Với nhiều yêu cầu tôi nhận được về vấn đề này, hôm nay tôi muốn xử lý Excel một lần nữa và chức năng của nó mà nhiều người đánh giá thấp: các trình đơn thả xuống.
Với menu thả xuống, bạn có thể đơn giản hóa việc nhập dữ liệu vào bảng tính tránh gõ lặp đi lặp lại của dữ liệu định kỳ (ví dụ. Ngày trong tuần, tên người, các loại sản phẩm, và vân vân). Tính hữu ích của chúng được quyết định bởi thực tế là chúng cực kỳ linh hoạt: chúng có thể vẽ thông tin của chúng từ một chuỗi các ô đã có trong bảng tính hoặc từ một loạt các tùy chọn được người dùng định nghĩa "thủ công". Trong cả hai trường hợp, việc sử dụng chúng cực kỳ trực quan và một khi đã phát hiện ra các lệnh để tạo ra chúng, chúng trở nên gần như không thể thiếu.
Bạn đã sẵn sàng làm quen với họ chưa? Vâng, sau đó mất năm phút thời gian rảnh và thực hành các hướng dẫn trêncách tạo các menu thả xuống Excelmà bạn tìm thấy bên dưới. Tôi đảm bảo với bạn rằng mặc dù là người mới bắt đầu với Excel, bạn sẽ không gặp phải bất kỳ khó khăn nào. Hướng dẫn đã được tạo trên cơ sở Office 2016 cho Windows, nhưng các chỉ dẫn có trong nó cũng hợp lệ cho các phiên bản trước của bộ (từ năm 2007 trở đi) và cho phiên bản Mac của Excel. Đọc hạnh phúc! Flat danh sách
Như đã đề cập trước đây, Excel menu kéo xuống có thể chứa các giá trị do người dùng định nghĩa trực tiếp - sau đó cụm từ, chữ hoặc số liệu hiện nay chỉ menu - hoặc các giá trị đã hiện diện trong các lĩnh vực khác (hoặc các trang khác ) của bảng tính.
Để tạo kiểu đầu tiên của trình đơn thả xuống có chứa các giá trị do người dùng định nghĩa trực tiếp, bạn phải chọn các ô trong đó để vào menu và bấm vào nútData Validation nằm trong tabdữ liệu Excel (phía trên bên phải ). Nếu bạn không thể tìm thấy nó, nó là biểu tượng mô tả hai lĩnh vực văn bản màu trắng: bên cạnh đầu tiên có một đánh dấu màu xanh lá cây và bên cạnh thứ hai một dấu hiệu cấm đỏ.
Nếu bạn cần một bàn tay giúp đỡ để chọn nhiều ô cùng một lúc, hãy biết rằng nó đủ để nhấp vào ô đầu tiên được bao gồm trong vùng chọn; sau đó bạn phải giữShift (Shift)phím trên bàn phím máy tính và nhấp vào ô cuối cùng được lựa chọn (giả định rằng bạn muốn chọn một loạt các tế bào thuộc cùng một cột hoặc hàng). Để chọn các ô "thưa thớt" trong các hàng và cột khác nhau, hãy sử dụng tổ hợpCtrl + clicktrên Windows và kết hợpcmd + nhấptrên Mac
Bây giờ bạn phải xác định các giá trị được hiển thị trong trình đơn thả xuống. Trong cửa sổ bật lên, sau đó chọn mục từCho phép đơn Danh sáchvà loại trong lĩnh vựcxứ, tất cả các tùy chọn bạn muốn hiển thị trong menu (cách nhau bằng một dấu chấm phẩy). Ví dụ, nếu bạn muốn các mụcGiá trị 1,Giá trị 2vàGiá trị 3xuất hiện trong trình đơn thả xuống, trong trường Nguồn trong Excel, bạn phải nhậpGiá trị 1, Giá trị 2, Giá trị 3.
Tại thời điểm này, nhấn nútOKđể lưu cài đặt, chọn bất kỳ ô nào bạn đã chèn trình đơn thả xuống và bạn sẽ thấy một mũi tên small nhỏxuất hiện ở bên phải. Nhấp vào mũi tên này và bạn sẽ thấy một menu xuất hiện với tất cả các tùy chọn bạn đã chỉ định trước đó trong trườngOrigincủa Excel.Tiếp theo, để thay đổi các tùy chọn có sẵn trong trình đơn thả xuống, hãy chọn lại các ô trong bảng tính của bạn, nhấp vào nút
Dấu xác thực dữ liệu Excel và thay đổi các giá trị trong trường camp Origin campo.Trình đơn thả xuống với các giá trị từ bảng tínhBây giờ hãy xemcách tạo các menu thả xuống Excel, sử dụng các giá trị đã có trong bảng tính.Bước đầu tiên bạn cần thực hiện là chọn các ô chứa dữ liệu bạn muốn đưa vào trình đơn thả xuống. Các ô phải được đặt trên cùng một hàng hoặc trên cùng một cột (không bị ngắt giữa một ô và ô còn lại).
Khi thao tác hoàn tất, chọn tab Form Excel Formulas e và nhấp vào nút puls Define Name pulsante nằm ở phía trên bên phải (biểu tượng nhãn màu trắng). Trong cửa sổ mở ra, gõ tên
mà bạn muốn nhóm các giá trị bạn vừa chọn (ví dụloạinếu bạn đã chọn danh sách với nhiều loại sản phẩm khác nhau,
ngày
nếu bạn đã chọn danh sách với tất cả các ngày trong tuần, v.v.) và nhấp vào nútOKđể lưu các thay đổi.Cuối cùng, chọn các ô mà bạn muốn chèn trình đơn thả xuống của bạn, đi tới tabDữ liệuExcel và nhấp vào nút Valid Xác thực dữ liệunằm ở trên cùng bên phải (biểu tượng của hai trường văn bản với dấu kiểm màu xanh và dấu hiệu cấm màu đỏ).Trong cửa sổ mở ra, hãy chọn tùy chọnDanh sách from từ menuCho phépvà nhập vào trường camp Gốc campo, tên của nhóm dữ liệu bạn đã chọn trước đó, dự đoán nó bằng ký hiệu "=". Ví dụ: nếu bạn muốn tạo trình đơn thả xuống với các giá trị của nhóm "ngày", bạn phải nhập= days, trong khi nếu bạn muốn tạo trình đơn thả xuống với các giá trị của nhóm "categories", bạn phải nhập
= categories. Sau đó nhấn nútOKvà bạn sẽ thấy một menu bật lên xuất hiện trong tất cả các ô bạn đã chọn trước đó.Bây giờ hãy thử đoán: những gì sẽ chứa các trình đơn thả xuống xuất hiện trong các ô của bảng tính của bạn? Chính xác! Tất cả giá trị của các ô bạn đã nhóm vào lúc bắt đầu quy trình.
Một điều rất thú vị khác để gạch dưới: bằng cách thay đổi các giá trị trong các ô được nhóm ở đầu thủ tục, các mục nhập trong các trình đơn thả xuống cũng được thay đổi. Mọi thứ hoàn toàn tự động. Thoải mái, phải không?Nếu bạn muốn, bạn cũng có thể chỉnh sửa các nhóm ô đã nhóm trước đó và thêm hoặc xóa các giá trị khỏi chúng. Để thay đổi phạm vi của các tế bào là một phần của một nhóm, chọn Formulas tabExcel, bấm vào nútNames và nhấp đúp chuột vào tên nhóm phải thay đổi. Trong cửa sổ mở ra, nhấp vào biểu tượng củamũi tên màu đỏ(dưới cùng bên phải) và xác định phạm vi ô mới sẽ được bao gồm trong nhóm.Bạn đã thay đổi ý định và muốn xóa một trình đơn thả xuống đã được tạo trước đó trong Excel chưa? Không có vấn đề gì. Nếu bạn thay đổi tâm trí của bạn, bạn có thể xóa kéo xuống từ Excel tế bào menu bằng cách chọn sau này, nhấp vào nútData Validation nằm trong chương trình thẻThông tin (trên cùng bên phải) và nhấn vào nút
Xóa tất cả
hiện diện trong cửa sổ mở ra.
