Cũng giống như các bức thư giấy cổ điển, khi chúng tích tụ sẽ làm lộn xộn quá nhiều dung lượng và khiến thư viện và bàn làm việc không thể sử dụng được, email có thể làm lộn xộn hộp thư đến của tài khoản email, dẫn đến việc tạo ra sự nhầm lẫn và "ăn" không gian trên đĩa một cách không cần thiết (trong trường hợp của ứng dụng email ngoại tuyến). Do đó, cần phải lưu trữ chúng để thực hiện một số thứ tự. Bạn nói như thế nào? Đây chính xác là vấn đề bạn muốn giải quyết hôm nay Quan điểm, sự nổi tiếng email khách hàng được phát triển bởi Microsoft, nhưng bạn không biết làm thế nào để tiến hành? Và sau đó tôi đoán bạn đã đến đúng nơi, vào đúng thời điểm!
Trong các đoạn tiếp theo, thực tế, tôi sẽ giải thích cho bạn chi tiết cách lưu trữ email trong triển vọng: Tôi sẽ chỉ cho bạn quy trình làm theo trong phiên bản cổ điển của phần mềm dành cho Windows và macOS, trong phiên bản trực tuyến và trong biến thể di động của nó dành cho Android, iOS và Windows 10 Mobile. Để đầy đủ, tôi cũng sẽ chỉ cho bạn cách lưu trữ email từ tài khoản Outlook được đồng bộ hóa với ứng dụng thư "thay thế".
Vì vậy, bạn đã ở trong "các bài chỉ huy", sẵn sàng để bắt đầu? Đúng không? Hoàn hảo! Hãy tạo sự thoải mái cho bản thân, dành mọi thời gian cần thiết để tập trung đọc những đoạn tiếp theo và quan trọng hơn là thực hiện những “mẹo” mà tôi sẽ đưa ra cho bạn. Tôi chắc chắn rằng, nếu bạn làm theo những gợi ý của tôi từng bước, bạn sẽ có thể hoàn thành "công việc kinh doanh" của mình ngày hôm nay với nỗ lực tối thiểu. Chúc bạn đọc vui vẻ!
hướng dẫn), biết rằng bạn có thể tin tưởng vào chức năng lưu trữ thích hợp, cho phép bạn tự động di chuyển các thư cũ hơn vào một thư mục riêng biệt với các email còn lại, do đó sắp xếp thứ tự hộp thư đến và "hợp lý hóa" cơ sở dữ liệu chương trình cùng một lúc.
Trước khi chỉ cho bạn các bước khác nhau cần làm để lưu trữ email trong Outlook, tôi muốn nói với bạn rằng để viết hướng dẫn này, tôi đã sử dụng Microsoft Outlook 2016 , tại thời điểm viết bài, là phiên bản mới nhất của chương trình trong bộ Office của gã khổng lồ Redmond. Trong mọi trường hợp, các hướng dẫn bên dưới cũng có thể được thực hiện trên các phiên bản cũ hơn của chương trình (từ phiên bản 2007 trở đi, trên thực tế là tất cả các phiên bản có giao diện theo thẻ Ruy-băng). Sau khi làm rõ điều này, chúng tôi có thể hành động.
các cửa sổ
Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Outlook cho các cửa sổ, nhấn nút Tập tin nằm ở trên cùng bên trái và chọn tài khoản e-mail mà bạn muốn đặt lưu trữ tự động thư từ menu thả xuống nằm dưới tiêu đề Thông tin tài khoản (không cần thiết nếu bạn chỉ có một địa chỉ e-mail được cấu hình trong chương trình).
Tại thời điểm này, hãy nhấn nút Công cụ (biểu tượng của hộp thư với cọ vẽ) và nhấp vào mục nhập Xóa các yếu tố cũ ... từ menu xuất hiện. Trong cửa sổ mở ra, hãy đánh dấu chọn vào mục Lưu trữ thư mục và tất cả các thư mục con, chọn từ menu thả xuống Lưu trữ các phần tử tiền sử ngày tham chiếu mà từ đó bắt đầu lưu trữ tin nhắn và nhấn nút đồng ý để lưu cài đặt. Nếu bạn muốn lưu tệp với các email được lưu trữ trong một thư mục khác với thư mục mặc định, hãy nhấp vào nút Duyệt qua và chọn thư mục đích mà bạn thích.
Nếu muốn, bạn cũng có thể lưu trữ email bằng cách chọn các cài đặt khác nhau dựa trên các thư mục chứa thư. Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến tab Trang Chủ Outlook (nằm ở trên cùng bên trái), nhấp chuột phải vào tên thư mục trong đó bạn muốn lưu trữ tin nhắn (ví dụ: Thư đến, Thư đã gửi, v.v.) từ thanh bên trái và chọn mục Bất động sản… từ menu xuất hiện.
Trong cửa sổ mở ra, hãy chọn tab Lưu trữ tự động và chọn cài đặt bạn thích: ví dụ: bạn có thể đặt thời hạn tùy chỉnh và thư mục đích để lưu trữ thư bằng cách đặt dấu kiểm bên cạnh các mục Lưu trữ thư mục bằng các cài đặt này Là Chuyển các mục cũ sang và sau đó chọn cài đặt mong muốn. Dễ dàng, phải không?
Và nếu bạn đang thắc mắc, bạn cũng có thể lưu trữ từng thư riêng lẻ: để làm như vậy, hãy tìm email bạn muốn lưu trữ trong hộp thư đến, nhấp chuột phải vào bản xem trước thư và chọn mục Lưu trữ từ menu mở ra. Ngoài ra, chọn email để lưu trữ và nhấn nút Lưu trữ từ thẻ Trang Chủ.
Tất cả các thư đã lưu trữ sẽ kết thúc trong thư mục Lưu trữ: bằng cách mở nó, bạn có thể nhấp chuột phải vào từng thư đã lưu trữ và từ trình đơn mở ra, hãy xóa chúng bằng cách nhấp vào mục Xóa bỏ, di chuyển chúng sang một thư mục khác bằng cách nhấn vào mục Di chuyển và như thế.
hệ điều hành Mac
Trên phiên bản dành cho hệ điều hành Mac Thật không may, chức năng cho phép bạn tự động lưu trữ các email cũ nhất mà tôi đã đề cập trong đoạn trước không khả dụng. Tuy nhiên, bạn có thể tạo quy tắc để tự động lưu trữ email có một số đặc điểm cụ thể (ví dụ: những email đến từ cùng một địa chỉ email.
Để làm như vậy, hãy nhấp vào tab Trang Chủ, nhấn nút Quy tắc nằm ở trên cùng bên phải, nhấp vào mục Tạo quy tắc ... và, trong hộp mở ra, xác định các điều kiện của quy tắc bằng cách sử dụng menu thả xuống nằm ở đầu biểu mẫu. Trong phần Thực hiện hành động sau, mở menu thả xuống, chọn mục Di chuyển đến thư mục và trong menu thả xuống ở bên phải, hãy chọn mục Chọn thư mục ....
Trong biểu mẫu mở ra, hãy nhập tên thư mục trong đó để di chuyển các email đáp ứng các điều kiện bạn vừa chỉ ra (ví dụ: Lưu trữ), chọn nó và nhấn nút Chọn. Cuối cùng, nhấn nút đồng ý: tất cả các email đáp ứng các điều kiện bạn đưa vào quy tắc sẽ tự động kết thúc trong kho lưu trữ!
Nếu muốn, bạn cũng có thể lưu trữ một hoặc nhiều email theo cách thủ công như sau: đi tới thư mục tài khoản chứa các email cần lưu trữ (ví dụ: Thư đến), tìm thư bạn muốn lưu trữ, nhấp chuột phải vào bản xem trước của thư và chọn mục Lưu trữ từ menu mở ra.
Ngoài ra, chọn thư để lưu trữ và nhấn nút Lưu trữ nằm ở trên cùng hoặc, nếu bạn đang làm việc từ MacBook hoặc iMac có bàn di chuột được kết nối, hãy định vị con trỏ trên thông báo bạn quan tâm, khi hai ngón tay vuốt từ phải sang trái trên bề mặt của bàn di chuột và sau đó nhấn nút màu xanh lá cây Lưu trữ xuất hiện ở bên phải của tin nhắn.
Tất cả thư bạn lưu trữ sẽ được chuyển vào thư mục Lưu trữ: bằng cách mở nó, bạn có thể nhấp chuột phải vào từng thư đã lưu trữ và từ trình đơn mở ra, hãy xóa chúng bằng cách nhấp vào mục Xóa bỏ, di chuyển chúng sang một thư mục khác bằng cách nhấn vào mục Di chuyển và như thế.
Trang đăng nhập Outlook.com, nhấn nút Đăng nhập, nhậpđịa chỉ email chứa các email bạn muốn lưu trữ, hãy nhấp vào nút Ở đằng trước, nhập mật khẩu tài khoản của bạn trong trường văn bản thích hợp rồi nhấn nút Đăng nhập.
Sau khi đăng nhập, hãy chọn từ cột bên trái thư mục chứa các thư sẽ được lưu trữ (ví dụ: Thư đến, Thư rác, v.v.), sau đó tìm email bạn quan tâm, nhấp chuột phải vào bản xem trước của nó và chọn mục Lưu trữ trong menu mở ra. Ngoài ra, sau khi chọn một tin nhắn bằng cách đặt dấu kiểm vào nó, hãy nhấn nút Lưu trữ nằm ở thanh trên cùng.
Trong trường hợp suy nghĩ lại, bạn có thể di chuyển thư đã lưu trữ vào "thư mục gốc" của nó như sau: nhấn vào thẻ Lưu trữ nằm ở cột bên trái, nhấp chuột phải vào phần xem trước tin nhắn và nhấp vào các mục Di chuyển> [Tên thư mục để chuyển thư đến] (Ví dụ. Thư đến). Bạn cũng có thể di chuyển tin nhắn bằng cách chọn nó và nhấn vào chú thích Di chuyển đến> [Tên của thư mục để chuyển thư đến] (Ví dụ. Thư đến) nằm trong thanh menu ở trên cùng.
Thay vào đó, nếu bạn muốn xóa một tin nhắn đã lưu trữ, hãy di con trỏ chuột qua bản xem trước của nó và nhấp vào biểu tượng của thùng rác xuất hiện hoặc, nếu bạn thích, hãy nhấp chuột phải vào bản xem trước email và chọn mục Xóa bỏ trong menu mở ra. Đơn giản, phải không?
Android hay iOS? Tôi đảm bảo với bạn rằng ngay cả trong trường hợp này, thao tác bạn được gọi thực hiện cũng không phức tạp chút nào: tất cả những gì bạn phải làm là xác định các email bạn quan tâm và nhấn lệnh thích hợp cho phép bạn lưu trữ chúng.
Sau khi khởi động ứng dụng Outlook trên thiết bị của bạn, hãy đăng nhập vào tài khoản của bạn (nếu cần), nhấn vào nút Thư (biểu tượng của phong bì thư nằm ở dưới cùng bên trái) và trong màn hình mở ra, hãy nhấn nút (≡) nằm ở trên cùng bên trái để chọn hộp chứa các thư sẽ được lưu trữ (ví dụ: Thư đến, Thư đã gửi, Vân vân.).
Tại thời điểm này, hãy tìm thư bạn muốn lưu trữ và tạo một thư vuốt từ phải sang trái trên bản xem trước của nó và như thể bằng "phép thuật", nút màu xanh lá cây sẽ xuất hiện Lưu trữ: tiếp tục kéo ngón tay sang trái để lưu trữ tin nhắn đã chọn và thế là xong.
Để xem các tin nhắn bạn đã lưu trữ, sau đó, hãy nhấn lại vào nút (≡) được đặt ở trên cùng bên trái và nhấn vào mục Lưu trữ. Nếu bạn muốn đưa một thư đã lưu trữ trở lại hộp thư đến của mình, bạn chỉ cần thực hiện lại một lần nữa vuốt từ phải sang trái về bản xem trước của chính tin nhắn; trong khi nếu bạn muốn xóa một trong các email đã lưu trữ, trước tiên bạn phải mở nó bằng cách nhấn vào bản xem trước của nó và sau đó nhấn vào biểu tượng thùng rác ở trên cùng bên phải. Dễ dàng hơn thế ?!
Lưu trữ email Outlook trong các ứng dụng email khác
Để kết thúc, tôi muốn cung cấp cho bạn một số "mẹo" về cách lưu trữ email Outlook trong các ứng dụng email khác. Nếu bạn đã định cấu hình địa chỉ email Outlook của mình trong các ứng dụng khách khác, rất có thể bạn muốn biết cách tiếp tục và tôi sẽ liên hệ lại với bạn ngay lập tức!
- Thư Windows 10 - nhấn nút (≡) nằm ở trên cùng bên trái, chọn thư mục chứa các thư sẽ được lưu trữ (ví dụ: Thư đến), nhấp chuột phải vào bản xem trước email và chọn mục Lưu trữ từ menu mở ra.
- Apple Mail - nếu bạn dùng Thư lên Mac, chọn thư mục chứa thư sẽ được lưu trữ từ thanh bên trái (ví dụ:. Entry> Live), nhấp chuột phải vào bản xem trước tin nhắn và chọn mục Lưu trữ hoặc, cách khác, chọn tin nhắn và nhấn nút Lưu trữ được đặt ở trên cùng. Lên điện thoại Iphone Là iPadthay vào đó, xác định vị trí tin nhắn sẽ được lưu trữ, vuốt từ phải sang trái trên bản xem trước của nó (không chạm đến cuối bên trái của màn hình, nếu không tin nhắn sẽ bị xóa trực tiếp), nhấn nút (…), chạm vào mục Di chuyển tin nhắn ... và nhấn vào mục Lưu trữ.
- Mozilla Thunderbird - từ thanh bên trái chọn thư mục chứa các email cần lưu trữ, nhấp chuột phải vào thư bạn muốn lưu trữ và chọn mục Lưu trữ từ menu mở ra.