quá trình chuyển đổi. Khi quá trình chuyển đổi hoàn tất, tệp sẽ được tải xuống tự động hoặc liên kết tải xuống sẽ được gửi đến địa chỉ email của bạn, tùy thuộc vào lựa chọn bạn đã thực hiện trước đó.

Nếu DocuPub không thể cung cấp cho bạn kết quả bạn muốn, hãy biết rằng có một số lựa chọn thay thế cho cổng này: chỉ để cung cấp cho bạn một số ví dụ, ngay cả các dịch vụ như ZamZar hoặc iLovePDF cũng cung cấp khả năng tạo PDF / A bắt đầu từ các tài liệu hiện có. Tôi khuyên bạn nên xem hướng dẫn của tôi về cách chuyển đổi PDF / A để có thêm một số thông tin về chủ đề này: Tôi chắc chắn rằng bạn sẽ không hối tiếc!