Bạn đã tạo một tài liệu trong đó có danh sách tên hoặc đối tượng, bạn muốn sắp xếp chúng theo thứ tự bảng chữ cái nhưng bạn không biết phải làm như thế nào? Không sao, Word tích hợp một chức năng tiện lợi cho phép bạn sắp xếp các mục trong một danh sách hoặc một danh sách theo thứ tự bảng chữ cái nghiêm ngặt, tất cả đều hoàn toàn. Và nó không dừng lại ở đó!
Có thể không phải ai cũng biết điều này nhưng Word cũng có thể sắp xếp lại nội dung của bảng, điều này có nghĩa là nếu trong tài liệu của bạn có một bảng chứa tên, ngày tháng hoặc thông tin khác, bạn có thể sử dụng chức năng sắp xếp của chương trình để sắp xếp tất cả các ô theo thứ tự bảng chữ cái, thứ tự số (trong trường hợp ngày tháng) hoặc đảo ngược (từ Z đến A). Tin hay không tùy bạn, tất cả những gì bạn phải làm là nhấp vào một nút, chọn tiêu chí để sắp xếp thông tin trong tài liệu và thế là xong.
Vì vậy, bạn có thể biết những gì khác đang chờ đợi cho? Đọc thông tin dưới đây và tìm hiểu ngay cách sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái trên Word. Trong hướng dẫn, tôi sẽ sử dụng Office 2016 cho Windows, nhưng các chỉ dẫn cũng áp dụng cho phiên bản Mac của bộ này và cho các phiên bản Office cũ hơn (lên đến 2007). Đọc tốt và vui vẻ ... hoặc làm việc tốt, tùy thuộc vào quan điểm của bạn!
Sắp xếp danh sách theo thứ tự bảng chữ cái
Hãy bắt đầu với thao tác cơ bản nhất, đó là sắp xếp danh sách tên hoặc đối tượng theo thứ tự bảng chữ cái. Có thể hiểu đơn giản, bước đầu tiên bạn phải làm là mở tài liệu chứa danh sách hoặc danh sách được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái và chọn bằng chuột tất cả các tên hoặc mục sau này.
Tại thời điểm này, hãy nhấp vào nút Sắp xếp nằm trong tab Trang Chủ Word (biểu tượng với các chữ cái ĐẾN Là Z nằm ở giữa trên cùng) để gọi các chức năng sắp xếp tự động. Trong cửa sổ mở ra, hãy đảm bảo rằng trong menu thả xuống Sắp xếp theo tùy chọn đã được chọn Đoạn văn, chọn tùy chọn Bản văn từ menu thả xuống Chàng và bấm vào nút đồng ý để sắp xếp các tên hoặc thuật ngữ đã chọn theo thứ tự bảng chữ cái.
Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái trên Word nó là một hoạt động đơn giản đến mức bạn cũng có thể sắp xếp các phần tử của một danh sách hoặc một danh sách ngược lại, từ Z đến A. Bạn có biết? Không? Vì vậy, hãy thử tự mình: chọn các mục trong danh sách bạn muốn sắp xếp lại bằng chuột và nhấp vào nút Sắp xếp tìm thấy trong phần Đoạn văn của thẻ Trang Chủ của Word.
Trong cửa sổ mở ra, hãy chọn mục Đoạn văn từ menu thả xuống Sắp xếp theo, chọn tùy chọn Bản văn từ menu thả xuống Chàng, đặt dấu kiểm bên cạnh mục Giảm dần ở bên phải và nhấp vào nút đồng ý để sắp xếp các mục đã chọn theo thứ tự bảng chữ cái ngược lại.
Nếu bạn muốn sắp xếp lại một chuỗi các chữ số hoặc ngày tháng, hãy làm theo quy trình tương tự mà chúng ta vừa thấy với nhau cho tên và đối tượng và chọn mục Con số hoặc là Ngày từ menu thả xuống Chàng thay vì Bản văn. Thực hiện dễ dàng hơn đã nói!
Để lưu kết quả cuối cùng, hãy nhấp vào nút Tệp / Văn phòng Word (trên cùng bên trái) và chọn mục Tiết kiệm để ghi đè lên tài liệu hiện có hoặc Lưu với tên để tạo một tệp mới.
Sắp xếp bảng theo thứ tự bảng chữ cái
Word cho phép bạn sắp xếp nội dung của các bảng theo nhiều tiêu chí khác nhau. Nếu có một bảng trong tài liệu của bạn chứa tên, số hoặc ngày tháng, bạn có thể sắp xếp mọi thứ trong một số ít, hãy xem làm thế nào.
Bước đầu tiên bạn cần làm là nhấp vào bất kỳ ô nào của bảng, chọn tab Bố trí xuất hiện ở trên cùng bên phải và nhấp vào nút Sắp xếp nằm ở góc trên bên phải của màn hình.
Trong cửa sổ mở ra, hãy sử dụng menu thả xuống Sắp xếp theo để chọn tiêu chí sắp xếp các giá trị bảng. Tiêu chí có thể được chọn là tiêu đề của các cột tạo nên bảng, trong ví dụ của tôi, tôi những cái tên của mọi người, danh hiệu của sách cho mượn đến cái sau và cái ngày nào khoản vay đã bắt đầu, vì vậy tôi có thể chọn sắp xếp các ô dựa trên tên người, tên sách hoặc ngày bắt đầu khoản vay. Để tránh các tiêu đề cột được bao gồm trong việc sắp xếp lại thứ tự bảng chữ cái, bạn phải đặt dấu kiểm bên cạnh mục có một hàng tiêu đề nằm ở dưới cùng bên trái.
Trong menu thả xuống Chàng loại dữ liệu được sắp xếp phải được chỉ ra. Sau đó chọn tùy chọn Bản văn nếu bạn muốn sắp xếp lại tên của người, thành phố hoặc đối tượng, tùy chọn Con số nếu bạn muốn sắp xếp lại một số số liệu hoặc tùy chọn Ngày nếu bạn muốn sắp xếp lại ngày tháng. Sau đó chỉ định xem bạn có muốn tạo đơn hàng không phát triển (ví dụ: A-Z) hoặc giảm dần (ví dụ: Z-A) bằng cách đặt dấu kiểm bên cạnh mục thích hợp và nhấp vào nút đồng ý để áp dụng các thay đổi.
Nếu có hai hoặc nhiều giá trị giống nhau trong bảng, bạn có thể đặt tiêu chí phụ để sắp xếp các ô thông qua menu thả xuống Sau đó sắp xếp theo.
Nếu trong bảng của bạn có nhiều giá trị trong cùng một ô (ví dụ: tên và họ), được phân tách bằng dấu chấm phẩy, tab hoặc các ký hiệu khác, bạn có thể "cho" Word biết giá trị nào cần xem xét để sắp xếp lại dữ liệu. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào bất kỳ ô nào của bảng, chọn tab Bố trí xuất hiện ở trên cùng bên phải và nhấp vào nút Sắp xếp.
Trong cửa sổ mở ra, nhấp vào nút Tùy chọn và chọn ký tự được sử dụng để phân tách các giá trị trong các ô (ví dụ: dấu chấm và dấu phẩy, bảng kê khai hoặc là khác), sau đó nhấp vào nút đồng ý, mở rộng menu thả xuống Sắp xếp theo để đặt tiêu chí sắp xếp lại bảng và sử dụng menu thả xuống Sử dụng để chọn giá trị được xem xét để sắp xếp lại dữ liệu (ví dụ: tên hoặc họ nếu trong cột của bảng bạn có tên và họ của những người được phân tách bằng dấu chấm phẩy, dấu cách hoặc các ký tự khác).
Sau khi mọi thứ được thiết lập, hãy nhấp vào nút đồng ý và bảng của bạn sẽ được sắp xếp lại theo các thông số bạn đã thiết lập.
Để lưu kết quả cuối cùng - tôi đã giải thích cho bạn trước đó - hãy nhấp vào nút Tệp / Văn phòng Word (trên cùng bên trái) và chọn mục Tiết kiệm hoặc giọng nói Lưu với tên tùy thuộc vào việc bạn muốn ghi đè tài liệu hiện có hay tạo tài liệu mới.
