Bạn đã sắp xếp các kỳ nghỉ của mình và bạn sẽ ra khỏi thành phố trong vài ngày. Bây giờ mọi thứ đã sẵn sàng, nhưng chỉ còn thiếu một điều: cảnh báo đồng nghiệp và khách hàng rằng bạn sẽ không ở đó trong những ngày đó và bạn sẽ không thể trả lời bất kỳ email nào của họ. Nghe có vẻ như một công việc dài, phải không? Trong thực tế, đây không phải là trường hợp, vì bạn có thể giải quyết thông qua chức năng của tự động trả lời hộp thư điện tử. Bằng cách đó, bất kỳ ai liên hệ với bạn sẽ nhận được phản hồi của chương trình từ bạn, trong đó bạn sẽ cảnh báo rằng bạn hiện không có mặt.
Tốt! Tôi cá rằng đó chỉ là những gì bạn đang tìm kiếm. Bạn nói như thế nào? Bạn có hộp thư Outlook và muốn biết tính năng này có sẵn không? Câu trả lời là khẳng định và trong giây lát, tôi sẽ giải thích cách kích hoạt nó. Trên thực tế, trong hướng dẫn hôm nay, tôi sẽ chỉ cho bạn cách thiết lập trả lời tự động trong Outlook trực tiếp từ Webmail hoặc thông qua phần mềm Outlook dành cho Windows và macOS (bất kể hộp thư được định cấu hình bên trong nó).
Bạn không thể chờ đợi để bắt đầu đọc các mẹo tôi đã viết cho bạn trong hướng dẫn này của tôi? Nếu đúng như vậy, chúng ta đừng lãng phí thời gian nữa và hãy bắt đầu ngay lập tức. Ngồi thoải mái và chú ý đến các quy trình mà tôi sẽ chỉ ra cho bạn, để đảm bảo thiết lập thư trả lời tự động để sử dụng trên hộp thư Outlook của bạn và hơn thế nữa. Chúc các bạn đọc vui vẻ và hơn hết là hoàn thành tốt công việc!
Outlook webmail, thủ tục để làm theo rất đơn giản. Trước tiên, hãy truy cập liên kết tôi đã cung cấp cho bạn và đăng nhập vào hộp thư Outlook của bạn bằng thông tin đăng nhập tài khoản Microsoft của bạn.
Sau khi đăng nhập, bạn sẽ được chuyển đến hộp Outlook để đọc và soạn email. Trên màn hình chính, nhấp vàobiểu tượng có bánh răng, mà bạn tìm thấy nằm ở trên cùng bên phải và trong hộp được hiển thị cho bạn, hãy chọn mục Xem tất cả cài đặt Outlook, mà bạn tìm thấy bên dưới.
Sau khi hoàn tất, trên màn hình bạn thấy, hãy chọn các mục Thư > Trả lời tự động, để truy cập bảng cấu hình trả lời tự động. Sau đó di chuyển cần gạt từ TẮT đến TRÊN gần từ ngữ Bật trả lời tự động, để kích hoạt chức năng.
Tại thời điểm này, tất cả những gì bạn phải làm là định cấu hình trả lời tự động. Để thực hiện việc này, hãy sử dụng hộp văn bản bên dưới để soạn thư sẽ được gửi tự động mỗi khi bạn nhận được email từ bất kỳ người gửi nào. Bạn sẽ có một trình soạn thảo HTML nâng cao để định dạng văn bản theo ý muốn của bạn.
Bây giờ bạn phải quyết định xem thư trả lời tự động nên được định cấu hình trên tất cả các liên hệ (cài đặt mặc định) hay chỉ trên các liên hệ của riêng bạn được lưu trữ trong sổ địa chỉ Outlook. Trong trường hợp thứ hai, bạn chỉ cần đánh dấu chọn vào ô bên dưới Chỉ gửi câu trả lời cho các liên hệ.
Hệ thống gửi thư trả lời tự động có thể được định cấu hình chỉ hoạt động trong một khoảng thời gian cụ thể, vì vậy bạn có thể chắc chắn rằng chức năng này bắt đầu và kết thúc ngay cả khi bạn không có khả năng truy cập hộp thư. Để làm điều này, hãy chọn hộp Chỉ đăng trả lời trong một khoảng thời gian và thiết lập ngày vàlịch trình bắt đầu và kết thúc hoạt động tự động này.
Sau khi cấu hình tất cả các thông số được đề cập ở trên, hãy nhấp vào nút Tiết kiệm, nằm ở trên cùng bên phải của màn hình. Làm như vậy, mỗi khi bạn nhận được email, một phản hồi tự động sẽ được gửi theo cài đặt bạn đã định cấu hình
Quy trình trên cũng có thể được thực hiện trên điện thoại thông minh Là Máy tính bảng, truy cập Outlook Webmail qua trình duyệt của thiết bị di động. Sau khi đăng nhập, hãy nhấn vào biểu tượng ☰ nằm ở trên cùng bên trái và nhấn vào mục Trả lời tự động. Kiểm tra hộp Gửi trả lời tự động và thực hiện quy trình tương tự được chỉ ra trong các dòng trước để tạo và định cấu hình thông báo trả lời tự động cho các email đã nhận.
Tôi cảnh báo bạn rằng tính năng này không thể được lập trình trên điện thoại thông minh và máy tính bảng và do đó bạn sẽ phải tắt tính năng này theo cách thủ công khi bạn không cần nữa, bằng cách xóa dấu kiểm khỏi hộp Gửi trả lời tự động.
cách tải xuống triển vọng e làm thế nào để thiết lập nó, để tìm hiểu thêm về chủ đề.
Tuy nhiên, trong các chương tiếp theo, tôi sẽ chỉ cho bạn quy trình thiết lập trả lời tự động trên Microsoft Outlook, cả thông qua ứng dụng khách dành cho máy tính để bàn có sẵn trên Windows và thông qua ứng dụng đó dành cho macOS. Tôi cảnh báo bạn rằng hệ thống trả lời tự động có sẵn cho tất cả những hộp thư đã hỗ trợ chức năng này trong quá khứ. Máy khách không cần phải tiếp tục chạy trên PC, vì thư trả lời tự động sẽ được chuyển tiếp đến máy chủ e-mail để hoạt động ngay cả khi PC đã tắt.
Đối với các tài khoản được định cấu hình trong IMAP Là POP3tuy nhiên, tính năng này có thể không khả dụng. Sau đó, bạn có thể tham khảo chương này để sử dụng tính năng Quy tắc, chỉ hoạt động nếu máy khách Outlook đang chạy trên PC.
các cửa sổ
Để cấu hình Microsoft Outlook lên các cửa sổ khi gửi trả lời tự động, hãy làm theo quy trình mà tôi sẽ chỉ cho bạn trong vài dòng tiếp theo, điều này sẽ chỉ mất vài phút thời gian của bạn.
Đầu tiên, khởi động Microsoft Outlook, thông qua biểu tượng của nó trên máy tính để bàn hoặc trong menu Khởi đầu. Sau khi hoàn tất, hãy chọn tab Tập tin ở trên cùng, để mở màn hình mới và nhấn nút Trả lời tự động (Vắng mặt).
Bạn sẽ thấy một hộp mới, qua đó bạn có thể định cấu hình trả lời tự động sẽ được gửi cho những người gửi email mới cho bạn. Đầu tiên, sau đó kích hoạt hộp Gửi trả lời tự động và quyết định xem có đặt khoảng thời gian bắt đầu và kết thúc quy trình tự động hay không, bằng cách kích hoạt hộp Chỉ gửi trong khoảng thời gian và sử dụng menu thả xuống để chọn ngày vàHiện nay của phần đầu và phần cuối.
Bây giờ, bạn chỉ cần soạn tin nhắn trả lời tự động. Để làm điều này, hãy sử dụng các tab Nội bộ của tổ chức, để định cấu hình một tin nhắn sẽ được gửi đến các đồng nghiệp của bạn thuộc cùng một nhóm làm việc và / hoặc Bên ngoài tổ chức, nghĩa là, để trả lời bất kỳ người gửi nào. Trong trường hợp thứ hai, trước tiên bạn phải kích hoạt hộp Gửi trả lời tự động cho người dùng bên ngoài tổ chức và sau đó chọn xem câu trả lời này chỉ nên được gửi đến các liên hệ Outlook (Chỉ liên hệ cá nhân) hoặc bất kì ai (Người dùng bên ngoài tổ chức).
Cuối cùng, sử dụng hộp văn bản với trình chỉnh sửa HTML nâng cao để tạo tin nhắn trả lời và nhấn phím đồng ý, để xác nhận hoạt động. Nếu thao tác thành công, bạn sẽ thấy thông báo trên màn hình chính của Outlook, cho biết rằng các trả lời tự động đang hoạt động và bạn có thể tắt chúng bằng cách nhấp vào nút thích hợp Hủy kích hoạt.
hệ điều hành Mac
Cũng thông qua Quan điểm cho hệ điều hành Mac bạn có thể cấu hình trả lời tự động cho các thư đến. Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến tab Công cụ và nhấn nút Ngoại vi.
Trong màn hình mới được hiển thị cho bạn, hãy đánh dấu kiểm vào hộp Gửi trả lời tự động cho tài khoản. Tại thời điểm này, hãy sử dụng hộp văn bản Trả lời một lần cho mỗi người gửi bằng để điền vào tin nhắn sẽ được sử dụng trong trả lời tự động. Sau đó, đánh dấu kiểm vào hộp Chỉ gửi câu trả lời trong khoảng thời gian này, để định cấu hình ngày vàHiện nay bắt đầu và kết thúc hoạt động tự động.
Nếu bạn cũng muốn gửi thư trả lời cho những người gửi bên ngoài nhóm làm việc của mình, bạn có thể bật hộp Nó cũng gửi trả lời cho những người gửi bên ngoài tổ chức, bằng cách nhập văn bản vào vùng văn bản thích hợp, sau đó chọn các tùy chọn Chỉ dành cho những người gửi có trong danh sách liên hệ, để chỉ gửi trả lời cho các thành viên trong sổ địa chỉ, hoặc Gửi cho tất cả người gửi bên ngoài, tức là đến bất kỳ địa chỉ email nào, bao gồm cả những địa chỉ từ bản tin. Khi bạn đã hoàn tất việc thiết lập trả lời tự động, hãy nhấn nút đồng ý xác nhận.
Sử dụng Quy tắc Outlook để thiết lập trả lời tự động
Trong Microsoft Outlook bạn cũng có thể định cấu hình trả lời tự động cho những địa chỉ e-mail được định cấu hình trong IMAP hoặc là POP3 hoặc các hộp không hỗ trợ chức năng này từ Microsoft. Tuy nhiên, các câu trả lời sẽ chỉ hoạt động nếu Outlook đang chạy trên PC, vì chức năng sẽ được sử dụng Quy tắc, mà tôi sẽ nói với bạn trong các đoạn tiếp theo.
các cửa sổ
Lên các cửa sổ, khởi đầu Quan điểm và nhấp vào nút Thông báo email mới, nằm ở bên trái trong tab Trang Chủ. Sau đó điền vào tin nhắn văn bản để trả lời tự động, bao gồm cả chủ đề, rồi bấm vào các mục Tập tin > Lưu với tên, chọn làm định dạng Mẫu Outlook OTF.
Sau khi lưu trả lời tự động trong OTF, đã đến lúc cấu hình nó trong một quy tắc Outlook. Để làm điều này, hãy nhấp vào tab Tập tin và sau đó nhấn nút Quy tắc và cảnh báo. Trong màn hình hiển thị cho bạn, hãy nhấp vào nút Quy tắc mới và chọn tùy chọn Áp dụng quy tắc cho tất cả các tin nhắn đã nhận, sau đó nhấn vào Ở đằng trước.
Tại thời điểm này, nhấn nút một lần nữa Ở đằng trước, mà không cần chọn bất kỳ tùy chọn nào và xác nhận lựa chọn của bạn bằng cách nhấp vào Yup. Trên màn hình tiếp theo, hãy chọn hộp Trả lời bằng một mẫu cụ thể và nhấp vào từ ngữ Mô hình cụ thể mà bạn tìm thấy bên dưới. Sau đó, nó khám phá các thư mục trên máy tính của bạn để tìm tệp OTF đã lưu trước đó và nhấn nút Bạn mở.
Bây giờ, hãy nhấn nút Ở đằng trước hai lần liên tiếp và cuối cùng, trên trang có tên kết thúc. Làm như vậy sẽ tạo ra một quy tắc sẽ gửi trả lời tự động cho tất cả các thư nhận được khi Outlook đang chạy. Để hủy kích hoạt nó, chỉ cần quay lại phần Quy tắc và cảnh báo và xóa quy tắc trong danh sách, sử dụng nút thích hợp Xóa bỏ.
hệ điều hành Mac
Lên hệ điều hành MacThay vào đó, thiết lập trả lời tự động theo quy tắc dễ dàng hơn so với quy trình dành cho Windows. Chọn tab Tổ chức và nhấn nút Quy tắcbằng cách chọn mặt hàng Chỉnh sửa quy tắc, từ hộp được hiển thị cho bạn.
Khi điều này được thực hiện, hãy nhấp vào mục nhập IMAP hoặc là POP ở bên trái, dựa trên cách bạn đã định cấu hình hộp thư và nhấn nút + mà bạn tìm thấy bên dưới, để tạo quy tắc mới. Trong phần Thực hiện hành động sau, Nhấn nút + ở bên phải và nhấp vào menu thả xuống tương ứng với mục Di chuyển tin nhắn. Sau đó chọn mục Đáp lại và nhấp vào hộp bên cạnh nó Văn bản phản hồi. Sau đó, nhập câu trả lời để gửi và bấm phím đồng ý. Nhấn nút một lần nữa đồng ý để xác nhận việc tạo quy tắc.
