Bạn vừa hoàn thành việc soạn thảo một văn bản trong Word, bạn sẽ làm cho nhiều tài liệu "chuyên nghiệp" của bạn bằng cách chèn một chỉ số trong nó, nhưng bạn không chắc chắn làm thế nào để làm điều đó? Đừng hoảng sợ, bạn đang ở đúng nơi. Nhưng trước tiên hãy chọn loại chỉ mục bạn muốn tạo: tóm tắt hoặc chỉ mục phân tích?
- Tóm tắt (hoặc chỉ mục nội dung) - là một trong các chương và các chương phụ của tài liệu được liệt kê. Nó thường được đặt ở đầu văn bản và cho phép người đọc dễ dàng xác định các trang nơi các chương mới bắt đầu và / hoặc một số chủ đề nhất định được xử lý.
- Index - là một chỉ mục liệt kê các từ và cụm từ khóa trong tài liệu (theo thứ tự bảng chữ cái). Nó thường được đặt ở cuối của một văn bản và mục đích của nó là để giúp người đọc tìm kiếm các trang trong đó một số địa điểm, đối tượng, con người, vv được đề cập.
Bây giờ chúng ta hãy nói về nó chi tiết hơn và chúng ta hãy xem cách chèn chỉ mục Word trong cả hai trường hợp. Các hướng dẫn được viết sử dụng phiên bản 2016 của Word cho Windows, nhưng các hướng dẫn cũng áp dụng cho các phiên bản trước của Office với giao diện Ribbon (giao diện tab giới thiệu trong Office 2007). Làm tốt lắm!Chèn một bảng nội dung trong WordHãy bắt đầu với bảng nội dung cổ điển, còn được gọi là chỉ mục nội dung. Để chèn loại chỉ mục này vào tài liệu của bạn, bạn phải đánh dấu phần đầu của các chương và chương con bằng cách sử dụng các nút Word thích hợp.
Nếu bạn chưa làm như vậy, và sau đó chọn tiêu đề của mỗi chương và chọn mục từ
tab Home Title 1chương trình để làm cho nó có thể sử dụng trong phần tóm tắt. Nếu trong nội dung tài liệu cũng là của chương tầng thứ hai và thứ ba (do đó phụ chương), cũng làm nổi bật nó bằng chuột và "tín hiệu" sử dụng các nútTiêu đề 2 và 3 Tiêu đềWord.Khi các hoạt động được thực hiện trên trang đầu tiên (hoặc trên trang nơi bạn muốn chèn TOC) và thêm một 'ngắt trang
bằng cách chọn mục phù hợp từtab Insert trong Word (do đó trang nơi bạn sẽ đi để chèn bản tóm tắt không chứa các văn bản khác). Trong các phiên bản Office gần đây nhất, tùy chọn ngắt trang là "ẩn" phía sau nút xungTrang nằm ở trên cùng bên trái.Bây giờ, chọn tabTài liệu tham khảo của thanh công cụ Word, nhấp vào nút
Tóm tắt (trên cùng bên trái) và chọn kiểu tóm tắt mà bạn muốn chèn vào tài liệu của bạn bằng cách chọn một trong những mô hìnhbảng tự động trong menu xuất hiện. Điều này sẽ tạo ra một chỉ số của tất cả các tiêu đề của các chương và tiểu chương mà bạn đánh dấu trước đó và số trang có liên quan.Nếu cấu trúc của các bảng tự động bạn không thích, chọn mụctiêu đề tùy chỉnhtừ
Tóm tắtđơn Word và thiết lập các "nhìn" của bảng của nội dung bằng cách sử dụngtrình đơn thả xuống củađiền (để chọn dòng hoặc chấm rằng nên tách các tiêu đề của một chương từ số trang của mình),Format (để chọn giao diện của chỉ số) vàHiển thị các mức lên đến (để lựa chọn bao nhiêu mức độ phụ chương đưa vào TOC) . Sau đó nhấp vào OKnút và chỉ số sẽ được chèn vào trong tài liệu.Trong trường hợp các thay đổi được thực hiện đối với tài liệu sau khi tạo bảng mục lục, đừng lo lắng, Word có thể tự động cập nhật chỉ mục nội dung một cách hoàn toàn. Tất cả những gì bạn cần làm để cập nhật tiêu đề và số trang trong mục lục là chọn tabTham khảođến Word và nhấp vào nút
Cập nhật Mục lụcnằm ở trên cùng bên trái. Dễ hơn thế?Nếu bạn thích, bạn cũng có thể tạo một bảng nội dung để được quản lý ở chế độ "thủ công". Trong trường hợp này, bạn phải đi đến tabTham khảo of của Word và chọn mụcBảng thủ công
từ trình đơnTóm tắt. Bản tóm tắt sẽ được tạo với tiêu đề và số trang sẽ được bạn chỉnh sửa một cách dễ dàng bằng một cú nhấp chuột đơn giản.Chèn một chỉ mục trong WordBây giờ hãy xemcách chèn chỉ mục Word, một chỉ mục về kiểu phân tích cho độ chính xác. Bước đầu tiên bạn phải chọn các cụm từ và từ khóa mà bạn muốn chèn vào chỉ mục và "đánh dấu" chúng bằng cách sử dụng chức năng thích hợp của phần mềm Microsoft.
Sau đó đánh dấu một từ hoặc một từ bằng chuột, vào tab
Tham khảo of của Word và nhấp vào nút item Đánh dấu mục located nằm ở phía trên cùng bên phải. Trong cửa sổ mở ra, đảm bảo rằng trong trườngMục chínhbạn đã đặt cụm từ hoặc từ đã chọn và chọn chỉ chèn sự xuất hiện đã chọn trong chỉ mục, nhấp vào nút
Đánh dấu, hoặc nếu bạn đánh dấu tất cả các trang của tài liệu để mua cụm từ / từ đã chọn, bằng cách nhấp vào nút 'Đánh dấu tất cả'. Nếu bạn muốn làm cho số trang xuất hiệnin đậmhoặc bằngnghiêng, hãy đánh dấu chọn bên cạnh các mục thích hợp và nhấp vàoOKđể lưu cài đặt.Sau khi đánh dấu tất cả các câu và tất cả các từ được chèn vào chỉ mục phân tích, hãy xem trang cuối cùng của tài liệu (hoặc trong bất kỳ trường hợp nào trên trang bạn muốn chèn chỉ mục) và thêm ngắt trangchọn trang thích hợp nhập từ tabChèn of của Word.Tại thời điểm này, quay lại tab sched Tham khảo lịch biểu và nhấp vào nút index Chèn chỉ mụcnằm ở trên cùng bên phải. Trong cửa sổ mở ra, mở rộng trình đơn thả xuống để chọnđiền các ký tựđể sử dụng để phân tách các mục chỉ mục từ số trang, trình đơn thả xuốngĐịnh dạngđể chọn kiểu chỉ mục và, nếu bạn muốn, đặt dấu kiểm bên cạnh mụcSố trang được căn phảiđể căn chỉnh các số của chỉ mục sang phải.
Cuối cùng, chọn số lượng cộtđặt chỉ mục bằng trường văn bản thích hợp (trên cùng bên phải), chọn tạo chỉ mụcthụt lềhoặcbình thường
bằng cách đặt dấu kiểm bên cạnh một trong hai các mục có sẵn và nhấp vàoOKđể chèn chỉ mục vào tài liệu.Thay vì số trang, đối với một số mục chỉ mục bạn muốn hiển thị tham chiếu chéo (ví dụ: See "Xem [tham khảo chéo]")? Điều này cũng có thể được thực hiện. Sau khi gọiWordWord, chức năng, hãy xóa dấu kiểm khỏi mụcTrang hiện tạivà đặt nó thànhTham chiếu chéo, sau đó nhập vào trường văn bản liền kề tên của mục phụ sẽ được hiển thị trong chỉ mục và trò chơi được thực hiện.
Tôi muốn chỉ ra khả năng hạn chế sự xuất hiện của các lần xuất hiện trong chỉ mục cho một số trang cụ thể (để hiển thị số lần một cụm từ hoặc một từ xuất hiện trong một phần nhất định của văn bản chứ không phải trong toàn bộ tài liệu). Để thực hiện việc này, bạn cần tạo dấu trang.Sau đó chọn nội dung của các trang mà bạn muốn giới hạn tìm kiếm bằng chuột, vào tabChèn of của Word và nhấp vào nútBookmark. Vì vậy, hãy chỉ định tên cho dấu trang của bạn và nhấp vào nútThêmđể hoàn tất thao tác.Khi bạn đã tạo dấu trang, đánh dấu các mục sẽ được chèn vào chỉ mục như đã giải thích ở trên, hãy đánh dấu chọn bên cạnh mục nhậpPhạm vi trang
trên trang mở ra và chọndấu trangđược tạo đầu tiên trong trình đơn thả xuống thích hợp.Chỉ mục phân tích, như mục lục, cũng bao gồm chức năng cập nhật tự động cho phép bạn báo cáo tất cả các thay đổi được áp dụng cho tài liệu trong chỉ mục. Để cập nhật chỉ mục phân tích, hãy chuyển đến tabTham khảo of của Word và chọn mụcCập nhật chỉ mụcnằm ở trên cùng bên phải.
