Cách lưu tài liệu Word

Bạn phải gửi một tài liệu Word qua email nhưng trước khi thực hiện việc này, bạn có muốn đảm bảo rằng tất cả các thay đổi mới nhất được thực hiện đối với tệp đã được lưu chính xác không? Bạn có muốn xóa một số thông tin trong tệp Word và / hoặc giới hạn các thay đổi của nó, để sau đó bạn có thể gửi thông tin đó cho người khác hoặc phân phối trực tuyến, nhưng bạn không biết chắc cách tiến hành? Nếu đây là một số câu hỏi bạn đang tự hỏi mình, bạn sẽ rất vui vì tôi có thể giúp bạn.

Trên thực tế, trong hướng dẫn hôm nay, tôi sẽ chỉ cho bạn làm thế nào để lưu một tài liệu word cả trên PC, thông qua phiên bản máy tính để bàn cổ điển của Word cho Windows và macOS và thông qua phiên bản trực tuyến của ứng dụng cũng như trên điện thoại thông minh và máy tính bảng, sử dụng ứng dụng Word và Office. Tôi không chỉ giải thích cách lưu tài liệu đơn giản mà còn giải thích cách xóa nhận xét và sửa đổi hoặc đặt mật khẩu để bảo vệ tệp. Cuối cùng, tôi sẽ cho bạn biết cách xuất tài liệu ở định dạng PDF hoặc dưới dạng hình ảnh.

Tôi cá đó là những gì bạn đang tìm kiếm, phải không? Vì vậy, chúng ta đừng lãng phí thời gian quý báu nữa mà hãy bắt tay ngay vào công việc nào! Hãy ngồi xuống một cách thoải mái và chú ý đến tất cả các mẹo tôi sẽ cung cấp cho bạn trong các chương tiếp theo, để bạn có thể áp dụng chúng vào thực tế. Nói như vậy, tôi chỉ muốn chúc bạn đọc vui vẻ và hơn hết là công việc tốt!

Phần mềm soạn thảo văn bản chúng được lưu theo mặc định trong Định dạng .DOCX. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi định dạng này thông qua các tùy chọn lưu của chương trình.

Nếu bạn sử dụng cổ điển phiên bản máy tính để bàn của Word dành cho Windows hoặc macOS, để lưu tài liệu, hãy chuyển đến tab Tập tin mà bạn tìm thấy ở trên cùng bên trái và chọn mục Lưu với tên từ menu được đề xuất cho bạn. Bây giờ anh ấy chỉ vào một điểm đến địa phương (tức là một thư mục) hoặc, nếu bạn thích, hãy chọn lưu tài liệu vào đám mây của Một ổ đĩa và, trong màn hình hiển thị cho bạn, hãy chỉ ra tên để gán cho tài liệu (Tên tệp) có định dạng mục tiêu giống nhau (Lưu thành).

Như tôi đã đề cập, định dạng mặc định là .DOCX nhưng, bằng cách nhấp vào menu thả xuống Lưu thành, bạn sẽ có thể chọn tất cả các định dạng khác có sẵn và tương thích với Microsoft Word, bao gồm DOC các phiên bản cũ hơn của Word (trước Office 2007), ODT (định dạng OpenDocument điển hình của OpenOffice và LibreOffice), RTF (các tệp văn bản được định dạng "cơ bản" nhất, tương thích với hầu hết các trình soạn thảo văn bản hỗ trợ văn bản đa dạng thức) và TXT (các tệp văn bản thuần túy, cũng tương thích với Notepad). Cuối cùng, nhấn nút Tiết kiệm, để lưu tài liệu vào điểm đến đã chọn của bạn, và thế là xong.

Nếu bạn đã tạo và lưu một tài liệu và bạn chỉ muốn lưu các thay đổi đã thực hiện, bạn chỉ cần nhấp vào các mục Tệp> Lưu. Tuy nhiên, nếu bạn muốn biết cách lưu tài liệu word bằng bàn phím, tức là sử dụng các phím tắt nhanh, bạn có thể sử dụng su các cửa sổ sự kết hợp Ctrl + B (Tiết kiệm) hoặc là F12 (Lưu với tên); lên Macthay vào đó, bạn có thể chỉ cần nhấn tổ hợp cmd + s.

Ngoài ra, bạn nên biết rằng một tài liệu có thể được lưu tự động khi phần mềm đóng. Do đó, nếu bạn sử dụng các cửa sổ, Nhấn nút X nằm ở trên cùng bên phải và trả lời khẳng định với yêu cầu lưu tài liệu. Nếu bạn sử dụng một Mac, mặt khác, bạn có thể nhận được kết quả tương tự bằng cách nhấn vào chấm đỏ nằm ở trên cùng bên trái.

Bạn cũng có thể thêmlưu biểu tượng trong Thanh công cụ truy cập nhanh, nằm ở trên cùng bên trái: để thực hiện việc này, hãy nhấn vào biểu tượng ▼ ở trên cùng và nhấp vào mục Tiết kiệm.

Cuối cùng, theo mặc định, tiết kiệm tự động của tài liệu mỗi 10 phút. Nếu bạn muốn thay đổi thông số này và lưu thường xuyên hơn, hãy nhấp vào các mục Tệp> Tùy chọn (ở trên) và trong màn hình hiển thị cho bạn, hãy chọn tab Cứu hộ.

Bây giờ, hãy đảm bảo hộp bên cạnh từ ngữ Lưu thông tin tự động lưu sau mỗi X phút đang hoạt động và đặt một giá trị trong hộp phút. Sau đó nhấn nút đồng ý để xác nhận những thay đổi được thực hiện.

Nếu bạn dùng Word Onlinethay vào đó, hãy biết rằng việc lưu tài liệu diễn ra tự động trên Một ổ đĩa cho mọi sửa đổi, mà không cần sự can thiệp của bạn. Tuy nhiên, bạn có thể lưu ở bất kỳ định dạng nào (thậm chí ngoài DOCX theo mặc định), bằng cách đi tới menu Tệp> Lưu dưới dạng và chọn tạo bản sao của tệp ở một vị trí khác trên OneDrive hoặc tải xuống bản sao của tài liệu trong DOCX, PDF hoặc là ODT.

Đối với Word (có sẵn cho Android, trên Cửa hàng Play và cửa hàng thay thế, va cho iOS / iPadOS, có thể tải xuống từ App Store) và ứng dụng Văn phòng (cũng có sẵn cho Android, trên Cửa hàng Play và cửa hàng thay thế, va cho iOS / iPadOS, có thể tải xuống từ App Store), tài liệu được lưu tự động với mỗi lần sửa đổi, nếu nó đã tồn tại. Tuy nhiên, bằng cách nhấn vào biểu tượng ⋮ ở trên cùng, bạn có thể chọn mục Lưu với tên, để lưu bản sao của tài liệu vào một vị trí khác trong đám mây Microsoft hoặc vào thiết bị của bạn.

Tuy nhiên, trong trường hợp một tài liệu mới, nếu bạn sử dụng iPhone hoặc iPad, bạn sẽ phải lưu nó "theo cách thủ công" bằng cách nhấn vào mục thích hợp trong menu ứng dụng.

chương trước, và đó là nó. Khi làm như vậy, mật khẩu phải được nhập để xem và chỉnh sửa tệp.

Thay vào đó nếu bạn muốn biết cách lưu tài liệu Word không thể chỉnh sửanghĩa là nó chỉ được mở ở chế độ Chỉ đọc, trong hộp được hiển thị cho bạn bằng cách nhấn phím Bảo vệ tài liệu, chọn tùy chọn Luôn mở để chỉ đọc và sau đó lưu tài liệu.

Với tùy chọn này được bật, khi tài liệu được mở, một thông báo sẽ hiển thị cảnh báo về việc mở ở chế độ Chỉ đọc nhưng, bằng cách trả lời phủ định, vẫn có thể sửa đổi nó. Do đó, tôi khuyên bạn cũng nên đặt mật khẩu, như tôi đã giải thích cho bạn trong các đoạn trước.

Cuối cùng, nếu bạn muốn đặt hạn chế về loại thay đổi bạn có thể thực hiện đối với tài liệu, trong menu thả xuống Bảo vệ tài liệu, chọn mặt hàng Hạn chế chỉnh sửa và, trong hộp được hiển thị cho bạn ở bên phải của bản xem trước tài liệu, hãy đánh dấu kiểm vào hộp Các hạn chế về sửa đổi và chỉ chọn các hành động có thể được thực hiện giữa Bình luận, Bản sửa đổi, Điền vào các mẫu đơn Là Không có thay đổi (Chỉ đọc).

Tại thời điểm này, hãy nhấn nút Có, áp dụng biện pháp bảo vệ và, trong màn hình hiển thị cho bạn, hãy nhập hai lần liên tiếp mật khẩu được liên kết với tài liệu. Cuối cùng, xác nhận quy trình bằng cách nhấn nút đồng ý và lưu tài liệu.

Word Onlinethay vào đó, các sửa đổi phải được chấp nhận hoặc xóa thủ công từng cái một. Do đó, hãy chọn tab Bản sửa đổi được đặt ở trên cùng và nhấn vào các phím Chấp nhận hoặc là Từ chối. Sau đó, đảm bảo menu thả xuống dưới tiêu đề Phát hiện các thay đổi (trên cùng) được đặt thành mục Hủy kích hoạt.

Trong ứng dụng của Word đối với điện thoại thông minh và máy tính bảng, quy trình cần tuân theo tương tự như đối với ứng dụng khách trên máy tính để bàn. Do đó, hãy chuyển đến tab Bản sửa đổi, nằm ở trên cùng trên máy tính bảng hoặc trong menu thả xuống ở cuối điện thoại thông minh.

Tại thời điểm này, trong số các mục bạn thấy, hãy chọn nút Chấp nhận hoặc là Từ chối để thực hiện các bản sửa đổi riêng lẻ hoặc chạm vào biểu tượng ▶ bên cạnh các nút này để kích hoạt các mục tương ứng Chấp nhận tất cả các bản sửa đổi hoặc là Từ chối tất cả các bản sửa đổi.

Bất kể nền tảng mà bạn đã thực hiện để xóa các sửa đổi trên tài liệu Word, sau đó lưu nó, như tôi đã giải thích cho bạn chi tiết trong các chương trước của hướng dẫn.

chương trước về các bản sửa đổi.

Do đó, trong phiên bản máy tính để bàn của Word, nhấp vào tab Bản sửa đổi (ở trên cùng) và nhấn biểu tượng ▼ nằm dưới nút Xóa bỏ, trong phần Bình luận. Trong hộp được hiển thị cho bạn, sau đó chọn mục Xóa tất cả các nhận xét trong tài liệu Và đó là nó.

Lên Word Onlinethay vào đó, trong tab Bản sửa đổi, Nhấn nút Hiển thị bình luận và sau đó nhấp vào biểu tượng … mà bạn tìm thấy phía trên hộp của mỗi nhận xét. Trong menu được hiển thị cho bạn, sau đó chọn mục Xóa chủ đề để xóa nhận xét. Thật không may, vì một chức năng tương tự như chức năng của phần mềm máy tính để bàn không khả dụng, bạn sẽ phải xóa từng nhận xét theo cách thủ công.

Trong các ứng dụng di động của Wordthay vào đó, hãy chuyển đến tab Bản sửa đổi, nằm ở đầu máy tính bảng hoặc trong menu thả xuống ở cuối điện thoại thông minh, hãy nhấn vào biểu tượng ▶ bên cạnh nút Xóa bỏ trình bày trong phần Bình luậnvà chọn tùy chọn Xóa tất cả nhận xét trong tài liệu.

Tại thời điểm này, bạn chỉ cần lưu tài liệu mà không cần nhận xét. Bất kể nền tảng bạn đang làm việc, cuối cùng hãy lưu tài liệu như tôi đã giải thích trước đó.

chương nầy.

Nếu phiên bản Word của bạn đã quá cũ, có thể bạn sẽ không thể áp dụng các quy trình này vào thực tế. Do đó, những gì bạn có thể làm là sử dụng máy in ảo PDF được tích hợp sẵn của hệ thống hoặc sử dụng máy in của bên thứ ba, chẳng hạn như doPDF. Trong mọi trường hợp, tôi khuyên bạn nên tham khảo hướng dẫn của tôi về cách tạo PDF từ Word.

Về Word Online, bạn có thể tiến hành xuất bản sao của tài liệu dưới dạng PDF bằng cách chỉ cần nhấp vào các mục Tệp> Lưu dưới dạng, ở trên cùng và chọn tùy chọn Tải xuống dưới dạng PDF từ menu được đề xuất cho bạn.

Trong các ứng dụng di động của Word Là Văn phòng, bạn có thể xuất tài liệu sang PDF bằng cách sử dụng máy in ảo được tích hợp trên Android và iOS / iPadOS mà bạn có thể tìm thấy trong tiêu đề In, hiển thị trong menu có thể truy cập bằng cách nhấn vào biểu tượng ⋮ lên. Để tìm hiểu thêm về chủ đề này, tôi khuyên bạn nên đọc hướng dẫn của tôi về cách in sang PDF.

chương nầy.

Sau khi bạn đã tạo tài liệu PDF, bạn có thể chuyển đổi nó thành hình ảnh bằng các công cụ mà tôi đã chỉ ra trong hướng dẫn của tôi cách chuyển đổi PDF sang hình ảnh.