Bạn vừa viết xong một tài liệu ở định dạng Word và bây giờ, bạn phải chuyển nó cho đồng nghiệp hoặc khách hàng của mình. Vì định dạng Word cho phép chỉnh sửa nội dung, trước khi phân phối tài liệu, bạn muốn chuyển đổi nó sang PDF, để làm cho việc chỉnh sửa nội dung của nó phức tạp hơn, nhưng rất tiếc bạn không biết cách tiến hành. Đợi một chút! Câu trả lời cho câu hỏi của bạn đơn giản hơn bạn nghĩ, và tôi sắp tiết lộ điều đó cho bạn.
Trên thực tế, trong hướng dẫn hôm nay, tôi sẽ chỉ cho bạn cách lưu tài liệu Word sang PDF thông qua một số chương trình xử lý văn bản có sẵn trên cả Windows và macOS. Ngoài ra, tôi sẽ giải thích cách sử dụng máy in ảo để chuyển đổi tài liệu của bạn sang PDF, bất kể chương trình nào được sử dụng để mở chúng. Và nếu bạn thường đi du lịch và giữ các tệp của mình tiện dụng trên điện thoại thông minh và máy tính bảng, đừng lo lắng, tôi cũng sẽ chỉ cho bạn một số công cụ dành cho Android và iOS có thể phù hợp với bạn.
Bạn nói như thế nào? Bạn có háo hức bắt đầu và thực hiện các mẹo mà tôi đã chuẩn bị cho bạn trong hướng dẫn này của tôi không? Vì vậy, chúng ta đừng lãng phí thời gian nữa: hãy ngồi thoải mái và chú ý đến các thủ tục mà tôi sẽ chỉ cho bạn. Tôi chắc chắn rằng, sau khi đọc, bạn sẽ có thể lưu tài liệu của mình dưới dạng PDF một cách rất đơn giản. Tất cả những gì còn lại đối với tôi là chúc bạn đọc vui vẻ và hơn hết là công việc tốt!
Máy in ảo PDF, phải được cài đặt sẵn trong hệ điều hành của bạn hoặc trong mọi trường hợp, có thể dễ dàng lấy được miễn phí. Dưới đây là cách tiến hành chi tiết.
Windows hoặc macOS. Tuy nhiên, trong trường hợp bạn muốn kiểm tra chức năng của các chương trình này trước, bạn có thể đăng ký dùng thử 30 ngày, bằng cách truy cập liên kết này và nhấp vào nút Dùng thử miễn phí trong một tháng.
Bạn sẽ cần sử dụng tài khoản Microsoft và hệ thống thanh toán hợp lệ (thẻ tín dụng hoặc PayPal) để kích hoạt bản dùng thử miễn phí. Đừng lo lắng, sẽ không có số tiền nào được rút cho đến khi hết hạn dùng thử. Bây giờ, chỉ cần làm theo hướng dẫn trên màn hình để hoàn tất quá trình kích hoạt tài khoản dùng thử. Nếu bạn muốn biết thêm thông tin về cách tạo tài khoản và quy trình tải xuống và cài đặt Microsoft Office, tôi khuyên bạn nên đọc hướng dẫn của tôi dành riêng cho chủ đề này.
Nhưng bây giờ chúng ta hãy đi vào vấn đề: sau khi mở tài liệu bằng Phần mềm soạn thảo văn bản, nhấn vào nút Tập tin mà bạn tìm thấy ở góc trên bên trái và trong menu ngữ cảnh, hãy chọn mục Lưu với tên. Trong màn hình hiển thị cho bạn, hãy nhấn nút Duyệt qua và chọn tùy chọn PDF, tương ứng với mặt hàng Lưu thành.
Sau đó, chọn một thư mục trên máy tính của bạn để đặt tệp PDF và xác nhận quy trình bằng cách nhấn nút Tiết kiệm. Nếu bạn muốn giảm kích thước của tệp PDF (giảm chất lượng của nội dung đồ họa), trước khi nhấp vào nút Tiết kiệm, kích hoạt tùy chọn Kích thước nhỏ nhất.
Microsoft Word là một chương trình trả phí, bạn có thể nghĩ đến việc sử dụng một chương trình miễn phí thay vì nó, chẳng hạn như nhà văn. Chương trình mã nguồn mở này hiện diện trong một bộ công cụ năng suất, được gọi là LibreOffice, có sẵn miễn phí trên Windows, macOS và Linux.
Nếu bạn quan tâm đến việc sử dụng nó, hãy truy cập trang web chính thức và nhấp vào nút Tải xuống phiên bản x.x. Tại thời điểm này, quá trình tải xuống tự động tệp sẽ bắt đầu .msi trên Windows hoặc cái đó .dmg trên macOS.
Khi quá trình tải xuống hoàn tất, trên các cửa sổ, nhấp đúp vào tệp bạn vừa tải xuống và trong màn hình hiển thị cho bạn, hãy nhấp vào Ở đằng trước hai lần liên tiếp. Tại thời điểm này, hãy nhấn nút Tải về và sau đó Yup, trong cửa sổ Kiểm soát Tài khoản Người dùng Windows. Khi kết thúc quá trình cài đặt, nhấn nút kết thúc để đóng màn hình.
Lên hệ điều hành Macthay vào đó, hãy nhấp đúp vào tệp .dmg và kéo biểu tượng của LibreOffice bên trong thư mục Các ứng dụng. Vì LibreOffice là tiếng Anh trên macOS, bạn có thể dịch nó bằng cách tải xuống gói ngôn ngữ tiếng Ý từ trang web chính thức, bằng cách nhấn nút Giao diện người dùng đã dịch và do đó thực hiện việc rút một tệp .dmg. Khi quá trình tải xuống hoàn tất, hãy mở LibreOffice từ thư mục Ứng dụng của macOS, bằng cách nhấp chuột phải vào biểu tượng của nó, chọn mục Bạn mở từ menu ngữ cảnh và trả lời Bạn mở cảnh báo xuất hiện trên màn hình (điều này phải được thực hiện để vượt qua các hạn chế của Apple đối với các ứng dụng từ các nhà phát triển không được chứng nhận).
Bây giờ, đóng LibreOffice bằng cách nhấn tổ hợp cmd + w, sau đó mở gói dmg của gói truyền thống, bằng cách nhấp đúp vào nó và khởi chạy tệp thực thi Gói ngôn ngữ LibreOffice bằng cách nhấp chuột phải vào nó, chọn mục Bạn mở từ menu ngữ cảnh và trả lời Bạn mở thông báo xuất hiện trên màn hình. Sau đó bấm vào nút Bạn mở và sau đó đến cái tên Tải về. Nếu một cảnh báo xuất hiện liên quan đến các quyền cần thiết để chạy phần mềm, hãy nhấp vào Vâng, xác định tôi, gõ mật khẩu Công cụ quản trị Mac và nhấp vào đồng ý hai lần liên tiếp để hoàn tất cài đặt gói dịch LibreOffice.
Bây giờ bạn chỉ cần mở tài liệu trong .doc hoặc là .docx với LibreOffice và nhấp vào các mục Tập tin > Xuất khẩu như > Xuất sang định dạng PDF. Trong màn hình hiển thị cho bạn, bạn có thể định cấu hình một số thông số để lưu tài liệu dưới dạng PDF, chẳng hạn như chất lượng của hình ảnh, nếu có, hoặc giới hạn một số chức năng của tài liệu bằng mật khẩu. Khi bạn đã sẵn sàng, chỉ cần nhấn nút Xuất khẩu và sau đó Tiết kiệm để hoàn thành hoạt động.
Máy in PDF hệ điều hành mặc định.
Trong trường hợp này, bạn có thể chuyển sang các giải pháp của bên thứ ba, chẳng hạn như doPDF. Công cụ này miễn phí và tạo ra một máy in ảo cho phép bạn lưu tài liệu Word ở định dạng PDF. Một phiên bản trả phí cũng có sẵn, NovaPDF, với chi phí $ 30, bổ sung khả năng mã hóa, ký kỹ thuật số hoặc chèn hình mờ, chỉ để cung cấp cho bạn một số ví dụ.
Nếu bạn quan tâm đến doPDF, hãy truy cập trang web chính thức của chương trình và nhấp vào nút Tải ngay hai lần liên tiếp, trên cả hai trang được hiển thị cho bạn. Làm như vậy, quá trình tải xuống tệp sẽ bắt đầu .exe liên quan đến phần mềm. Sau khi tải xuống, hãy nhấp đúp vào nó và trên màn hình cài đặt, bỏ dấu kiểm trong hộp Cài đặt bổ trợ cho Microsoft Office. Tại thời điểm này, hãy nhấn nút Cài đặt ngay và sau đó chọn mặt hàng Yup, trong cửa sổ Kiểm soát Tài khoản Người dùng. Sau đó đợi cài đặt hoàn tất và đóng màn hình bằng nút Đóng.
Bây giờ, tất cả những gì còn lại là mở một tài liệu Word.doc hoặc là .docx, xuyên qua Phần mềm soạn thảo văn bản hoặc bất kỳ trình xử lý văn bản tương thích). Sau khi hoàn tất, trong thanh menu, hãy chọn các mục Tập tin > In và chọn máy in của bạn doPDF, trong số những người có sẵn trong danh sách. Sau đó bấm vào nút In và chọn thư mục lưu tài liệu PDF bằng cách sử dụng nút Duyệt qua, sau đó xác nhận hoạt động bằng nút đồng ý.
Máy in mặc định MacOS
Lên hệ điều hành Mac, mở tài liệu Word thông qua ứng dụng Xem trước hoặc bất kỳ công cụ nào khác để xem loại tài liệu này, chẳng hạn như Các trang hoặc là Phần mềm soạn thảo văn bản. Tại thời điểm này, hãy nhấp vào các mục Tập tin > In mà bạn tìm thấy ở trên cùng bên trái của thanh menu và trong màn hình hiển thị cho bạn, hãy nhấn nút PDF mà bạn tìm thấy ở dưới cùng bên trái.
Bây giờ, trong menu ngữ cảnh được hiển thị cho bạn, hãy chọn mục Lưu dưới dạng PDF và cho biết tên của tệp trong trường Lưu thành và chọn thư mục nơi đặt tệp PDF, sử dụng trường Nằm ở. Bây giờ, tất cả những gì còn lại là nhấn nút Tiết kiệm để xác nhận hoạt động.
Trong hệ điều hành Mac, cũng có một tính năng khác để lưu tài liệu Word ở định dạng PDF. Mở tài liệu bằng ứng dụng Xem trước Hoặc với Các trang, chỉ cần chọn các mục Tập tin > Xuất dưới dạng PDF, trong thanh menu, để ngay lập tức lưu tài liệu dưới dạng PDF. Bạn sẽ cần chỉ ra tên của tệp và thư mục nơi đặt tệp. Sau đó xác nhận thao tác bằng nút Tiết kiệm.
Cửa hang tro chơi. Sau khi truy cập liên kết tôi đã cung cấp cho bạn, hãy nhấp vào nút Tải về và sau đó Bạn mở. Sau khi hoàn tất, hãy mở tài liệu bằng ứng dụng này: đến vị trí của tài liệu trong bộ nhớ của điện thoại và chạm vào nó, bạn sẽ thấy một màn hình nhỏ, nơi bạn sẽ phải chọn Word như một ứng dụng xem.
Sau khi bạn mở tài liệu, hãy nhấn vào biểu tượng ☰ mà bạn tìm thấy ở trên cùng bên phải và trong menu ngữ cảnh, hãy chọn mục In. Sau đó nhấn nút Cho phép và nhấn vào từ ngữ Chọn máy in, lên. Trong số các tùy chọn được hiển thị cho bạn, hãy nhấn vào tùy chọn có tên Lưu dưới dạng PDF và sau đó nhấn vào nút có biểu tượng đĩa. Bạn sẽ được hỏi nơi đặt tệp để lưu: sau đó chọn thư mục trên bộ nhớ thiết bị Android hoặc bật Google Drive và nhấn nút Tiết kiệm xuống.
Mặt khác, nếu bạn đang xem một tài liệu trực tuyến đang bật Tài liệu Google, chạm vào biểu tượng có biểu tượng ⋮ nằm ở trên cùng bên phải. Trong menu ngữ cảnh được hiển thị cho bạn, hãy nhấn vào các mục Chia sẻ và xuất > In; tại thời điểm này, hãy nhấn vào từ ở trên cùng Chọn máy in và chọn giọng nói Lưu dưới dạng PDF. Bây giờ, hãy nhấn vào nút có biểu tượng đĩa và chọn thư mục để đặt tệp PDF (bạn cũng có thể lưu tệp này trực tuyến trên Google Drive). Sau đó xác nhận hoạt động bằng cách nhấn nút Tiết kiệm được đặt ở dưới cùng.
Lệnh. Nó là một công cụ nhằm mục đích tự động hóa các hoạt động sử dụng các đáp án tự động được nhập vào ứng dụng. Trong trường hợp cụ thể này, bạn có thể sử dụng lệnh này để thêm vào ứng dụng Lệnh để chuyển đổi bất kỳ tài liệu nào sang PDF.
