Bạn là chủ sở hữu của một hoạt động thương mại và sau khi áp dụng hệ thống lập hóa đơn điện tử, bạn thấy mình đang quản lý hàng chục Tệp XML chứa dữ liệu liên quan đến các hóa đơn đã phát hành và nhận được. Mặc dù bạn có đầy đủ thông tin về kế toán của mình, bạn vẫn muốn "giữ" hóa đơn điện tử trong PDF, vì vậy bạn có thể đọc chúng từ bất kỳ thiết bị nào mà không cần phải dựa vào phần mềm cụ thể hoặc các dịch vụ trực tuyến chuyên dụng.
Bạn nói như thế nào? Tôi đã chắc chắn đạt điểm chưa? Tuyệt vời, vậy hãy để tôi nói cho bạn biết: bạn đã đến đúng nơi, vào thời điểm không thể tuyệt vời hơn! Sự thật thì dưới đây tôi sẽ giải thích chi tiết cho bạn cách chuyển đổi tệp XML sang PDF hoặc bằng cách sử dụng các chương trình hoặc chức năng cụ thể của hệ điều hành máy tính, hoặc bằng cách sử dụng một loạt các cổng Web được thiết lập cho mục đích này. Đặc biệt, tôi sẽ quan tâm đến việc cung cấp cho bạn các hướng dẫn hợp lệ cho cả "thuốc chung" Tệp XML (tức là các tệp phải được đọc như nguyên bản của chúng) và đối với các tệp chứa thông tin liên quan đến lập hóa đơn điện tử.
Vì vậy, không cần chờ đợi lâu hơn, hãy dành vài phút rảnh rỗi cho bản thân và đọc rất kỹ mọi thứ tôi phải giải thích về chủ đề này: Tôi chắc chắn rằng, khi bạn đã đọc xong hướng dẫn này, bạn sẽ có thể thực hiện chuyển đổi một cách chính xác. của các tệp được đề cập, do đó làm cho chúng có thể sử dụng thuận tiện thông qua bất kỳ thiết bị nào bạn có. Đã nói rồi thì còn chần chừ gì nữa mà không chúc bạn đọc vui vẻ và làm việc hiệu quả!
doPDF: nếu bạn cần trợ giúp về điều đó, hãy xem hướng dẫn của tôi về cách in sang PDF, trong đó tôi đã cung cấp cho bạn tất cả các thông tin liên quan.
Trong mọi trường hợp, trước hết, hãy mở tệp XML mà bạn quan tâm bằng cách sử dụng một trong các chương trình tương thích với định dạng này (ví dụ: trình duyệt, WordPad / Notepad trên Windows, Chỉnh sửa văn bản trên macOS hoặc một lần nữa, Microsoft Excel) và truy cập chức năng của In được tích hợp vào chương trình bạn chọn, sử dụng menu hoặc tổ hợp phím thích hợp nhất Ctrl + P (dành cho Windows) hoặc cmd + p (dành cho macOS). Nếu bạn không biết cách mở một tài liệu xml bằng cách sử dụng một trong những chương trình tôi đã đề cập trước đó, bạn có thể tham khảo hướng dẫn mà tôi đã chỉ ra cho bạn trong hướng dẫn của tôi về cách mở tệp .xml.
Khi màn hình in chương trình xuất hiện, nếu bạn đang bật các cửa sổ, tìm menu thả xuống cho máy in của bạn và đặt nó thành mục Microsoft Print sang PDF (trên Windows 10) hoặc doPDF (trên các phiên bản Windows cũ hơn), sau đó nhấp vào nút In và cho biết thư mục để lưu tệp PDF đã tạo.
Mặt khác, nếu bạn thấy mình trên hệ điều hành Mac, nhấp vào menu thả xuống PDF nằm ở dưới cùng bên trái, chọn mục Lưu dưới dạng PDF và cho biết thư mục để lưu trữ tệp đã chuyển đổi. Đó là tất cả!
trang web của phần mềm, nhấp vào biểu tượng liên quan đến hệ điều hành bạn đang sử dụng (ví dụ: các cửa sổ hoặc là hệ điều hành Mac) và đợi gói phù hợp nhất được tải xuống máy tính của bạn. Hoàn thành điều đó, nếu bạn đang các cửa sổ, khởi chạy tệp .exe thu được (ví dụ: Windows_AssoInvoice_xy.exe), nhấp vào các nút Yup Là Ở đằng trước, chấp nhận thỏa thuận cấp phép bằng cách đặt dấu kiểm bên cạnh mục thích hợp, nhấn nút Ở đằng trước, lặp lại thao tác tương tự một lần nữa trong cửa sổ tiếp theo, nhấn lại hai lần liên tiếp vào Ở đằng trước, sau đó trên các nút Tải về Là kết thúcdo đó, hãy khởi động chương trình vừa cài đặt bằng cách gọi lại nó từ menu Khởi đầu Các cửa sổ.
Nếu bạn đang sử dụng hệ điều hành Macthay vào đó, hãy mở thư mục Tải xuống bên trong Finder, nhấp chuột phải vào tệp .zip có được trước đó, nhấp vào mục Bạn mở được đặt trong menu được đề xuất và sau đó trên nút Bạn mở. Nếu bạn gặp lỗi liên quan đến việc không có phần mềm Java, hãy tiến hành cài đặt Môi trường thời gian chạy Java làm theo hướng dẫn mà tôi đã cung cấp cho bạn trong hướng dẫn này và thử mở lại tệp như đã thấy ở trên.
Khi AssoInvoice đã bắt đầu, hãy nhấn vào hai nút tôi chấp thuận hiển thị trên màn hình để chấp nhận giấy phép sử dụng chương trình, nhấp vào nút (⋮) nằm ở trên cùng bên trái, sau đó trên biểu tượng nhỏ có hình dạng thư mục đặt trong hộp Chọn thư mục làm việcdo đó, nó chỉ ra thư mục mà trước đó bạn đã lưu tệp XML (hoặc các tệp) sẽ được hiển thị.
Sau đó, anh ta nhấn vàoxem trước của hóa đơn được chỉ ra trong hộp trung tâm của chương trình và chọn định dạng tiết kiệm bạn thích hơn (Đơn giản hóa, Hoàn thành hoặc là Bộ trưởng) bằng cách can thiệp vào menu thả xuống bên cạnh tên công ty của khách hàng.
Tại thời điểm này, bạn có thể tiến hành lưu tệp dưới dạng PDF bằng chức năng của in ra tệp tích hợp vào hệ điều hành Windows 10: sau đó nhấp vào biểu tượng có hình dạng máy in nằm trong ngăn bên phải của chương trình, can thiệp vào menu thả xuống Chọn máy in để đặt mặt hàng Máy in Microsoft Print to PDF và cuối cùng, nhấp vào nút đồng ý để chọn thư mục để lưu tệp đã chuyển đổi.
Ghi chú: Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Windows cũ hơn Windows 10 và không có Máy in PDF hệ thống, bạn có thể khắc phục thông qua phần mềm của bên thứ ba có thể bù đắp cho sự thiếu hụt này, như tôi đã giải thích cho bạn trong phần trước của hướng dẫn này.
Mặt khác, nếu bạn thấy mình trên Mac, bạn không thể sử dụng trực tiếp chức năng in hệ thống, nhưng bạn có thể giải quyết vấn đề này bằng cách lưu tài liệu xml trong Tệp HTML: nhấn nút Tải xuống (ở đó mũi tên xuống dòng), lưu tệp vào thư mục bạn thích và khi hoàn tất, hãy mở tệp đó trong Safari chỉ bằng cách nhấp đúp vào nó.
Cuối cùng, truy cập vào cửa sổ in của trình duyệt (menu Tệp> In hoặc tổ hợp phím cmd + p), nhấp vào menu thả xuống PDF nằm ở dưới cùng bên trái và cuối cùng, chọn mục Lưu dưới dạng PDF từ menu được đề xuất.
trang web này, bấm vào nút Chọn tập tin được đặt trên trang được đề xuất cho bạn và chọn, với sự trợ giúp của bảng điều khiển xuất hiện trên màn hình, tệp XML để chuyển đổi.
Tiếp theo, đảm bảo menu thả xuống Định dạng mục tiêu được đặt thành PDF, nhấn nút Chuyển đổi ngay bây giờ để bắt đầu quá trình phân tích và chuyển đổi và cuối cùng nhấp vào liên kết xxxyyy.pdf, được đặt trong cột Tệp đầu ra, để tải xuống tệp đã chuyển đổi ngay lập tức. Nó không khó chút nào, phải không?
Tôi thông báo với bạn rằng trang web sẽ xóa các tệp được tải lên máy chủ của nó một vài giờ sau khi tải lên, vì vậy nó hứa hẹn sẽ bảo vệ quyền riêng tư của người dùng theo cách tốt nhất có thể.
trang web của dịch vụ được đề cập, bấm vào nút Chọn tập tin, sau đó chọn tệp XML bạn muốn chuyển đổi. Khi quá trình tải lên hoàn tất, nó cho biết Mẫu PDF (định dạng gọn nhẹ hoặc là Bộ trưởng) phù hợp nhất với nhu cầu của bạn bằng cách sử dụng menu thả xuống thích hợp, đặt dấu kiểm bên cạnh mục Tôi không phải là một con robot để vượt qua kiểm tra bảo mật và, để chuyển đổi và xem tệp, hãy nhấp vào các nút Đổi Là In PDF
Cuối cùng, sử dụng chức năng của lưu / tải xuống được đính kèm vào cửa sổ mở ra, chọn thư mục để tải tệp xuống và nhấn nút Tiết kiệm để hoàn thiện mọi thứ.
Vì không có thông tin chính xác về vấn đề này, có thể các tệp được tải lên máy chủ của dịch vụ sẽ không bị xóa trong thời gian ngắn sau khi tải lên. Hãy tính đến yếu tố này từ góc độ quyền riêng tư.
Hóa đơn và Phí từ trang web của Cơ quan Doanh thu và nhập, nếu được yêu cầu, thông tin xác thực truy cập (hoặc sử dụng Hệ thống SPID hoặc, một lần nữa, Thẻ Dịch vụ Quốc gia), do đó, truy cập vào khu vực của Lập hóa đơn điện tử và chỉ ra loại hóa đơn để điền vào (ví dụ: hóa đơn thông thường).
Tại thời điểm này, hãy nhập tất cả các thông tin cần thiết (ví dụ: mã người nhận hoặc làđịa chỉ từ xa giao tiếp bởi khách hàng, người thân dữ liệu cá nhân, Tôi hàng hóa và dịch vụ với số tiền và tỷ lệ liên quan, v.v.) như bạn thường làm; khi bạn hoàn thành, hãy chuyển đến tab Tóm lược và, sau khi kiểm tra cẩn thận thông tin đã nhập, hãy nhấn nút Xác nhận để thực hiện kiểm tra trên hệ thống nhận.
Khi việc kiểm tra này đã được thực hiện, trò chơi thực tế đã được thực hiện: bạn có thể tải trực tiếp tệp PDF liên quan đến hóa đơn điện tử vừa được xử lý bằng cách nhấp vào nút Xem PDF nằm ở cuối trang và sử dụng chức năng trình duyệt thích hợp để lưu trên máy tính của bạn.
Hãy nhớ rằng, để hóa đơn có hiệu lực, bạn phải tiến hành xác thực tệp XML thông qua Hệ thống Exchange: lưu tệp XML trên máy tính của bạn, ký điện tử và sau đó gửi đến hệ thống nói trên để kiểm tra thích hợp.
Nếu bạn muốn chuyển đổi tệp XML của một hóa đơn đã được xử lý hoặc biên nhận, thay vào đó, bạn phải truy cập vào dữ liệu có liên quan cho mục đích VAT đặt trong hộp Tham vấn cổng thông tin của Cơ quan thu ngân sách; thực hiện điều đó, xác định ngày dự kiến của hóa đơn quan tâm của bạn bằng cách sử dụng hộp bên trái, nhấn nút Tìm kiếm và khi bạn đã xác định được hóa đơn mà mình quan tâm trong phần bên phải của cửa sổ, hãy nhấp vào nút có hình dạng kính lúp để xem chi tiết hóa đơn.
Khi màn hình tiếp theo đã được tải xuống, hãy nhấp vào mục Tải xuống tệp hóa đơn để có được tệp XML liên quan đến tài liệu vừa xem và sau đó, chuyển nó thành tệp PDF bằng cách sử dụng các hướng dẫn mà tôi đã cung cấp cho bạn trong các chương dành riêng cho việc chuyển đổi và chuyển đổi miễn phí bằng các công cụ trực tuyến của hướng dẫn này.
chữ ký số: vì lý do này, trước khi thực hiện chuyển đổi, cần phải phân tích và xác thực chữ ký để xem nội dung của tài liệu XML có trong tệp được đề cập.
Kết quả này có thể đạt được bằng cách sử dụng một số phần mềm được thiết kế cho mục đích này, chẳng hạn như ArubaSign hoặc Dike, hoặc các dịch vụ trực tuyến cụ thể, chẳng hạn như PosteCert hoặc InfoCert: để biết thêm thông tin chi tiết về việc sử dụng chúng, tôi mong bạn tham khảo hướng dẫn cụ thể của tôi vềmở tệp PDF.p7m, cũng có thể dễ dàng điều chỉnh để lưu các tài liệu XML.
Trong mọi trường hợp, khi chữ ký điện tử đã được giải mã và tệp XML không được bảo vệ mà bạn quan tâm đã được "trích xuất", bạn có thể tiến hành chuyển đổi bằng một trong các phương pháp mà tôi đã giải thích cho bạn trong các thanh trước của hướng dẫn này.
Ngoài ra, bạn có thể tải trực tiếp tệp XML.p7m lên cổng chuyển đổi do MKT cung cấp, cổng này cũng cung cấp hỗ trợ đầy đủ cho loại tài liệu được đề cập, bằng cách sử dụng các bước giống như tôi đã chỉ cho bạn trước đây.
