tôi chắc chắn rằng, ít nhất một lần trong đời, bạn đã viết thư cho ai đó là người bạn của bạn, một người bạn biết hoặc thậm chí bản thân để chia sẻ một tập tin (mặc dù bạn đã cho thấy phương pháp xa thuận tiện hơn để làm như vậy). Nói tóm lại, việc thực hành gửi một cái gọi làthư kỹ thuật sốkhông phải là quá xa lạ đối với bạn. Tuy nhiên, bây giờ mà bạn phải viết một tương tự như nhắn vượt trội của bạn trở thành ứng viên tiềm năng hoặc khách hàng, bạn cảm thấy một chút 'trong hoảng loạn và đang yêu cầubạn làm thế nào để bắt đầu mộtmail của loại hình này để tránh một kẻ ngốc đã từ các dòng đầu tiên của tin nhắn.
mối quan tâm của bạn là điều dễ hiểu bởi vì không phải ai cũng biết ngay lập tức bắt đầu một thông báo e-mail và làm cho nó phù hợp cho những ai đón nhận nó: như mọi khi phải mất là một sự chuẩn bị ít là nhiều 'kinh nghiệm. Nhưng đừng lo lắng, bởi vì bạn có may mắn xảy ra ở đúng nơi vào đúng thời điểm trong các hàng bên dưới, trên thực tế, tôi sẽ giải thích những cách tốt nhất đểbắt đầu một email chính thứcđem lại cho bạn lời khuyên và hướng dẫn để làm theo để có được kết quả tốt nhất.
Bạn sẽ thấy: perusing thẳng của tôi, bạn có thể viết một e-mailmột cách hiệu quả và chính xác mà không lốp quá nhiều và bản thân trên tất cả, mà không cần phải tranh thủ sự giúp đỡ của người bạn thân của mức độ của bạn trong văn học! Hãy chú ý đến tất cả những gì tôi sẽ đề nghị và, xin vui lòng, hãy ghi nhớ những người (hoặc những người) là người e-mail trực tiếp: Tôi đảm bảo rằng mọi thứ sẽ ổn thôi. Điều đó nói rằng, tôi không thể không muốn bạn đọc tốt và, đặc biệt, tốt bằng văn bản!
- Index Tìm hiểu về loại email
- Tạo một địa chỉ email tốt
- Trung tâm chủ đề email Bắt đầu một email chính thức
- Lời chào ban đầu
- Bài trình bày Cơ thể có mục đích tạm biệt
Hiểu email
Trước khi bạn cung cấp cho một số mẹo vềcách bắt đầu một email, tốt là bạn có được một khái niệm cơ bản: sự khác biệt giữaemail không chính thứcvàchính thức. Bạn có thể xác địnhemail không chính thứcnhững gì bạn viết cho một người bạn biếtkhá tốt, với người mà bạn có mối quan hệ tương đối gần gũi và nói trong sự tĩnh lặng tuyệt đối. Trong trường hợp này tôi không nghĩ rằng bạn cần lời khuyên: chỉ cần chào người đối thoại của bạn, viết những gì bạn muốn cho anh ta biết và bỏ anh ta như bạn nghĩ là thích hợp nhất.Các bài phát biểu là khá khác nhau có liên quan đến một loại email
chính thức với, đó là hướng vào một người chống lại người mà bạn cần phải có một sự tôn trọng nhất định (và với người mà bạn không có quan hệ ủy thác): ví dụ, bạn có thể viết một email chính thức cho sếp của bạn hoặc người giám sát của bạn, một nhà tuyển dụng tiềm năng, một giáo sư, v.v. Nói tóm lại, các email chính thức là phù hợp cho tất cả những trường hợp mà bạn cần phải có một giai điệunhất định, và tôi có thể đảm bảo rằng email của loại hình này, nếu được viết tốt, có thể nhiều hơn nữa hùng hồn hơn là một danh thiếp.Vì vậy, trong ngắn hạn, email không chính thức là bạn viết thư cho một người nào đó mà bạn biết và với người mà bạn có một mối quan hệ tin tưởng
, email chính thức là thay vì chuyển sang những người không biết và với người mà bạn có mối quan hệtuân thủ. Trong trường hợp sau, như tôi đã nói với bạn, điều quan trọng là bạn đặt mình trong một cách nào đó để tạo ra một ấn tượng tốt đẹp và trên hết, là càng rõ ràngvà sắc sảocàng tốt. Như tôi đã đề cập, lời khuyên của tôi sẽ chủ yếu hướng đến thành phần của một email chính thức.Tạo một địa chỉ email tốt
Trước khi viết tin nhắn của bạn, bạn phải chú ý đến một chi tiết thường có xu hướng đánh giá thấp:
địa chỉ e-mailmà từ đó bạn sẽ gửi tin nhắn như thế nào. Để hiểu nhau, tôi sẽ cung cấp cho bạn một ví dụ: nếu bạn là người đứng đầu một công ty, bạn sẽ phản ứng như thế nào khi nhận được bản lý lịch từ[email protected]? Có lẽ bạn sẽ cười, và bạn sẽ nghĩ rằng người này đã xấu. Vâng, bạn có quyền làm điều đó! Việc có địa chỉ email "nghiêm trọng" là điều cần thiết để tạo ấn tượng tốt.Vì vậy, nếu bạn đang giải quyết ông chủ của bạn hoặc cấp trên, hãy thử sử dụng địa chỉ email được công ty / Đại học của bạn chỉ định cho bạn; nếu bạn đề cập đến một giáo viên, một nhà tuyển dụng tiềm năng (có thể trình bày sơ yếu lý lịch) hoặc khách hàng / cấp trên và không có địa chỉ doanh nghiệp, hãy thử tạo một địa chỉ mà bạn liên kết trực tiếp với người của bạn.địa chỉ e-mail hoặc gõ[email protected]
[email protected], cũng kèm theo một số nếu cần thiết, đang được đề nghị; quên địa chỉ như[email protected],@ thebestdominio.it hoặc chứa nickname hoặc biệt danh khác (trừ khi bạn không sử dụng một tên sân khấu để xác định cho mình một cách chuyên nghiệp): sẽ không phải là một ấn tượng tốt đẹp từ nguyên tắc. Nếu bạn chưa có địa chỉ email "nghiêm trọng", tôi khuyên bạn nên tạo một địa chỉ ngay lập tức bằng cách sử dụng hướng dẫn riêng của mình và giữ nó trong khu dự trữ để gửi email chính thức dưới mọi hình thức.Cũng nên nhớ rằng, để gửi một e-mail đã đăng ký giá trị / thông báobằng bưu điện để tránh các ký hiệu, hoặc cho thông tin liên lạc của một số loại với Cục Quản lý công cộng, bạn cần một địa chỉ
bài viết Điện tử được chứng nhậnhoặcPEC: bạn có thể tạo một bằng cách làm theo hướng dẫn thực hành của tôi.Center email chủ đềBây giờ bạn hiểu tầm quan trọng của một địa chỉ email tốt, bây giờ bạn di chuyển sự chú ý của bạn đến một chi tiết mà thường phải mất một ghế sau: các '
chủ đề của thông điệp. Hãy ghi nhớ rằng ngay sau khi gửi, chủ đề là điều thứ hai được theo dõi bởi những người đang ở trên
phía khác, đối với điều này cũng là một item tốt là quan trọng để email của bạn kỳ lạ ít hiệu quả mong muốn.Chủ đề của email của bạn là những gì ngay lập tức xác định nó, vì vậy tôi đề nghị bạn chọn một trong đó, trong một vài từ, giải thích lý docủa thông điệp của bạn. Ví dụ, nếu bạn đang viết một email để áp dụng cho vị trí lập trình máy tính, một đối tượng tốt có thể là
Ứng viên cho vị trí lập trình máy tính; nếu thay vào đó bạn đang viết thư cho sếp của mình để gửi báo cáo hàng tháng, một đối tượng tốt có thể làBáo cáo cho giai đoạn 10-2017 / 11-2017; một lần nữa, nếu bạn đang viết cho một giáo viên để đặt một cuộc phỏng vấn riêng, một đối tượng tốt có thể làYêu cầu một cuộc hẹn cho một cuộc phỏng vấn liên quan đến khóa học [...].Tóm tắt những gì tôi đã nói với bạn cho đến nay, như đối tượng là ngắn, súc tích và giải thích, cộng với email của bạn có thể nắm bắt được địa chỉchú ý (và không, thay vào đó, để kết thúc thẳng thẳng vào thùng rác).Bắt đầu một email chính thứcLàm rõ, cuối cùng, tầm quan trọng của địa chỉ email bạn sở hữu và đối tượng, đã đến lúc phải cuộn tay áo của bạn và bắt đầu định hình thông điệp của bạn. Tôi sẽ giải thích dưới đây cách chào hỏi người đối thoại của bạn theo cách tốt nhất tùy thuộc vào mức độ tự tin bạn có với người sau, cách giới thiệu bản thân, cách tiếp tục email của bạn và cuối cùng, cách rời khỏi; nó có thể có vẻ là một điều tầm thường nhưng, tôi đảm bảo với bạn, chú ý đến chi tiết giúp bạn đặt mình theo một cách tốt hơn nhiều.
Lời chào ban đầuĐiều đầu tiên bạn cần làm là đánh giángười bạn đang gửi thư đến, để chọn một lời chúc tốt đẹp về hoàn cảnh
(hoặc lời chào ban đầu). Đầu tiên, hãy nhìn vào địa chỉ email của những người nhận được thông báo: nếu nó được đánh giá un'indirizzo
(ví dụ @dominio.it), bạn có thể bắt đầu trực tiếp từ những lời chào; nếu, thay vào đó, nó là một generic địa chỉ
([email protected] hoặc [email protected], hoặc [email protected]), bạn có thể bắt đầu với một dòng để thực hiện các chủ sở hữu trực tiếp của thông điệp.Hãy để tôi giải thích rõ hơn: nếu bạn đang viết đến hành chính văn phòng của công ty bạn ([email protected]) và bạn muốn được thông báo để được đọc đặc biệt là bởi Mario Rossi, bạn có thể bắt đầu các email với "Attention / chú ý Mario Rossi "và lên đỉnh, sau đó tiếp tục với lời chào. Tuy nhiên, nếu bạn muốn gửi đến chung của một trường ([email protected], ví dụ) và bạn muốn rivolgerti đặc biệt là Ban thư ký, bạn có thể bắt đầu điệp của bạn với "Attn Thư ký Văn phòng Viện 'Trường ''.Bây giờ bạn có thể bắt đầu các email trong câu hỏi với lời chào
điều kiện, mà thường bao gồm một tính từ hoàn cảnh, dưới tựa đề người mà nó được giải quyết và tên cuối cùng của ông. Các tính từ điều kiện sử dụng nhiều nhất làThưa (Dear viết tắt),thân mến, Thưa(hoặc
thân mến, viết tắt Gent.mo) vàCaro, và được lựa chọn theo kiểu quan hệ chính thức mà có với người đối thoại, theo các hướng dẫn mà tôi giải thích dưới đây.Thưa (Dear) / Kính thưa- những tính từ phù hợp nếu bạn đi đến một người - bạn không biết hoặc với người mà bạn có một mối quan hệ xa - sử dụng tôn kính. Ví dụ bạn có thể sử dụng chúng để nói chuyện với một chủ nhân, ông chủ hoặc giáo viên tiềm năng. Thưa- tính từ này thường được sử dụng khi một báo cáo chính thức sẽ không khúm núm, có nghĩa là khi người kia là một người nào đó với người mà bạn không quen thuộc, nhưng mà có nhiều khả năng thiết lập một mối quan hệ không chính thức nhẹ hơn. Ví dụ, bạn có thể sử dụng tính từ khi tiếp xúc lần đầu tiên của một người không rõ, với một cao hơn (bạn biết cá nhân và với ai trao đổi ít nhất một lời chào, ví dụ), hoặc với một giáo viên sau bạn trong người. Thưa- tính từ này được sử dụng nếu người kia là một người bạn biết, và với người mà bạn có mối quan hệ chính thức - trong đó, tuy nhiên, không áp đặt một khoảng cách rất rõ rệt. Ví dụ, bạn có thể sử dụng tính từ này cho một đồng nghiệp, một cấp trên trực tiếp làm việc trong văn phòng của bạn hoặc một bác sĩ tự theo dõi bạn.Bên cạnh tính từ hoàn cảnh, bạn phải đặt tiêu đề của người mà bạn đang gửi đến, tiếp theo là họ của họ; Ví dụ, bạn có thể sử dụng
- Doctor (Tiến sĩ) và
- Tiến sĩ (bà) nếu bạn đang nói chuyện với mức độ của một người (trong bất kỳ môn học),
- Giáo sư (Professor) và Giáo sư
(GS) nếu bạn đang nói chuyện với một giáo sư chức giáo sư,Luật sư(Luật sư),Kỹ sư(Eng.) hoặc bất kỳ mức độ nghiên cứu nào khác có người khác. Nếu bạn có thắc mắc hoặc nếu bạn không có ý tưởng gì, nếu bất cứ điều gì đã nghiên cứu người là ở phía bên kia, bạn nên thay vì ném vào cổ điểnÔng (Mr) vàLady (Bà), dao động luôn luôn tốt.Nếu bạn sở hữu những cái tên nhưthân yêu, quývà do đó bạn không đi xuống và tìm thấy chúng quá "lạnh", bạn có thể thay thế chúng bằng một lời chào như HellohoặctốiTốt, tùy thuộc vào khi bạn cho rằng email sẽ được được mở bởi người nhận. Ví dụ: thay vì
"Thưa ông ", bạn có thể chọn tham gia một bữa ăn nhẹ "Chào buổi tối ông "hoặc, đơn giản, Buon "Chào buổi tối"(hữu ích ngay cả khi bạn không biết tên của người mà bạn sẽ giao tiếp). Trong mọi trường hợp, sau lời chào ban đầuđặt dấu phẩy và đi.Trình bàyBây giờ bạn hiểu cách chào hỏi người đối thoại của bạn (ví dụ:Kính gửi ông ), hãy để tôi cung cấp cho bạn một số lời khuyên về cách tiếp tục email của bạn. Phần tiếp theo lời chào ban đầu làtrình bày: điều này được sử dụng để trình bày chính nó với người đối thoại, nếu một người không biết nhau, đưa ra một số chỉ dẫn khác về bản thân mình. Ví dụ, nếu bạn muốn gửi đến một nhà tuyển dụng tiềm năng, trình bày bằng cách viết tên của bạn và họ ( "là ") và tại sao write ( "
và liên lạc trên các thông báo cho vai trò của lập trình viên cho công ty của mình "
); một lần nữa, nếu bạn đang viết cho một giáo sư đại học, hãy tự giới thiệu rằng bạn là một phần của khóa học của mình (Tôi là và tôi tuân theo khóa học Lập trình phân tán). Hoàn thành bản trình bày với một điểm; nếu bản trình bày đặc biệt dài, tôi đề nghị bạn đi quá.Hãy ghi nhớ rằng, như tôi đã nói với bạn, việc trình bày là cần thiết nếu bạn không biết người đối thoại của bạn; Nếu bạn đã quen biết anh ta, hoặc nếu ông có khả năng độc lập phát hiện bạn là ai vì bạn đã nói chuyện với anh ta, bạn nênngăn chặn sựtrình (nó là vô ích để nói với ai đó bạn là ai, nếu bạn đã biết!) Và để đi trực tiếp đến điểm tiếp theo.Cơ thể có mục đíchSau khi nói lời tạm biệt và có thể tự giới thiệu mình, cần phải làm cho người đối thoại hiểu lý do tại sao email được viết. Đây là một phần thay đổi sâu sắc tùy thuộc vào tình hình, nhưng tôi muốn cung cấp cho bạn một số mẹo "" có thể giúp bạn tạo ấn tượng tốt.Sự rõ ràng- bạn phải nói rõ với người đối thoại của bạn rằng, trong phần này, bạn giải thích cho anh ta những gì bạn cần. Cách tuyệt vời để bắt đầu phần thân đề xuất của một email là các cụm từ"Tôi viết thư cho bạn vì ..."hoặc
"Tôi viết thư cho bạn về ...".Tính đúng đắn về ngữ pháp
- điều cuối cùng mà các người đối thoại của bạn cần là đọc một cái đẹp (không công bằng) "
nếu tôi có"
- . Hãy chắc chắn rằng bạn sử dụng các quy tắc của ngôn ngữ Ý một cách chính xác, tôn trọng các tenses và đọc lại mỗi câu nhiều lần trong văn bản.Dấu chấm câu- ngay cả khi sống bạn sẽ nói trong một hơi thở, hãy nhớ rằng những người đọc bạn không thể nghe được giọng điệu của bạn, và điều đó tưởng tượng nó chỉ có thể dựa vào dấu chấm câu. Tách các câu bằng dấu phẩy, đóng dấu chấm với các điểm và không ngại sử dụng dấu chấm phẩy khi cần thiết. Cẩn thận với dấu chấm than và dấu chấm treo: cường điệu không tốt.Cấp thiết - cố gắng để được chi tiết và để thêm vào email của bạn tất cả các bạn muốn nói (hoặc biết), nhưng không nhất thiết phải lặp lại cụm từ, lời nói và khái niệm để "kéo dài chứng khoán." Rõ ràng và súc tích là một công đức mà những người sẽ đọc email chắc chắn sẽ thích nó. Các file đính kèm
- - nếu bạn đính kèm một cái gì đó để e-mail của bạn (nếu bạn đính kèm tập tin lớn, tìm hiểu để làm điều đó bằng hướng dẫn của tôi), chỉ định này trong cơ thể của văn bản và giải thích lý do và bản chất của file đính kèm của bạn. Bạn không muốn người đối thoại của bạn trao đổi tin nhắn của bạn vì vi-rút, đúng không?Ngoài ra, đừng sợ phải đi qua một lần nữa và bắt đầu một đoạn mới: hôi tách khái niệm hoàn toàn riêng biệt, hoặc nếu bạn nhận thấy rằng bạn đã viết quá nhiều văn bản mà không đi qua một lần nữa (cái gì mà có thể mệt quan điểm của người đọc). Cuối cùng, đừng sử dụng thuật ngữhoặc biểu rằng
- không biết hoặc bạn không sử dụng thường xuyên chỉ để tạo ấn tượng tốt: lỗi này là có quanh góc, và một kẻ ngốc để làm như vậy khó có thể quên. Cố gắng sử dụng một ngôn ngữ phù hợp với người bạn đang nói chuyện, trong khi vẫn giữ được khả năng của bạn, và không làm quá sức.
- Tạm biệtPhần lớn được thực hiện và các email được viết nhưng, như bạn đã đưa về chăm sóc những gì tôi đã nói với bạn cho đến nay, bạn phải có cũng quan tâm nghỉ
- (hoặc chào cuối cùng). Điều này cũng phụ thuộc rất nhiều vào loại email mà bạn đã viết, nhưng tôi muốn đưa ra một số lời khuyên để cung cấp cho một kết thúc phù hợp với thông điệp email của bạn: bạn sẽ không muốn kết thúc một email chính thức với
, hoặc thậm chí tồi tệ hơn"Chúc mừng và "Hello!" những nụ hôn"? Tất nhiên là không! Thay vào đó có thể sử dụng công thức như "Trân trọng
", "Trân trọng
", "Trân trọng" hoặc "Thân thiện" để hoàn tất quá trung tínhemail của bạn.Nếu bạn muốn đề xuất cho người tham gia những người bạn mong đợi một câu trả lời trong thời gian ngắn (ví dụ như nếu bạn đang gửi một CV), bạn có thể tận dụng lợi thế của một công thức là "chờ bài trả lời nhã nhặn, tôi chào đón bạn thân ái"; vẫn còn, nếu bạn đã viết một e-mail chính thức nhưng không phải khúm núm (ví dụ, nếu bạn bắt đầu với "thân mến"), bạn có thể an toàn sử dụng một công thức như "thoải mái thời gian", "ngàyTốt" hoặc "tốiTốt" , tùy thuộc vào thời gian trong ngày khi bạn tin rằng tin nhắn được đọc.
Cuối cùng, sau lời chào, hãy quay lại và ký tên và họ của bạn, hoặc có thể với chữ ký đầy đủbao gồm vai trò, số liên lạc qua điện thoại và hơn thế nữa. bạn đang nói với tôi rằng bạn không có khả năng tạo ra một chữ ký hoàn chỉnh phù hợp với bạn, nhưng bạn muốn một? Tham khảo ý kiến sớm càng tốt dành riêng hướng dẫn của tôi và bạn sẽ học cách làm điều đó trong một nhịp tim.Bây giờ bạn đã hiểu cách bắt đầu một email, cách tiếp tục và cách kết thúc nó, bạn đã sẵn sàng ngồi xuống máy tính (hoặc lấy điện thoại thông minh / máy tính bảng) và làm việc. Trước khi nhấn nút "gửi", hãy nhớ đọc lại tin nhắn ít nhất một vài lần. Bạn nói thế nào? Bạn chưa ý tưởng mờ nhạt làm thế nào để gửi email vì nó là lần đầu tiên bạn làm điều đó? Không tệ: Tôi có một hướng dẫn rất đơn giản cho bạn có thể dạy bạn làm thế nào để làm điều đó!