Bạn cần tạo hóa đơn cho doanh nghiệp của mình bằng cách sử dụngExcelnhưng chưa thực tế trong chương trình này, bạn không biết cách thực hiện? Bạn có sợ mắc lỗi hoặc sử dụng các công thức sai không? Đừng lo lắng, tôi ở đây để đưa cho bạn một bàn tay.
Với hướng dẫn hôm nay, chúng tôi sẽ cùng nhau tìmcách sử dụng Excel cho hóa đơnbằng cách tạo một hóa đơn đơn giản thực hiện các phép tính thuế, tổng và VAT hoàn toàn tự động. Bạn sẽ ngạc nhiên trước cách đơn giản như thế nào, chỉ cần đặt một chút nỗ lực.
Nếu bạn muốn tìm hiểu cách sử dụng Excel cho hóa đơn, trước tiên bạn phải tạo một mẫu để nhập dữ liệu. Nó không phải là một hoạt động phức tạp nhưng bạn phải chú ý đến tỷ lệ của các tế bào, để các hóa đơn có tất cả trong bảng tại thời điểm in ấn. Sau đó kích hoạt các chỉ báo để hiển thị các lề của trang tính bằng cách vào menuTệpExcel và chọn mụcIntừ thanh bên trái.Bây giờ trở lại bảng tính, bằng cách nhấp lại vào nút
Tệpvà bạn sẽ thấy các đường màu đen đánh dấu ranh giới của trang tính ở dưới cùng và bên phải. Tôn trọng những "biên giới" này và nhận ra một hóa đơn hoàn hảo để in trên các tờ A4 cổ điển.Tại thời điểm này, bạn phải tiến hành tạo các bảng và hộp hóa đơn. Không có kế hoạch chính xác để làm theo, mọi hóa đơn có thể được tùy chỉnh khi bạn thấy phù hợp, điều quan trọng là chèn
headervới logo và thông tin về công ty của bạn (trên cùng, giữa hoặc bên trái), tài liệu tham khảo đểsố hóa đơn vàngày, trong đó nó đã được ban hành và các dữ liệu khách hàngnó là dành cho các tài liệu (có lẽ trong một đặt trong hộp phía trên bên phải). Tuy nhiên, trước khi tạo các phần tử này, hãy tổ chức bảng hóa đơn bằng cách chọn chuột mà các ô ít nhiều nên được sử dụng để liệt kêhàng
,số lượng,giá, v.v. (10 dòng và 5 cột ở trung tâm của bảng, ví dụ) và áp dụng chúng bằng cách sử dụng các cạnh của người da đentùy chọn này tất cả các cạnh vàothẻ Menu Home(trên thanh công cụ Excel). Nếu cần thiết, hãy thay đổi kích thước các ô, giữ cho các ô có mô tả các bài viết rộng hơn và hẹp hơn các bài viết với số lượng và giá cả, sử dụng chuột và bạn đã hoàn thành.Với kỹ thuật tương tự tạo ra, ở phần cuối của bảng, các lĩnh vực với
chịu thuế,VAT vàtổng hóa đơn, trong khi tại các hộp với thông tin về công ty bạn và khách hàng chỉ sử dụngcạnh bên ngoài. Nếu bạn không phải là rất thiết thực Excel và không biết làm thế nào để làm một số trong những điều tôi vừa trình bày cho bạn, hãy kiểm tra hướng dẫn của tôi về cách sử dụng Excel và sẽ có thể xóa đầu của bạn trong thời gian không.Một khi bạn có mẫu của bạn (mà bạn có thể tiết kiệm bằng cách vàoFile> Save tên
và chọnMẫu Excelnhư là định dạng mục tiêu) chosử dụng Excel đểhóa đơn phải nhập các công thức phù hợp để tự động hóa việc tính toán của tổng số, phải chịu thuế và VAT.Sau đó bấm vào ô tương ứng với tổng số đối tượng đầu tiên được liệt kê trong hóa đơn và nhậpcông thức = SUM (C9 D9
)* trong trường hợp sau, nơi ở vị trí của C9 ** vàD9 phải nhập tọa độ của ô chứa số lượng và đơn giá của vật phẩm đầu tiên trên hóa đơn. Sau đó nhấn phímEntertrên bàn phím PC và kết quả của thao tác sẽ tự động xuất hiện trong ô (nghĩa là số lượng nhân với giá đơn vị của tài sản).Để tự động mở rộng cùng một công thức cho tất cả các dòng hóa đơn khác (và do đó đối với các đối tượng khác được liệt kê trong đó), hãy nhấp vàohình vuông màu đen
nằm ở góc dưới bên phải của ô với tổng số tài sản đầu tiên, giữ phím nhấp chuột trái và kéo vùng chọn đến hàng cuối cùng trong bảng. Hầu như giống như ma thuật, tổng số hàng hóa được nhập trên hóa đơn sẽ được tính toán và hiển thị. Bây giờ bạn phải đi đến việc tính toánchịu thuế,VATvàtổng hóa đơn.Để tính thuế chịu thuếbạn chỉ phải thêm tất cả các tổng số trong bảng hóa đơn trung tâm. Để làm như vậy, nhập công thức sau trong tế bào, trong đó để hiển thị các tính thuế:
= SUM (E9: E19), nơi thay vìE9 và E19khác nhau, một cách tự nhiên nhập tọa độ của người đầu tiên và ô cuối cùng có tổng số hóa đơn.L 'VATthay vì có thể được tính toán một cách dễ dàng bằng cách nhân thuế đối với 21 (hoặc bất kỳ tỷ lệ khác thuế GTGT được áp dụng) và chia kết quả bằng 100. Công thức được sử dụng là
= SUM (E2121/100), nơi thay vì E21* nên được nhập tọa độ của các tế bào với nhập chịu thuế và thay vì21 ** thuế suất thuế GTGT được áp dụng.Không cần phải nói rằng tổng hóa đơnđược cho bởi tổng nhập chịu thuế và thuế GTGT, trong đó bạn có thể nhận được một cách dễ dàng
sử dụng công thức = SUM (E21 + E22), nơi thay vì E21và E22 Entered các tọa độ của các ô có thu nhập chịu thuế và thuế GTGT phải được nhập.Nếu bạn không muốn lãng phí quá nhiều thời gian, tôi nhắc bạn rằng tất cả các phiên bản mới nhất củaExcelcho phép bạn tải xuống các mẫu hóa đơn được đặt trước từ Internet. Để truy cập vào các cửa hàng với tất cả các mẫu có sẵn, click vào nút File
nằm trên cùng bên trái và chọn mục Newtừ thanh bên trái. Sau đó nhấp vào biểu tượngHoá đơn sull'icona và chọn mô hình bạn muốn làm việc để tạo hóa đơn từ menu mở ra. Dễ hơn thế?Như bạn thấy, làm cho một hóa đơn trong Excel là bất cứ điều gì nhưng không thể. Chỉ cần một chút nỗ lực là đủ. Để biết thêm về và hiểu rõ hơn về hoạt động của các công thức được sử dụng trong chương trình, bạn cũng nên đọc hướng dẫn của tôi về cách để nhân trong Excel, như Excel cộng, trừ như với Excel và làm thế nào để tính toán tỷ lệ phần trăm trong Excel. Bạn cũng sẽ cần chúng cho hóa đơn tiếp theo của bạn.