Làm thế nào để viết một thông tin liên lạc email chính thức

Bạn có muốn nộp đơn xin tham dự một cuộc phỏng vấn xin việc mới không? Bạn có cần liên hệ với một số khách hàng để cung cấp cho họ một sản phẩm / dịch vụ mới mà bạn đang cung cấp không? Trong cả hai trường hợp, rất có thể bạn cần phải viết một email chính thức để đạt được mục đích của mình. Vì bạn không quen thuộc với các email chính thức, tuy nhiên, bạn muốn một số "mẹo" về cách tiến hành. Tôi đoán? Vì vậy, biết rằng bạn vừa đến đúng nơi vào đúng thời điểm! Trong các đoạn sau đây, trên thực tế, tôi sẽ chỉ cho bạn theo chủ đề và bằng cách ký

cách viết một email chính thứctheo một số biện pháp phòng ngừa đơn giản liên quan đến việc lựa chọn đối tượng, lời chào đầu tiên và cuối cùng và tổ chức của thông điệp .Vì vậy, bạn muốn tìm hiểu các biện pháp phòng ngừa mà tôi đề cập đến là gì? Có? Tuyệt vời! Bạn không cần phải làm là đặt ngơi thoải mái, tập trung vào cách đọc một vài đoạn văn sau, thực hiện "thẳng" Tôi sẽ cung cấp cho bạn và sau đó tiến hành với các ứng dụng và gửi email. Tôi muốn bạn đọc tốt và trên tất cả, tôi chúc bạn một may mắn lớn cho tất cả mọi thứ!

Chỉ mục

Cách viết chủ đề của một email chính thức

• Cách giới thiệu một email chính thức
• Cách thức tổ chức thư điện tử
• Cách nhận email chính thức
• Cách viết chủ đề của một email chính thức

Một trong những khía cạnh quan trọng nhất chú ý khi viết một email chính thức là

chủ đề của thông điệp. Để bỏ bê khía cạnh này sẽ là một sai lầm gần như không thể tha thứ. Vì lý do gì? Nó không mất nhiều để hiểu nó: đối tượng là một trong những điều đầu tiên mà sẽ thông báo cho người nhận mà bạn sẽ gửi email và, do đó, nếu nó không được viết tốt, không chỉ không thể thu hút sự chú ý mong muốn, nhưng thậm chí có thể lôi kéo người nhận để ngay lập tức thùng rác tin nhắn.Nếu bạn không muốn xảy ra một cái gì đó như thế, khi bạn chuẩn bị để tạo nên chủ đề của một e-mail chính thức, chú ý đến các khía cạnh sau đây.

• Hãy rõ ràng - những đối tượng phải được hiểu rõ ràng và dứt khoát những gì là "chủ đề" của thông điệp tổng thể. Nó không được gây hiểu nhầm hoặc khói: nó phải đi thẳng vào vấn đề.Hãy ngắn gọn và súc tích
• - nếu đối tượng quá dài và phức tạp, người nhận sẽ không được khuyến khích mở email và đọc nội dung của nó, vì vậy hãy ngắn gọn và súc tích.Không được tắt theo dõi
• - đối tượng không được lệch khỏi thư trong email. Nếu bạn đăng ký phỏng vấn xin việc, bạn có thể sử dụng một đối tượng như "Ứng viên cho bài đăng ...", mà không chỉ rõ vị trí công việc hiện tại của bạn, bạn quan tâm đến công ty đã xuất bản thông báo việc làm và vân vân. Bạn có thể bao gồm tất cả thông tin này trong nội dung thư, cũng như trong sơ yếu lý lịch.Làm thế nào để giới thiệu một email chính thứcSau khi hiểu được các biện pháp sử dụng liên quan đến đối tượng của một email chính thức, bây giờ là lúc để chuyển sang thành phần thực tế của các thông điệp: hãy bắt đầu với

giới thiệu

của nó.Một trong những người đầu tiên mà bắt mắt của bạn khi so sánh các email từ những

chính thức không chính thức được những lời chào giới thiệu. Nếu bạn gửi một email đến người bạn cũ của mình, bạn có thể dễ dàng bắt đầu bằng "Xin chào!"", nhưng tình hình thay đổi đáng kể nếu bạn viết một email chính thức, kể từ khi nó được gửi tới một người hoặc một công ty mà không giải trí một báo cáo bí mật.Vì lý do này, nó là phong tục để bắt đầu email chính thức với mộttính từ tình trạng

(ví dụ.Thưa,ThưahoặcThưa), có thể sau đó là danh hiệunhận dạng người nhận tin nhắn, chẳng hạn nhưông/Bàlà viết tắt của Sir / Madam,Dr./Dr.dưới dạng viết tắt của Bác sĩ / Bác sĩ, v.v.Bạn không biết tính từ nào để sử dụng? Dưới đây là một số giải thích về vấn đề này. Kính thưa hoặc

• thân mến - là những trường hợp tính từ mà có thể được sử dụng nếu email bạn đang viết được gửi tới một người bạn không biết ở tất cả hoặc xứng đáng tôn trọng đặc biệt và sự tôn kính (cái gọi làmối quan hệ bất đối xứng). Ví dụ, bạn có thể áp dụng một trong hai tính từ này nếu bạn phải viết thư cho một khách hàng quan trọng, một nhà tuyển dụng tiềm năng, một giáo viên hoặc một người nổi tiếng khác. Thưa- đây là tính từ mà bạn có thể sử dụng nếu email bạn đang viết được gửi tới một người bạn giải trí một mối quan hệ đối xứng
• , hoặc khi bạn liên hệ với ai đó mà bạn đã biết và với người mà bạn có tối thiểu sự tự tin (ví dụ như một đồng nghiệp, một cấp trên bạn đã biết trong một thời gian dài, vv).Nếu công thức điều kiện + tiêu đề tính từ có vẻ hơi 'quá 'thạch cao', bạn có thể lựa chọn cho việc sử dụng một chào một chút' ít trang trọng (ví dụ.

Xin chào, Xin chào,Xin chào, vv ). Ngoài ra, nếu địa chỉ email mà bạn đang chuyển tiếp email không phải là không đáng kể (tức là không bày tỏ tên đầy đủ của người nhận mà bạn muốn gửi tin nhắn), nó sẽ là tốt hơn để viết trước những lời chào ban đầu người nhận cụ thể mà nó được giải quyết e-mail (ví dụ: "Do sự chú ý của họ" hoặc "Đối với sự chú ý của văn phòng ...").Sau khi soạn email mở lời, hoặc lời chào hoàn cảnh (hay chúc mừng ít trang trọng) tiếp theo là tiêu đề và tên của người nhận (hoặc người nhận),chèn một dấu phẩy sau lời chào và đi qua một lần nữa chotiếp tục với bản nháp thực sự của tin nhắn.

Làm thế nào để tổ chức thực hiện cơ thể củanhắn Sau khi vượt qua "đá" của lời chào ban đầu, bạn phải tổ chức

cơ thể của thông điệp, trong đó bạn có thể phân tích một cách chi tiết các chủ đề mà bạn đã ghi trong đề tài này. Nếu người nhận của thông điệp bạn chưa biết, đó là thực hành tốt

làm một bài thuyết trình ngắn gọn mà bạn giải thích ngắn gọn bạn là ai và tại sao bạn quyết định gửi một email.Sau khi bạn có (nếu có) trình bày, cuối cùng bạn có thểviết nội dung của thông báo. Khi làm như vậy, hãy xem xét các khía cạnh sau đây.

Đi thẳng vào vấn đề - tránh mất trong cợt vô dụng (những lời chào ban đầu quá đủ) và đi thẳng vào vấn đề lặp lại người nhận lý do tại sao bạn đã liên hệ (nếu bạn chưa thực hiện trong phần trình bày cuối cùng). Về vấn đề này, bạn có thể bắt đầu với cơ thể của cụm từ như "Tôi viết về

• ...", "TheLiên hệ để minh họa ..." hoặc "Tôi viết thư này vì ...".Hãy súc tích- hãy nhớ rằng bạn đang viết một email, không phải là một cuốn tiểu thuyết. Là súc tích sẽ tránh không cần thiết mệt mỏi đối thoại của bạn với lượt không cần thiết của cụm từ và chứng minh bản thân để có một thuộc tính tổng hợp tốt (cộng với một
• hơn có thể tích cực ảnh hưởng đến một nhà tuyển dụng tiềm năng hoặc khách hàng).Đặt hàng- cách tốt nhất để làm điều này là tổ chức nội dung của thông điệp theo các đoạn văn, để làm cho văn bản dễ đọc hơn và ít "nặng" hơn.Chú ý đến ngữ pháp
• - trước khi gửi email, đảm bảo rằng nó đúng ngữ pháp. Nếu thiết bị mà bạn đang vẽ lên thông điệp tự động kiểm tra được kích hoạt, hãy cẩn thận rằng điều này không thay đổi nội dung một cách không đúng (đôi khi sửa bản có thể hiểu sai một số cụm từ bằng cách thay đổi tự động "và
• "trong"là","có"trong"năm", v.v ...).Sử dụng đúng dấu chấm câu- sử dụng dấu phẩy, dấu chấm và dấu chấm phẩy khi cần thiết để phá vỡ các câu và dấu chấm câu. Thay vào đó, tránh sử dụng các dấu chấm treo và dấu chấm than.Vẽ từ từ vựng của bạn
• - nếu bạn sử dụng các thuật ngữ mà bạn không hiểu đầy đủ hoặc thậm chí không biết chút nào, bạn có thể sử dụng chúng một cách không đúng cách và tự lừa dối mình. Nếu bạn không chắc chắn về việc sử dụng thuật ngữ, hãy thực hiện tìm kiếm ngắn trên Internet, có thể sử dụng từ điển trực tuyến tốt.
• Báo cáo sự hiện diện của bất kỳ file đính kèm - bạn nên luôn luôn
• báo cáo sự hiện diện của bất kỳ file đính kèm trong email(đặc biệt nếu bạn đính kèm tập tin lớn) chỉ ra nội dung của họ và kích thước của họ (nếu họ quá nặng) : người nhận có quyền biết những gì anh ta sẽ thấy khi anh ta mở tài liệu bạn đã gửi cho anh ấy.Sau khi soạn thảo nội dung email theo lời khuyên trên, đừng quênđọc kỹ đoạn văn bảntìm lỗi. Nếu bạn nhận thấy bất kỳ cụm từ không chắc chắn nào, đừng ngại sửa đổi nội dung thư và thực hiện các sửa đổi cần thiết.

Làm thế nào để nói lời tạm biệt trong một email chính thứcKhi bạn đã hoàn thành việc soạn thảo nội dung email, bạn sẽ phải tiếp tục vớilời chào cuối cùng

. Bạn không có ý tưởng mờ nhạt nhất

bạn nên nghỉ phép như thế nào trong một email chính thức? Nó phụ thuộc vào lời chào giới thiệu bạn đã chọn và giai điệu bạn đã sử dụng trong nội dung thư.Nếu bạn được giới thiệu với một công thức như "Thưa ông." hoặc "Thưa Tiến sĩ.

", nó sẽ là thích hợp để nói xin chào và tạm biệt với một chào thứcchính thức, như "Trân trọng", "tốt nhất Lời chào"o"Trân trọng".Nếu những lời chào ban đầu đã sử dụng một công thức ít trang trọng, có lẽ "Thưa Tiến sĩ" hoặc thậm chí "Good morning / Xin chào bà

" bạn có thể nói xin chào và tạm biệt với một trận chung kếtchàoít trang trọng, như "Có mộtđẹp"o"Chúc ngày tốt lành Good ".Nếu bạn muốn, bạn có thể tận dụng lời chào cuối cùng để khuyến khích người nhận tin nhắn trả lời càng sớm càng tốt. Tuy nhiên, khi làm như vậy, anh sử dụng một giọng điệu nhẹ nhàng và tốt bụng. Nó sẽ không được chính xác (và không hiệu quả) sử dụng cụm từ như "Tôitrả lời chỉ có thể" hoặc "Hãy trả lời cho thông điệp của tôi càng sớm càng tốt". Nó sẽ là tốt hơn để sử dụng tông màu một chút 'hơn 'mềm', có lẽ cụm từ như '

Mong phản hồi của các bạn, tôi gửi lời chào của tôi' hoặc 'chờ trả lời của các bạn, tôi chào rành mạch'.Sau khi chọn hình thức nghỉ rằng bạn có vẻ thích hợp hơn để thông điệp mà bạn vừa sáng tác, đóngchữ ký của bạn (bạn chỉ có thể bao gồm têncủa bạn hoặc chèn

chữ ký đầy đủ của bạn, bao gồm cả thông tin của bạn liên hệ). Cuối cùng, đọc lại email và gửi cho người nhận nếu mọi thứ đều OK.