Các ông chủ đã bỏ ra một bảng tính có chứa các kỳ hạn của quý cuối cùng, yêu cầu phân tích nội dung của họ và tạo ra các báo cáo tóm tắt được trình lên cuộc họp tiếp theo. Bạn muốn tránh rắc rối này, nhưng nó là một phần công việc của bạn và bạn chắc chắn không thể giúp bạn có được trở lại vì lý do này, bạn đang tìm kiếm một giải pháp mà có thể giúp bạn trong nỗ lực này và không yêu cầu kinh nghiệm máy tính đặc biệt lớn, mà tiếc là không có.
gì nếu tôi nói với bạn rằng các chương trình quản lý phổ biến nhất, bảng tính, chẳng hạn như Microsoft ExcelLibreOffice và, được tiếp cận với một công cụ rất mạnh mẽ và thích hợp cho mục đích này? Vâng, đó là nó: Công cụ này được gọi là bảngtrục và cho phép bạn tạo ra một "danh sách" (với các hoạt động tự động gắn trên giá trị số để được xử lý) từ một tập hợp các dữ liệu trong một bảng tính trong một vài cú nhấp chuột .
Bạn nói thế nào? Bây giờ tôi tò mò và muốn hiểulàm thế nào để tạo ra một bảng pivot để làm hài lòng ông chủcủa bạn và tạo ra các báo cáo rằng nó cần? Vậy thì đừng chần chừ gì nữa và đọc rất cẩn thận tất cả các hướng dẫn tôi sẽ cung cấp cho bạn trong những dòng sau: Tôi có thể đảm bảo rằng vào cuối hướng dẫn này, bạn sẽ có thể để hoàn thành nhiệm vụ của bạn để hoàn thiện. Tại thời điểm này, tôi chỉ có thể chúc bạn đọc tốt và làm việc tốt!
chế Home
- Tạo một bảng pivot với Microsoft Excel
- Vận hành bảng Create a pivot table với LibreOffice Calc chế
Trước khi tiếp tục và hiểulàm thế nào để tạo ra một bảng pivot, bạn nên nói một vài lời về việc sử dụng của các bảng thuộc loại này, mà không quên định dạng của bảng tính mà từ đó chúng ta nên bắt đầu.
Đúng như tôi đã đề cập trong các quán bar giới thiệu của hướng dẫn này, một PivotTable là một phương pháp "thay thế" để sắp xếp lại các dữ liệu đã có trong một bảng tính: trên thực tế, người ta có thể khai thác một bảng pivot để có được một bản tóm tắtnhanh nhưng đầy đủ, thông tin theo ý của nó, với khả năng ra lệnh cho họ và kết hợp chúng để cảm giác rằng bạn phải xem xét, mà không thay đổi cấu trúc của bảng tính khởi động.
Nói cách khác, một bảng pivot cung cấp khả năng phân tích trong nháy mắt các dữ liệu trong một bảng tính mà không cần phải học cách sử dụng công thức và macro: chỉ cần cung cấp cho bạn một ví dụ, đưa ra tập hợp các chi phí hoạt động một ngôi nhà, bạn có thể tạo một bảng pivot để hiển thị "on the fly" đầu ra cho từng tháng trong năm và mỗi nhân quả (hóa đơn, chi phí y tế, giáo dục, và vân vân), thay vì thêm bằng tay - và tùy thuộc vào danh mục đã chọn - các yếu tố của mỗi cột.
Để cho chương trình (trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ sử dụng như ví dụMicrosoft ExcelvàLibreOffice Calc) có thể tạo ra một bảng pivot chứa dữ liệu chính xác, nó là cần thiết rằng các dữ liệu trong bảng tính khởi hành là cũng có cấu trúcvà trả lời một loạt các điều kiện cụ thể, mà tôi sẽ liệt kê dưới đây.
- Nếu PivotTable phải chứa tiêu đề, trang tính cũng phải chứa tiêu đề.
- Các dòng tiêu đề, nếu có, phải ngay trước các hàng dữ liệu, không có bất kỳ sự tách biệt nào.Trong bảng tính bắt đầu, hoặc ít nhất là trong phạm vi của dữ liệu mà nó được xây dựng PivotTable,
- không được có dòng trống.Dữ liệu chứa trong các cột phải
- đồng nhất, để chúng có thể được kết hợp (tổng hợp, trừ, nhân, sắp xếp, đếm và vv) khi bảng tổng hợp được tạo. Điều này có nghĩa là, ví dụ, trong cột "Số tiền" giả định chỉ nên có và chỉ có các giá trị số, tương ứng với số tiền theo đơn vị tiền tệ đã chọn.Trong các phần sau của hướng dẫn này, tôi sẽ tham khảo một bảng tính có chứa một báo cáo kết quả đầu ra cho chi phí hộ gia đình hàng tháng: cột
Achứathángtham chiếu, cộtBloạicủa thoát ra và cuối cùng, cộtCchứa số tiền tương đối bằng euro.Đối với các phiên bản của chương trình, trong hướng dẫn này tôi sẽ đề cập đến Microsoft Excel 2016 và LibreOffice Calc 5, cả hai đều chạy trên nền tảng
Windows. Tuy nhiên, các hướng dẫn tương tự có thể được sử dụng an toàn trên các phiên bản trước đó / tiếp theo của các chương trình nói trên hoặc trên các hệ điều hành khác với Windows, ví dụmacOS.Tạo một PivotTable với Microsoft Excel
Bạn có
Microsoft Excelđể quản lý các bảng tính của bạn? Vì vậy, đây là phần phù hợp với bạn: trong các dòng tiếp theo, tôi sẽ cung cấp cho bạn tất cả các hướng dẫn bạn cần để tạo và quản lý PivotTable bằng ứng dụng do Office tạo ra.Chỉ cần bắt đầu, nhấp đúp vào tệp Excel chứa dữ liệu cần xử lý, đảm bảo rằng bảng tính đáp ứng các yêu cầu được liệt kê ở trên. Nếu, thay vào đó, bạn phải bắt đầu từ một tệp mới, bắt đầu
Microsoft Excel, hãy nhấp vào biểu tượngLàm trống sổ làm việc, sau đó điền vào tài liệu được tạo với dữ liệu bạn muốn đính kèm trong bảng Pivot. Nếu bạn muốn tùy chỉnh bảng tính mới của mình tốt hơn, tôi khuyên bạn nên tham khảo hướng dẫn của tôi về cách sử dụng Excel để tìm một loạt các mẹo hữu ích.Giờ đây bảng tính của bạn đã sẵn sàng, bạn có thể tiến hành tạo bảng tổng hợp được liên kết: chọn bằng cách kéo chuột, phạm vi dữ liệu bạn muốn xử lý (hoặc nhấp vào bên trong ô dữ liệu) bất kỳ để xử lý toàn bộ trang tính), nhấn mục nhập
Chènnằm ở trên cùng và sau đó nútBảng Pivot, nằm ở bên trái.Tại thời điểm này, trong màn hình mở ra, hãy đánh dấu chọn bên cạnh mụcChọn bảng hoặc khoảng thời gian(nếu cần), đảm bảo rằng hộp chứa bảng Inter Bảng / Khoảng thời gian chứa tất cả các ô trong bảng (hoặc phạm vi dữ liệu đã chọn), đặt dấu kiểm bên cạnh mục
Trang tính mớivà nhấn nútOK. Trò chơi được thực hiện: Excel sẽ tự động mở trang tính mới (bạn có thể quay lại bảng tính trước đó bất kỳ lúc nào bằng cách sử dụng các tab nằm bên dưới) được chuẩn bị để xử lý dữ liệu qua PivotTable.Lưu ý rằng các tiêu đề bảng (ví dụTham chiếu Tháng,Danh mụcvà
Số tiền Thoát) bây giờ trở thànhtrườngcủa PivotTable, được sắp xếp và sắp xếp theo những gì bạn muốn đạt được .Làm việc trên bảngTrước khi sắp xếp các trường trong bảng tổng hợp mới được tạo, hãy để tôi cung cấp cho bạn một số thông tin chung về việc tổ chức loại bảng này. Bảng tổng hợp, chính xác như được hiển thị bởi cửa sổ Excel, chủ yếu bao gồm ba lĩnh vực quan tâm: vùngDòng, vùngCột
và vùng
Giá trị.Nói chung, có thể nói rằng các trường phi số (trong ví dụ của chúng ta, các loại chi phí) được sắp xếp trong khu vựcRiga, các lĩnh vực có chứa ngày, giờ
hoặc thời gian tham khảo được sắp xếp theo cột, trong khi trường số(thường là những người mà nên được kết hợp với các hoạt động toán học) được bổ sung vàogiá trị. Nó tuy nhiên cần phải nói rằng sự sắp xếp của các trường trong khu vực của một loại bảng như thay đổi rất nhiều tùy thuộc vào loại "Tóm tắt" mà bạn muốn đạt được và những kịch bản trong đó nó thực hiện các phân tích.Không tiền đề này, đó là thời gian để thêm các trường để PivotTable vừa tạo: Nhận dạng khu vựcpivot table lĩnh vực nằm ở bên phải của màn hình Excel, sau đó chọn với chuột một trong những trường có sẵn (ví dụ .tham khảo Tháng) và kéo nó vào thích hợp nhất của bảng (ví dụ.
Cột), để sau đó lặp lại các hoạt động cho tất cả các lĩnh vực mà bạn muốn phân tích. Trong ví dụ này, các loại lĩnh vực phụ tráchsẽ được bổ sung vào dòngvà trường Số Lượng giá trị phạm vi sản lượng, để có được một cái nhìn đầy đủ về tổng chi phí cho mỗi tháng.Theo mặc định, Excel bảng pivotthực hiện tổng các giá trị dữ liệutrong lĩnh vực này, nếu họ là số, hoặc
đếm nếu họ là văn bản hoặc không đồng đều; Nếu muốn, bạn có thể thay đổi hành vi này bằng cách kích chuột phải vào Sum tế bàocủa [Tên cột]PivotTable, và sau đó chọn giọngtóm tắt các giá trị từ menu xuất hiện trên màn hình. Tại thời điểm này, bạn chỉ cần chọn các phép toán toán học mà bạn muốn thực hiện trên dữ liệu trong lĩnh vực giá trị (tối thiểu, tối đa, trung bình, và vân vân).Nếu muốn, thay vì hiển thị giá trị tiền tệ (hoặc bất kỳ định dạng số khác), bạn có thể chọn để hiển thị theo phần trăm: trong ví dụ chúng ta đang phân tích, điều này sẽ rất hữu ích để nghiên cứu các loại với tỷ lệ phần trăm của chi phí hơn cao. Để tiếp tục, nhấp chuột phải vào bản tóm tắt của các giá trị di động (ví dụ.nhập Sum ra) và chọn Show Values Nhưtiếng nói>% tổng số.Tất nhiên, bạn có thể sử dụng định dạng giá trị phù hợp nhất với bạn và di chuyển các lĩnh vực trong các lĩnh vực khác nhau như bạn muốn, cho đến khi bạn có được cái nhìn bạn muốn: đây là thế mạnh của các bảng tổng hợp! Cuối cùng, tôi muốn nhắc nhở bạn rằng bảng pivot được tự động cập nhật khi chúng được thêm vào, xóa hoặc thay đổi giá trị thuộc phạm vi của dữ liệu bao gồm trong xây dựng: Nếu quá trình cập nhật không phải là ngay lập tức, bạn có thể nhấp vào nút Refresh
gắn vào bảng điều khiểnlĩnh vực PivotTable và đặt ở góc dưới bên phải.
Nếu bạn đến này đến nay, nó có nghĩa là bạn có tất cả các thông tin cần thiết để xây dựng một bảng pivot sử dụng Microsoft Excel. Nhưng tôi muốn nhắc nhở bạn rằng các khả năng của chương trình này không dừng lại ở đó: quyền đưa ra cho bạn một số ví dụ, bạn có thể tạo các biểu đồ và biểu đồ, ngăn xếp chúng để tạo ra thậm chí thống kê chính xác hơn, tạo ra nhiều hơn hoặc ít phức tạp bảng để quản lý dữ liệu phân loại và nhiều, nhiều hơn khác. Nói tóm lại, tiềm năng của phần mềm này không giới hạn!Ngoài ra, tôi muốn bạn biết rằng bạn có thể chỉnh sửa với các file Excel được tạo ra ngay cả trên các nền tảng khác nhau Winows và MacOS: phần mềm thực sự có sẵn, mặc dù với một số hạn chế, chẳng hạn như các ứng dụng dành cho Android, iPhone và iPad (miễn phí cho các thiết bị lên đến 10.1 ") và làm thế nào để sử dụng trực tiếp từ các ứng dụng trình duyệt Web.Tạo một bảng pivot với LibreOffice Calckhông sử dụng Microsoft Excel để quản lý bảng tính của bạn, nhưng có thể nhắc đến LibreOffice Calc
? Đừng lo lắng, bạn có thể dễ dàng tạo các bảng tổng hợp bằng phần mềm này! Một lần nữa, các quy tắc liên quan đến việc xây dựng các quan điểm bảng tính trong phần trên những thông tin sơ bộ: các dữ liệu phải phù hợp
,
ra lệnh và không được dòng trốngáp dụng.Điều đó nói rằng, đã đến lúc phải làm việc: mở bảng tính chứa dữ liệu được xử lý trong LibreOffice, hoặc xây dựng một bảng tính bằng cách tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc được đề cập ở trên. Sau đó, chọn bằng chuột phạm vi của dữ liệu trên đó để hoạt động (bao gồm tiêu đề) hoặc nhấp vào bất kỳ khoảng thời gian tế bào để quét toàn bộ bảng, sau đó nhấn vào menu Insertđặt ở phía trên và chọngiọng nói Bảng tổng hợp ...từ bảng sau.
thực hiện, đóng dấu kiểm bên cạnhhiện tại lựa chọntrong bảng điều khiển nhỏ mà là để được mở, nhấn vàoOK và, theo các quy tắc tương tự mà tôi gợi ý cho bạn trong một phần của Microsoft Excel, bạn có các lĩnh vực của bảng tính của bạn (ví dụ.
Tháng tham khảo,Thể loại chiđầu ra và số tiền) trong các lĩnh vực của PivotTable tương ứng (hàng lĩnh vực, lĩnh vực cộtvà các lĩnh vực dữ liệu).Một lần nữa, hành động mặc định trên các lĩnh vực dữ liệu là tổng: (. Ví dụlượng đầu ra) Để thay đổi hành vi này, kích đúp vào entry làm cho nó và chọn hoạt động mong muốn (
tổng, đếm, trung bình, trung bìnhvv ..) từ hộp chọnFunction, rồi nhấnOKđể hoàn tất thao tác.Để hoàn tất việc tạo ra các bảng pivot, bạn không bấm vào nútOK ngay lập tức sau đó, chương trình sẽ hiển thị bảng mới có chứa các bảng kết quả của các hoạt động trước đó, bạn có thể tùy chỉnh đồ họa Lợi ích từ hỗ trợ của túi bên thuận tiện mà đi để mở màn hình.Ghi Lợi ích từ hỗ trợ cho quá trình chỉ hiển thị, bạn có thể tạo ra tất cả các hình ảnh trong bảng pivot bạn muốn: chỉ cần trở về lợi ích bảng tính từ sự ủng hộ của các tab nằm ở phía dưới bên trái của màn hình Calc, và lặp lại việc sắp xếp lại của các lĩnh vực khác nhau.