công việc mới của bạn đòi hỏi bạn phải xử lý một lượng lớn dữ liệu, vì vậy bạn quyết định để sắp xếp chúng trong một cơ sở dữ liệu, cả hai để giữ chúng theo thứ tự, hoặc bằng cách thao tác chúng một cách nhanh chóng và một cách đơn giản để tạo ra các biểu đồ hoặc báo cáo. Về vấn đề này, bạn bè của bạn nói với bạn vềAccess, phần mềm có trong bộ ứng dụng Microsoft Office được thiết kế để quản lý cơ sở dữ liệu và, một cách tò mò, tôi đã quyết định để cố gắng tìm hiểu xem hay không nó có thể làm cho bạn. Hạn chế duy nhất, tuy nhiên, là bạn không có ý tưởng nhỏ nhất về cách sử dụng Accessvà bạn sợ không đủ thực tế để thành công trong mục đích của bạn.Vâng, tôi rất vui mừng để cho bạn biết rằng bạn đang ở đúng nơi vào đúng thời điểm liên tiếp, trên thực tế, tôi sẽ cung cấp cho bạn tất cả các hướng dẫn mà bạn cần để tận dụng Microsoft Access để tạo ra và duy trì quản lý cơ sở dữ liệu của bạn, vì vậy ông cuối cùng đã có thể đưa ra một hợp lý với dữ liệu của bạn và, tại sao không, cập nhật chúng trong thời gian không. Đừng sợ, đây không phải là hoạt động phức tạp, điều quan trọng là phải có ý tưởng rõ ràng về cách tổ chức và cơ cấu tất cả: tìm hiểu những gì bạn cần để bắt đầu ngay trong quá trình đọc này.
Vì vậy, bạn nghĩ gì về việc đặt mình vào hành động ngay lập tức? Hãy ngồi thoải mái, cắt một vài phút thời gian cho bạn và thêm bao nhiêu tôi phải nói về việc sử dụng phần mềm tuyệt vời này: Tôi chắc chắn rằng ở phần cuối của hướng dẫn, bạn sẽ hoàn toàn có thể tạo và quản lý cơ sở dữ liệu tạo ra phù hợp với bạn cần. Điều đó nói rằng, tôi chỉ có thể chúc bạn đọc tốt và làm việc tốt!
Index Làm thế nào để cài đặt truy cập
- Làm thế nào để tạo ra một cơ sở dữ liệu trong Access
- Thêm
- dữ liệu Tạo mối quan hệ bảng
- Thực hiện các truy vấn
- Tạo báo cáo
- Làm thế nào để cài đặt truy cập
Tôi đã đề cập đến một vài dòng trước rằng Access là một phần của bộ phần mềm Office của Microsoft: thứ hai, tuy nhiên, không phải là có sẵn miễn phí: bạn có thể chỉ sử dụng thông qua việc mua một giấy phép kinh doanh hoặc đăng ký nền tảng Office 365; để có quyền truy cập trong gói, bạn phải mua giấy phép
Office 365 Homehoặc cao hơn, với giá bắt đầu từ10 euro / tháng. Trước khi mua, bạn vẫn có thể nhận phiên bản dùng thử miễn phí của Office để xem liệu Access có phải là giải pháp cho bạn hay không.Bạn không biết tải xuống Office miễn phí như thế nào? Đừng lo lắng, các thủ tục khá đơn giản: kết nối với Microsoft Office 365, bấm vào nút
Dùng thử miễn phí trong 1 tháng trangInternet, gõ email và mật khẩu kết hợp với tài khoản Microsoft của bạn (nếu bạn có một, hãy tạo theo hướng dẫn đặc biệt của tôi), sau đó nhấn nútTruy cập.Tại thời điểm này, hãy điền vào các mẫu được hiển thị trên trang sau với thông tin bắt buộc. Chỉ cần được rõ ràng, bạn có dự đoán rằng bạn sẽ được yêu cầu chỉ định một
phương phápThanh toán: đừng lo lắng, bạn sẽ không phải trả bất cứ điều gì cho đến khi kết thúc thời gian dùng thử của Office 365 (bạn có thể vô hiệu hóa tự động gia hạn trước khi hết thời hạn thông qua trang web này ). Sau khi hoàn thành các biểu mẫu, tất cả những gì bạn phải làm là làm theo các hướng dẫn trên màn hình để tải xuống và cài đặt bản kiểm tra Microsoft Office của bạn.Bạn có cần làm rõ thêm về các bước trên không? Tôi khuyên bạn hãy xem hướng dẫn của tôi về cách tải xuống Office, trong đó tôi đã giải thích chi tiết cho bạn.
Sau khi thiết lập, bạn có thể bắt đầu truy cập bằng cách sử dụng các biểu tượng cư trú tại
Start / Start Menu ScreencủaWindows (truy cập bằng cách nhấp vào biểu tượng trong hình dạng của lá cờ đặt ở phía dưới bên trái của màn hình) hoặc thư mụcỨng dụngcủamacOS.Làm thế nào để tạo cơ sở dữ liệu trong Access
Như tôi đã đề cập ở đầu bài viết, việc tạo cơ sở dữ liệu trong Access không phức tạp, nhưng bạn cần biết chính xác tiêu chí để sắp xếp dữ liệu theo sở hữu của bạn. Trước khi tiếp tục và chuyển sang hành động thực tế, tôi muốn làm rõ các khái niệm cơ bản về những gì liên quan đến các yếu tố tạo nên một cơ sở dữ liệu.
Bảng
- - đây là một tập hợp các đường ngangvàcột dọc. Trong các cột (hoặctrường) các thuộc tínhcủa phần tử được chỉ định, trong khi mỗi hàng xác định một mốc chính xác. tínhmuốn lấy ví dụ một bảng của học sinh, các cột sẽ được xác địnhmỗi học sinh, một cho mỗi cột: chúng ta sẽ có tên lĩnh vực, cáclĩnh vực Surname, cácDòng Birth Year, các trườngMã số thuế, trườngNăm học, v.v. Mỗi hàng, mặt khác, định nghĩa một sinh viên duy nhất. Điều cần thiết là, trong mỗi bảng Access, các phần tử đồng nhất (tức là có cùng các thuộc tính) được xác định.Entity- là têntechnical
- định nghĩa các phần tử là một phần của bảng.Cell- đây là đơn vị (với giá trị được gán) trong đó một hàng và một cột giao nhau.Record
- - là tập hợp các thuộc tính của một thực thể cụ thể thuộc về bảng: nói cách khác, một bản ghi chỉ đơn giản là một hàng của bảng xác định một phần tử chính xác.Khóa chính
- - đây là trường của bảng xác định duy nhất mỗi phần tử. Nói cách khác, khóa chính là một "thuộc tính duy nhất" của một đối tượng: nếu chúng ta muốn lấy ví dụ về sinh viên, chúng ta có thể sử dụng mã tài chính cộtlàm khóa chính. Vì dễ hiểu, hai khóa chính giống hệt nhau không thể tồn tại trong một bảng.
- Báo cáo- là "mối quan hệ" liên kết hai bảng chứa các phần tử khác nhau. Ví dụ, các bảngHọc sinhvà
- thi, có thể được liên kết từ trái sang phải bằng cách báo cáotuyên bố(sinh mất thi) vàbáo cáo hỗ trợ bởitừ phải sang trái (thi lấy bằng sinh). Các mối quan hệ được sử dụng trong các cơ sở dữ liệu được tạo thành từ nhiều hơn một bảng, khi các phần tử của mỗi phần tử phải được "kết nối" theo một cách nào đó.Bây giờ bạn đã quen thuộc với các thuật ngữ cơ bản liên quan đến cơ sở dữ liệu, đó là thời gian để đưa bạn tại nơi làm việc nếu bạn chưa làm như vậy, bắt đầu chương trìnhAccess, nhấp vào máy tính để bàn
Database Trống, chuyển nhượng một tên cho cơ sở dữ liệu bằng cách gõ nó vào hộp văn bản được cung cấp và bấm vào nútTạo.Cũng giống như các thành phần văn phòng khác, bạn có thể tận dụng các mẫu cơ sở dữ liệu làm sẵn: bạn có thể tìm kiếm bằng cách sử dụng vùng văn bản thích hợp đặt ở phía trên (. Ví dụquản lý sản phẩm), nhấp chuột vào biểu tượng phù hợp nhất đáp ứng tốt nhất nhu cầu của bạn và sau đó nhấp vào nútTạo
. Để thuận tiện, từ thời điểm này tôi sẽ tham khảo một cơ sở dữ liệu trống.Theo mặc định, Access tạo một bảng chứa một IDlĩnh vực, đã được thiết lập để trở thành mộtchính
tiểu học: Nếu muốn, bạn có thể đổi tên trường bằng cách kích chuột phải vào các mục tương ứng và chọnĐổi tênlĩnh vực từ menu được đề xuất. Ví dụ: nếu bạn muốn tạo bảng chứa danh sách sinh viên, bạn có thể đổi tên trườngIDthànhMã tài chính.Bạn có thể định nghĩa kiểu dữ liệurằng một lĩnh vực cần phải chứa, cũng như tính chất của nó bằng cách nhấp vào lĩnh vực này để chỉnh sửa và sau đó trên các lĩnh vực nhập
: bạn có thể sử dụng trình đơn thả xuống đơnKiểu dữ liệuvàĐịnh dạng(nếu được cung cấp) để xác định nó. Trong ví dụ này, mã số thuế có thể được chỉ định làvăn bản ngắn: bạn có thể chỉ định độ dài tối đa của nó trong hộp size Kích thước trường.. Trong ví dụ này, mã số thuế dài chính xác16 ký tự.Nếu cần, bạn có thể đánh dấu vào ôBắt buộc to để ngăn không cho trống một trường. Để thêm trường mới, bạn có thể sử dụngVăn bản ngắn, Số, Tiền tệ, Ngày và Giờ, Có / KhôngvàCác trường kháctrên tab
Trường, hoặc nhấp vào mụcBấm để thêmđặt tất cả bên trong bàn. Để xóa một trường, chỉ cần nhấp chuột phải vào trường đó và chọn mụcXóa trường from từ trình đơn được đề xuất.Thêm dữ liệuBây giờ bạn đã tạo ra cấu trúc bảng của bạn, đã đến lúc điền vào nó với dữ liệu bạn cần! Đừng lo lắng, thao tác thực sự đơn giản: nhấp vào ô bạn muốn điền và nhập dữ liệu bạn muốn gán cho nó.Bạn có thể di chuyển từ trường này sang trường khác trong bản ghi bằng cách nhấn phímTab (thường nằm phía trên phím Shift) và bắt đầu bản ghi mới bằng cách nhấn phímEnter. Nếu bạn đã gán thuộc tínhBắt buộc to cho một trường (sử dụng hộp có liên quan, như tôi đã giải thích ở trên), bạn phải gán một giá trị cho nó trước khi tiếp tục với bản ghi tiếp theo.Để xóa một bản ghi, nhấn chuột phảitrên hình chữ nhật màu xám nằm ở bên trái của trường đầu tiên xác định nó, chọn mụcXóa bản ghitừ menu mở ra và sau đó nhấn nút
Có
.
Khi bảng hoàn tất, bạn có thể lưu nó bằng cách nhấn nútLưu, nút đĩanằm ở góc trên bên trái của màn hình Access, đặt tên cho bảng của bạn.Bạn có thể tạo các bảng mới trong cơ sở dữ liệu của mình bằng cách nhấp vào phầnTạo, nằm trong thanh ở trên cùng, và sau đó trên nút puls Bảng xung nhịp.Tạo mối quan hệ giữa các bảng Cách đơn giản nhất để tạo ra các mối quan hệ giữa hai bảng đó là chắc chắn để đặt "trong mối liên hệ" với họ
khóa chính: muốn trở lại với ví dụ trước, bạn có thể tạo ra một mối quan hệ giữa các thực thểsinh viên vàExam, thuộc loạiStudent
"hỗ trợ"Exam,tạo kết nối giữa các khóa xác định duy nhất các bản ghi của mỗi bảng, ví dụMã số thuếvà
Kiểm tra mã. Trong các thuật ngữ rất đơn giản, thao tác này cho cơ sở dữ liệu biết rằng các sinh viên và các bài kiểm tra được bao gồm trong các bảng được kết nối với nhau theo một cách nào đó.Rõ ràng, điều này là vô ích âm thanh, nhưng tôi đảm bảo với bạn nó không phải là, bởi vì, cũng như gán một trật tự nhất định và một sự gắn kết nhất định để tập dữ liệu của các mối quan hệ giữa các bảng có thể được sử dụng để tạo ra thực tếbáo cáo: ví dụ, sinh viên trong bảng, một lĩnh vực
hỗ trợ các kỳ thi số giả thuyết có thể chứa đếm tự động của các mối quan hệ giữa tương đối so với hồ sơ học sinh và các mặt hàng liên quan trong bảng của kỳ thi. Bằng cách này, khi một học sinh dự thi, nó sẽ đủ để cập nhật báo cáo và tổng số sẽ được tạo tự động theo yêu cầu.Bao gồm cả tính hữu ích của các mối quan hệ, đó là thời gian để chuyển sang vấn đề này. Để tạo một, nhấp chuột vào mụccông cụ cơ sở dữ liệu được đặt ở phía trên, sau đó vào nútQuan hệ: từ bảng đề xuất nhỏ, chọn bảng đầu tiên bạn có ý định tham gia vào các báo cáo, nhấn vào nútThêmvà lặp lại thao tác với các thao tác tiếp theo. Khi tất cả các bảng cần thiết đã được thêm vào, nhấn nútĐóng.Tại thời điểm này, nhấp vào bảng điều khiển Quan hệmới xuất hiện trong màn hình Access, chọn với chuộtkhóa chính để xác định các bản ghi của bảng đầu tiên (được đánh dấu bằng một biểu tượng trong các hình thức của bóng đèn), kéo nó vào
khóa chínhcủa bảng thứ hai và sau đó nhấn nútTạo: hình thức của mũi tên kết nối bảng với bảng kia xác nhận rằng mối quan hệ đã được tạo.Khi bạn đã tạo ra các mối quan hệ cần thiết, nhấn nút
Đóng at ở trên cùng và sau đó nútCóđể trở về giao diện bảng.Thực hiện các truy vấnMột trong những công cụ có giá trị nhất của Access, và nói chung của cơ sở dữ liệu quan hệ, bạn có thể thực hiện mục tiêutruy vấn, được định nghĩa trong thuật ngữtruy vấn: những công cụ, đặc biệt, họ rất quan trọng để thực hiện bất kỳ loại tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu (ví dụ. "
hiển thị tên của các kỳ thi từ 9 CFU"), để sửa đổi toàn bộ khóa hồ sơ, hoặc thậm chí để tạo bảng mới hoặc báo cáo từ các bảng hiện có (ví dụ." tất cả người dùng đã thực hiện bài kiểm tra 1 "lập trình.Chủ yếu, có hai loại truy vấn: những lựa chọn, cho phép bạn hiển thị các kết quả của một tìm kiếm dựa trên các thông số nhất định, và những
kiểm soát, cho phép bạn thực hiện chỉnh sửa hàng loạt trên nhiều bản ghi tại một thời điểm trong dựa trên tiêu chí tìm kiếm cụ thể.Để tạo một truy vấn, nhấp chuột vào phầnTạođặt ở phía trên, sau đó vào núttruy vấn cấu
: chọn bảng bạn muốn hiển thị kết quả từ menu đề xuất, nhấn
Thêm nútvà cuối cùng trênĐóng. Sau đó bấm vào bảng p Query1 pannello xuất hiện trên màn hình.Ban đầu, màn hình có thể có vẻ một chút 'khôn lanh, nhưng nó thực sự là một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của Access: nhấp chuột vào các tế bàoDòng sang bên trái, chọn một lĩnh vực bảng bằng cách sử dụng trình đơn thả chào bán xuống và nhấp vào để thêm nó vào truy vấn, sau đó lặp lại thao tác với các trường sau đây.Tại thời điểm này, bạn có thể tinh chỉnh tìm kiếm của mình bằng cách điều chỉnh các mục nhập khác nhau trong bảng nhỏ được hiển thị bên dưới, sửa đổi chúng theo cách này.Sắp xếp- bạn có thể sắp xếp kết quả tìm kiếm của mình theo một trường nhất định bằng cách đặt các mục Tăng dần hoặc Giảm dần tương ứng với trường đó.
Hiển thị- bằng cách đánh dấu vào ô, trường được hiển thị trong kết quả.Tiêu chí- ở đây bạn có thể đặt tiêu chí để tinh chỉnh kết quả theo trường đã chọn (ví dụ, hiển thị các sinh viên có khóa học lớn hơn hoặc bằng năm thứ hai).Hoặc
- phần hữu ích để chỉ định các hoạt động hợp nhất hợp lý.Khi truy vấn đã được xác định chính xác, nhấn nútChạy:: một bảng chứa các kết quả của truy vấn sẽ được tạo khi đang di chuyển.Nếu bạn cảm thấy thoải mái với ngôn ngữ SQL và đáp ứng các hoạt động kiểm soát (ALTER, THAM GIA,CROSS JOIN và vân vân), bạn có thể sử dụng tận dụng các nútCập nhật,
Elimination,đèo Qua
và Xếp hàng
- trên màn hìnhStructure View
- được phân tích trước đó. Nếu bạn muốn cung cấp câu lệnh SQL theo cách thủ công, hãy nhấn nút puls Định nghĩa dữ liệu xung nhịp để tiến hành.Tạo báo cáo
- Tạo báo cáo chắc chắn là cách nhanh nhất để truy cập ngay vào dữ liệu bạn muốn phân tích trong cơ sở dữ liệu của bạn. Chỉ cần cung cấp cho bạn một ví dụ, bằng cách quay lại cơ sở dữ liệu Sinh viên / Bài kiểm tra của chúng tôi, bạn có thể muốn tạo một báo cáo cho thấy tất cả các sinh viên đã thực hiện bài kiểm tra Lập trình 1.Như bạn có thể tưởng tượng, bạn có thể tạo một báo cáo bắt đầu từ một bảng
- hoặc một truy vấn cụ thể with được xác định bằng thủ tục mà tôi đã giải thích cho bạn một vài phút trước đây: nói chung, những gì bạn phải làm là bấm vào bảng hoặc truy vấn bạn quan tâm đến việc tạo báo cáo, đi tới phầnTạo,
nhấn nút puls Tạo report pulsante và làm theo các hướng dẫn trên màn hình để xác định các trường được đưa vào, tiêu chí cần theo dõi và, nếu cần, các tùy chọn nhóm. Khi báo cáo được tạo, bạn có thể sửa đổi cấu trúc của nó bằng cách nhấp chuột phải vào mục có liên quan nằm trong r Báo cáo riquadro pane của bảng điều khiển bên trái và chọnStructure View
từ trình đơn ngữ cảnh được đề xuất.Thật không may là tôi không thể cụ thể hơn về hoạt động này, vì các trường hợp được phân tích sẽ thực sự nhiều và sẽ không đủ chiều dài của hướng dẫn này để phân tích tất cả chúng. Những gì tôi có thể đảm bảo, tuy nhiên, đó chỉ là một chút 'thực hành để trở nên quen thuộc với công cụ mạnh mẽ này!Thực tế, một khi bạn có kinh nghiệm cần thiết, bạn sẽ chỉ cần vài giây để truy cập vào phần dữ liệu bạn muốn phân tích, do đó tối ưu hóa thời gian có sẵn và tăng năng suất: đây là sức mạnh của Access , bạn không tìm thấy?