Cách sử dụng Microsoft Teams

Kể từ khi làm việc từ xa và các bài học đã diễn ra, bạn đã có cơ hội tìm hiểu về các công cụ CNTT khác nhau hỗ trợ cuộc họp ảo và cộng tác từ xa. Tuy nhiên, chỉ bây giờ bạn mới nhận thức được Nhóm Microsoft, một dịch vụ gọi video chủ yếu hướng đến giới kinh doanh, cũng rất hữu ích để chia sẻ tệp trong nhóm làm việc và giao tiếp với đồng nghiệp và cấp trên.

Bị hấp dẫn bởi khả năng có thể hưởng lợi từ việc tích hợp tất cả các công cụ làm việc này, bạn đã cố gắng sử dụng Teams nhưng mặc dù đã thử và thử lại, bạn vẫn gặp khó khăn trong việc hiểu đầy đủ nhiều chức năng của nó. Đó là cách của nó, phải không? Vậy hãy để tôi giải thích cách sử dụng Microsoft Teams từ tất cả các thiết bị của bạn. Nếu bạn cho tôi vài phút rảnh rỗi, trong hướng dẫn này, tôi sẽ giúp bạn khám phá dịch vụ tuyệt vời này, bắt đầu từ quy trình tải xuống và cài đặt cho đến mô tả chi tiết hơn các chức năng của nó.

Bạn không được nản lòng nếu công cụ này có vẻ phức tạp ngay từ cái nhìn đầu tiên: hãy đọc hướng dẫn này và bạn sẽ thấy rằng, ngay lập tức, bạn sẽ sẵn sàng làm việc và học tập từ xa bằng tất cả các chức năng của nó. Không chần chừ thêm nữa, tôi xin chúc bạn thật nhiều niềm vui và công việc tốt!

G Suite. Chính xác hơn, nó là một nền tảng được thiết kế để giao tiếp và cộng tác, ngay cả khi ở khoảng cách xa, với các công cụ tích hợp như trò chuyện, hội nghị từ xa và không gian ảo để chia sẻ nội dung.

Với Microsoft Teams, có thể tương tác với nhiều người trên cùng một tệp công việc, nhờ tích hợp với các công cụ làm việc Office bao gồm Microsoft 365.

Đồng thời, Microsoft Teams có thể kết nối hai người hoặc nhóm theo cách giống hệt như cách kết nối với các dịch vụ như Thu phóng hoặc là Google Meet. Ngoài phương thức tham gia thông qua mã mời hoặc là liên kết, Microsoft Teams cũng được sử dụng trong lĩnh vực giảng dạy, nhờ Nhóm giáo dục, nơi quản trị viên và giáo viên có thể tạo các nhóm bao gồm các lớp học, giáo sư, giáo viên và nhân viên thuộc nhiều loại khác nhau.

Các thành viên của các nhóm này sau đó có thể giao tiếp qua kênh truyền hình được chia sẻ hoặc riêng tư và với khả năng gửi văn bản và hình ảnh. Ngoài ra về mặt liên lạc, người tham gia cũng có thể thực hiện các cuộc gọi VoIP và thông qua mạng điện thoại chung.

Một công cụ thực sự thú vị, bạn có nghĩ vậy không? Tất cả những thứ này đều có thể được sử dụng với gói miễn phí, trong đó giới hạn dữ liệu tối đa là 2GB cho mỗi người dùng và 10GB cho nhóm. Phiên bản miễn phí này không bao gồm Microsoft 365. Nhưng hãy để tôi giải thích cho bạn những gói trả phí nào khả dụng, mang lại nhiều tự do hơn.

• Microsoft 365 Business Basic - là gói trả phí cơ bản. Bao gồm khả năng sử dụng Dịch vụ Web Office. Gói này bổ sung vào các công cụ của phiên bản miễn phí khả năng gửi tệp trò chuyện lên đến 1 TB và lập kế hoạch và ghi âm các cuộc họp với chi phí 4,20 euro / người dùng / tháng + VAT (thanh toán hàng năm). Giới hạn với gói này là 300 người dùng. Đọc thêm tại đây.
• Tiêu chuẩn Doanh nghiệp 365 của Microsoft - ngoài các tính năng đã có trong Basic, bằng cách đăng ký gói này, mọi giới hạn về số lượng người dùng tối đa đều bị loại bỏ. Ngoài ra, các ứng dụng trên máy tính Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Một lưu ý, Truy cập và Publisher đều được bao gồm trong tổng giá € 10,50 / người dùng / tháng + VAT (thanh toán hàng năm). Đọc thêm tại đây.
• Office 365 E3 - kế hoạch này bao gồm tất cả các ưu điểm có trong các kế hoạch trước, với việc bổ sung khả năng tổ chức hội nghị âm thanh, cung cấp quyền truy cập vào số lượng người dùng không giới hạn và tải tệp lên trong các cuộc trò chuyện không giới hạn kích thước. Giá là 19,70 euro / tháng / người dùng + VAT (thanh toán hàng năm). Đọc thêm tại đây.

Ngoài ba tầng này dành cho mục đích sử dụng của công ty, như tôi đã đề cập trước đó, một tầng dành cho ngành giáo dục. Một lần nữa, gói này miễn phí như gói dành cho người dùng cuối và đăng ký của nó chỉ dành riêng cho các trường đủ điều kiện yêu cầu. Office 365 Education (đây là tên của nó) bao gồm các công cụ Office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote) và Microsoft Teams. Bạn có thể tìm thêm thông tin tại địa chỉ này.

Đây là những gì bạn cần biết về Microsoft Teams và các gói đăng ký khác nhau có sẵn tại thời điểm viết bài này. Trước khi đi vào trọng tâm của hướng dẫn, nơi tôi sẽ giải thích cách sử dụng dịch vụ từ các nền tảng khác nhau, tôi muốn chỉ ra rằng điều cần thiết là phải có Tài khoản Microsoft.

Bạn nói như thế nào? Không có ý tưởng mờ nhạt làm thế nào để làm điều đó? Đừng lo lắng, tôi có một hướng dẫn ở đây cho bạn về cách tạo tài khoản Microsoft, sẽ cung cấp cho bạn mọi chi tiết liên quan đến thủ tục đăng ký và quyền truy cập vào các dịch vụ của gã khổng lồ Redmond.

trang web dành riêng cho Microsoft Teams và nhấp vào các nút Tải xuống cho máy tính để bàn Là Tải xuống đội. Sau một vài giây, nó sẽ bắt đầu tải xuống tệp thực thi để cài đặt Teams (Teams_windows_x64.exe): khi kết thúc, bạn có thể bắt đầu cài đặt ứng dụng khách Teams bằng cách nhấp đúp vào tệp được đề cập.

Quá trình cài đặt Nhóm bắt đầu sau khi bạn nhấp vào nút Chạy và đó là cùng một màn hình cài đặt phần mềm cho phép bạn đăng nhập vào Tài khoản Microsoft (cái để sử dụng trong Microsoft Teams): sau đó nhậpĐịa chỉ truy cập trong trường thích hợp, nhấp vào nút Đăng nhập, cũng nhập Mật khẩu vào ô thích hợp và cuối cùng nhấp vào nút Đăng nhập.

Vì đây là lần đầu tiên bạn khởi động Microsoft Teams từ PC của mình, bản cài đặt sẽ thông báo cho bạn về nhu cầu đăng ký Teams bằng cách nhấn nút Đăng ký Nhóm. Khi bạn đã nhấp vào tùy chọn thứ hai, hãy đóng cửa sổ và đợi trang đăng ký mở ra, từ đó bạn có thể nhấp vào nút màu tím Đăng kí miễn phí.

Để tiếp tục, hãy nhập lại của bạn địa chỉ email và trả lời câu hỏi Bạn muốn sử dụng Teams như thế nào?. Trong trường hợp bạn chọn Cho công việc, bạn sẽ cần nhập thông tin cá nhân của mình với tư cách là quản trị viên, sau đó Tên đầu tiên, Họ, Tên công ty Là Quốc gia hoặc khu vực địa lý.

Sự lựa chọn Đối với trường học thay vào đó, nó yêu cầu chèn địa chỉ email để đăng ký Office 365 Education. Rõ ràng, cũng có khả năng đăng ký Cho bạn bè và gia đình để sử dụng cá nhân và miễn phí.

Sau khi đăng ký hoàn tất, hãy mở ứng dụng khách Nhóm Microsoft. Chương trình tương tự sẽ công nhận hiệp hội hoặc công ty mà bạn đăng ký trong Nhóm. Nếu bạn có nhiều hơn một, bạn có thể thay đổi nó bằng cách sử dụng trình đơn thả xuống và xác nhận nó bằng cách nhấp vào nút Tiếp tục được đặt ở trung tâm.

Tại thời điểm này, cửa sổ đầu tiên mở ra cảnh báo bạn về việc tạo liên kết liên kết với nhóm của bạn, mà bạn có thể chia sẻ với những người bạn muốn cộng tác. Sau đó bấm vào mục Sao chép đường dẫn, để có thể dán liên kết được đề cập và chia sẻ liên kết đó với bất kỳ ai bạn muốn; sau đó bấm vào nút đồng ý.

Chà, làm như vậy bạn đang ở trong chương trình Microsoft Teams. Phía bên trái của màn hình hiển thị cho bạn menu Đội, hiển thị nhóm hoặc các đội bạn thuộc về. Trên màn hình này, ngay dưới tiêu đề Chung, có một menu con của nhóm hoặc một kênh: menu phụ có thể là theo chủ đề, dành riêng cho một nhóm cộng tác viên cụ thể hơn.

Để bắt đầu cuộc trò chuyện với nhóm, chỉ cần viết nội dung nào đó vào thanh màu trắng bên dưới với dòng chữ Bắt đầu một cuộc trò chuyện mới, trong khi nếu bạn định gửi thư cho một người cụ thể, bạn có thể sử dụng công thức @tên tài khoản.

Tuy nhiên, trước khi thực hiện việc này, bạn có thể cần thêm người vào nhóm của mình: việc này được thực hiện bằng cách nhấp vào nút Thêm người khác nằm ở phần trung tâm của màn hình. Nút bên cạnh nó, Tạo các kênh khác, mặt khác, nó được sử dụng để thêm các kênh hội thoại vào kênh Chung hiện có.

Từ menu tab ở trên cùng, bạn có thể chuyển đổi giữa các tab Bài đăng đến đó Tập tin, hữu ích để xem danh sách các tệp nhóm hoặc Wiki mặt khác, hướng dẫn và các khái niệm quan trọng được chia sẻ với nhóm.

Cũng trong khu vực này của màn hình, bạn có thể nhấp vào nút [+] để thêm thẻ với một ứng dụng hoặc tệp cụ thể. Ví dụ: bạn có thể thêm các ứng dụng gói Văn phòng hoặc thẻ chúng chứa người quản lý tài liệu và các dịch vụ đám mây. Khi bạn đã chọn những gì cần thêm, chỉ cần nhấp vào biểu tượng của nó. Tôi cũng khuyên bạn nên sử dụng Thanh tìm kiếm nếu ứng dụng hoặc dịch vụ bạn đang tìm kiếm không nằm trong số các bản xem trước được hiển thị.

Ở đầu đối diện của các tab là menu Mọi người, có thể truy cập bằng cách nhấp vào biểu tượng có hai hình bóng người cách điệu. Từ đây, bạn có thể thấy thành viên nhóm nào đã được thêm.

Bạn cũng có thể điều chỉnh tùy chọn thông báo của mình bằng cách nhấp vào biểu tượng … và chọn mặt hàng Thông báo kênh từ menu mở ra. Ngoài ra từ menu có dấu ba chấm, bạn có thể truy cập cài đặt chung của kênh bằng cách nhấp vào Quản lí kênh. Các tùy chọn có sẵn cho phép bạn chọn người có thể đăng bài và cung cấp cho bạn công cụ phân tích tương tác nhanh, có thể truy cập bằng cách nhấp vào tab Phân tích.

Mặc dù đây là những nền tảng về cách Microsoft Teams hoạt động, nhưng vẫn còn nhiều điều cần biết trước khi bạn sẵn sàng sử dụng nó một cách hiệu quả. Ví dụ, từ thanh biểu tượng bên trái, bạn có thể truy cập một loạt các chức năng thú vị mà tôi sắp giới thiệu cho bạn.

Ở vị trí đầu tiên, có biểu tượng của chuông của menu Hành động mà khi được nhấp vào, sẽ hiển thị danh sách các thông báo của nhóm ( Cho ăn). Bạn có thể lọc thông báo bằng cách nhấp vào biểu tượngống khói nằm ở trên cùng bên phải của menu.

Tiếp theo, có menu Trò chuyện được điền bởi các cuộc trò chuyện riêng tư hoặc nhóm mà một người đã tham gia. Ở đây cũng có một chức năng của bộ lọc, cộng với điều đó cho mời mọi người (ở dưới cùng), hữu ích để tạo các cuộc trò chuyện mới.

Menu tiếp theo được gọi là Gặp gỡ và hữu ích trong trường hợp bạn muốn tạo một Cuộc họp ngay lập tứchoặc truy cập công cụ Lên lịch cuộc họp. Với lựa chọn đầu tiên, chương trình yêu cầu bạn nhập tên của những người tham gia, với lựa chọn thứ hai, ngoài tên bạn còn phải nhập ngày giờ.

Menu thứ ba đến menu cuối cùng bên trái là Cuộc gọi, từ đó bạn có thể nhập danh bạ Ứng dụng trò chuyện, thực hiện cuộc gọi bằng cách sử dụng tùy chọn Quay số nhanh, duyệt qua danh sách của bạn Liên lạc, các Niên đại cuộc gọi và lắng nghe Ban thư ký các cuộc gọi nhỡ. Để thêm một số liên lạc mới để gọi, hãy nhấp vào mục nhập Liên lạc và sau đó trên nút Thêm địa chỉ liên hệ, ở Trung tâm.

Thay vào đó, menu áp chót là menu dành riêng cho việc chuyển và chia sẻ Tập tin. Từ phần bên trái của cửa sổ này, bạn có thể chọn nguồn của các tệp, tức là có xem các tệp được hoán đổi trong không Nhóm Microsoft, những người trong thư mục của bạn Tải xuống hoặc những thứ được lưu trữ trong các dịch vụ Đám mây mà bạn thường sử dụng.

Như bạn có thể thấy cho chính mình, dịch vụ đám mây hiện tại là Một ổ đĩa Microsoft, tuy nhiên, bạn có thể thêm những cái mới bằng cách nhấp vào nút Thêm bộ nhớ đám mây, xuống. Trong số các lựa chọn có sẵn có các dịch vụ Dropbox, Google Drive, Cái hộp Là Chia sẻ thư mục. Để tiếp tục thêm một dịch vụ, hãy nhấp vào biểu tượng của dịch vụ đó và đăng nhập theo hướng dẫn hiển thị trên màn hình.

Menu cuối cùng bạn có thể nhìn thấy, tách rời khỏi menu mà tôi đã mô tả trước đó, được gọi là Ứng dụng. Đây là những ứng dụng thực sự sẽ được tích hợp vào Microsoft Teams. Có nhiều loại nhất, chẳng hạn như YouTube, Wikipedia, Thu phóng và nhiều người khác.

Để giúp bạn dễ dàng tìm thấy các ứng dụng bạn quan tâm, tôi khuyên bạn nên nhấp vào thanh Tìm kiếm tất cả và nhập tên, hoặc bạn có thể tự giúp mình bằng cách nhấp vào danh mục nằm bên dưới thanh tìm kiếm.

Đây là những gì bạn có thể làm trong Microsoft Teams, nhưng đó chưa phải là tất cả những gì tôi phải nói với bạn. Trên thực tế, bạn có thể điều chỉnh cài đặt hồ sơ cá nhân của mình, chẳng hạn như trạng thái, thông báo trạng thái và các tùy chọn sử dụng khác.

Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào biểu tượng mô tả một từ bất kỳ màn hình nào người đàn ông nhỏ với một chấm màu xanh lá cây bên cạnh nó và, sử dụng menu thả xuống mở ra, thể hiện tùy chọn của bạn hoặc tạo kiểm tra các bản cập nhật, vì vậy bạn có thể đảm bảo rằng mình luôn sử dụng phiên bản Teams mới nhất.

Cuối cùng, tôi muốn chỉ ra rằng có thể tham khảo Hướng dẫn chính thức của chương trình bằng cách nhấp vào biểu tượng có Dấu chấm hỏi được đặt ở góc dưới bên trái. Từ đây, bạn có thể tìm hiểu thêm về các chức năng và cài đặt phần mềm cụ thể.

trang web chuyên dụng: để làm điều này, hãy nhấp trực tiếp vào nút Tải xuống cho máy tính để bàn và sau đó trên cái có viết Tải xuống đội.

Các gói .pkg để cài đặt chương trình. Để tiếp tục, hãy khởi động tệp thực thi được đề cập, nhấn nút Bạn mở, nhập của bạn Địa chỉ email Microsoft và chọn loại sử dụng bạn muốn làm với Nhóm từ màn hình tiếp theo. Các lựa chọn có thể là: Tài khoản cơ quan hoặc trường học hoặc là Tài khoản cá nhân.

Nếu bạn nhìn thấy màn hình cảnh báo bạn bằng tin nhắn Bạn chưa sử dụng Teams nhưng bạn có thể thiết lập nó cho tổ chức của mình, điều đó có nghĩa là bạn vẫn phải liên kết tài khoản Microsoft của mình với Teams bằng cách nhấp vào nút Đăng ký Nhóm. Sau đó, hãy tiếp tục bằng cách làm theo những gì tôi đã giải thích cho bạn trong phần của tôi hướng dẫn tận tình.

Trong mọi trường hợp, sau khi tài khoản của bạn đã được liên kết với Nhóm và bạn đã chọn loại hình sử dụng dự định, hãy nhập Mật khẩu được liên kết với tài khoản và nhấp vào nút Đăng nhập. Bằng cách này, chương trình sẽ bắt đầu và bạn có thể sử dụng nó ngay lập tức theo các hướng dẫn tương tự mà tôi đã hướng dẫn cho bạn trong chương trước dành riêng cho Windows.

trình duyệt mà không cần cài đặt bất kỳ thứ gì trên PC.

Rõ ràng, để tiến hành theo nghĩa này, điều cần thiết là phải có Tài khoản Microsoft và kết nối cái sau với Nhóm, nhưng nếu không thì hoạt động sẽ diễn ra ngay lập tức.

Do đó, hãy bắt đầu bằng cách kết nối với trang đăng nhập của Nhóm, hãy nhậpđịa chỉ email để sử dụng để đăng nhập, hãy nhấp vào nút Ở đằng trước, cũng nhập mật khẩu và bấm vào nút Đăng nhập, để đăng nhập.

Tại thời điểm này, để sử dụng Teams từ trình duyệt, bạn có thể dễ dàng làm theo những gì tôi đã giải thích cho bạn ở trên: giao diện rất giống với giao diện của ứng dụng khách dành cho Windows và macOS.

Chỉ cần nhớ thực hiệnđăng xuất khỏi tài khoản của bạn khi bạn đã sử dụng xong dịch vụ. Bạn có thể đăng nhập bằng cách nhấp vào biểu tượng của tài khoản của bạnở trên cùng và chọn nút Đi ra ngoài từ menu mở ra.

Android và iOS / iPadOS, cũng hữu ích cho mục đích sử dụng không phải công việc, nhờ khả năng tổ chức cuộc gọi, cuộc gọi video và trò chuyện văn bản ngay cả với các liên hệ không phải công việc. Bạn cũng có thể chia sẻ vị trí của mình với bạn bè và gia đình, danh sách, tài liệu cũng như các tệp được tạo bằng Microsoft Office / Microsoft 365.

Để tải xuống ứng dụng Nhóm trên thiết bị của bạn, hãy mở cửa hàng trên thiết bị của bạn (Cửa hang tro chơi hoặc một cửa hàng thay thế lên Android hoặc là Cửa hàng ứng dụng lên iOS / iPadOS), tìm kiếm Đội trong phần sau và lần đầu tiên chạm vàobiểu tượng ứng dụng trong kết quả tìm kiếm và sau đó trên nút Nhận / Cài đặt. Nếu bạn đang sử dụng thiết bị Apple, bạn có thể được yêu cầu xác minh danh tính của mình bằng Face ID, Touch ID hoặc mật khẩu Apple ID.

Khi quá trình tải xuống hoàn tất, hãy khởi động ứng dụng. Trước khi thực hiện hành động, bạn phải đăng nhập rõ ràng vào tài khoản Microsoft của mình (kể cả cá nhân). Sau đó nhấn vào nút Đăng nhập, nhậpđịa chỉ email và mật khẩu tài khoản của bạn và nhấn nút Đăng nhập, cuối cùng chọn tên của bạn đội / tổ chức.

Sau khi thiết lập Tên đầu tiên hồ sơ của bạn và có thể cũng chèn một ảnh cá nhân (bằng cách sử dụng Tải ảnh lên), bạn có thể chọn có mời người tham gia ngay lập tức hay không bằng cách nhấn vào nút thích hợp hoặc nhấn vào mục đó hay không KHÔNG PHẢI BÂY GIỜ, để hoãn lại và tiếp tục đến màn hình chính.

Ứng dụng Microsoft Teams chứa tất cả các chức năng và nội dung của phiên bản máy tính, nhưng giao diện có một chút thay đổi, vì vậy hãy để tôi giải thích ngắn gọn cho bạn.

Ở trên cùng, nút ☰ cho phép bạn truy cập menu hồ sơ, nơi bạn có thể đặt trạng thái, tin nhắn cá nhân, thông báo và các cài đặt khác, chẳng hạn như sử dụng dữ liệu di động và chủ đề ứng dụng.

Ở phía đối diện của menu này, bạn có thể mời người dùng mới (bằng cách nhấn vào biểu tượng mô tả hình bóng cách điệu và biểu tượng [+]) hoặc tìm kiếm các thành viên nhóm đã được mời (sử dụng biểu tượng có kính lúp).

Để bắt đầu cuộc trò chuyện, bạn có thể nhấn vào biểu tượng màu tím có biểu tượng [+] và chọn địa chỉ liên hệ để trò chuyện. Cũng có thể thực hành với ứng dụng bằng cách chọn liên hệ T-Bot. Đây là một trí thông minh nhân tạo được tạo ra đặc biệt để hướng dẫn người dùng sử dụng Microsoft Teams.

Khi bạn đã mở cuộc trò chuyện với một số liên lạc hoặc nhóm, bạn có thể nhấn vào thanh nằm ở dưới cùng để viết một số văn bản; trên biểu tượng Hình ảnh để gửi ảnh và hình ảnh, trên đó GIF để gửi GIF, trên nút … để gửi biểu tượng cảm xúc hoặc bạn có thể đính kèm tệp bằng cách nhấn vào nút có hình dạng kẹp. Thông qua các biểu tượng của thiết bị cầm tay và của Máy ảnh tương ứng, bạn có thể bắt đầu cuộc gọi hoặc cuộc gọi điện video.

Luôn từ menu có biểu tượng … bạn có thể chia sẻ vị trí bằng cách chạm vào mục Chức vụ. Thao tác này sẽ mở bản đồ vị trí với biểu tượng của người liên hệ được chia sẻ vị trí. Từ cùng một menu, bạn cũng có thể gán một nhận dạng tượng trưng cho các liên hệ bằng cách chọn tùy chọn Khen ngợi và khai thác vào loại nhận dạng. Bạn cũng có thể thêm ghi chú tùy chỉnh trước khi nhấn Ở đằng trước Là Gửi.

Nếu bạn không muốn sử dụng các chức năng trò chuyện, bạn có thể thay đổi menu bằng cách nhấn vào các biểu tượng nằm ở phía dưới. Đầu tiên là cái có chuông, được gọi là Hành động, được thiết kế để báo cáo và quản lý thông báo. Ngay sau đó là menu Đội, từ đó để xem tất cả các đội và cống hiến bản thân cho sự quản lý của họ (bằng cách nhấn vào nút ⋮ hiển thị ở bên phải tên).

Menu áp chót đi từ trái sang phải là Các cuộc họp, từ đó bạn có thể xem những cái hiện có hoặc tạo những cái mới (bằng cách nhấn vào lịch và đặt tên, ngày, giờ và thời lượng của thông báo).

Các menu còn lại có thể được truy cập bằng cách nhấn vào biểu tượng có ba dấu chấm ngang được gọi là Khác. Các menu con có sẵn là Cuộc gọi, Tập tin (để chia sẻ tệp với nhóm), Máy quay video, Wiki (đối với các ghi chú hướng dẫn quan trọng cho nhóm) e Lưu xong (nơi để xem danh sách các tin nhắn đã lưu từ các cuộc trò chuyện với các nhóm). Đơn giản, phải không?