Bạn cần gửi một email liên lạc cho khách hàng, đồng nghiệp hoặc chuyên gia được tuyển dụng cho công việc nhưng bạn không biết cách cấu trúc thư? Bạn có sợ mắc lỗi có thể làm phiền hoặc thậm chí làm phiền người nhận? Đừng lo lắng: nếu bạn muốn, tôi có thể giúp bạn một tay và giải thích cho bạn làm thế nào để viết một email một cách chính xác, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn là gì.
Cho dù bạn dự định viết một email chính thức hay không chính thức, điều đó không quan trọng: trong những dòng tiếp theo của hướng dẫn này, tôi sẽ giải thích chi tiết cách hành động trong mọi trường hợp, bắt đầu từ phần giới thiệu thông điệp đến phần kết luận của nó, rõ ràng là đi qua cơ quan trung tâm của nó. Bạn sẽ thấy: viết một email không phức tạp như bạn tưởng.
Vì vậy, tôi có thể biết bạn vẫn đang làm gì ở đó? Sức mạnh và lòng can đảm: hãy tạo cho mình sự thoải mái, dành mọi thời gian cần thiết để tập trung đọc những đoạn tiếp theo và quan trọng hơn là cố gắng thực hiện những "mẹo" mà tôi sẽ đưa cho bạn để có thể viết email mà không gặp vấn đề . Tôi không còn việc gì để làm, ngoài việc chúc bạn đọc tốt và chúc bạn gặp nhiều may mắn cho mọi việc!
thư chính thức và không chính thức.
Một email chính thức, như tên gọi của nó cho thấy, được gửi đến một người mà không có mối quan hệ bí mật: do đó, một người mà bạn không biết cá nhân hoặc, trong mọi trường hợp, một người có tầm quan trọng nhất định (ví dụ: khách hàng, công việc của nhà tuyển dụng, nhà cung cấp, một cấp trên, một giáo sư, một bác sĩ, v.v.). Do đó, âm điệu được sử dụng trong một email chính thức sẽ "lạnh lùng" hơn và tách biệt hơn so với một email không chính thức.
Email không chính thứcMặt khác, vì nó được gửi cho một người mà bạn biết khá rõ và có mối quan hệ bí mật nhất định với người đó, nó có thể được viết mà không cần đặc biệt chú ý đến việc tuân thủ các quy tắc viết nhất định: có thể viết thư cho người nhận tin nhắn thực tế sử dụng cùng một ngôn ngữ được sử dụng trong các cuộc trò chuyện "mặt đối mặt".
Bây giờ bạn đã hiểu loại tin nhắn cần viết, dựa trên người nhận giống nhau, hãy xem cách tiếp tục. Trong các chương tiếp theo, bạn sẽ tìm thấy giải thích cách tiến hành soạn thảo cả hai loại email.
trình sửa tự động: đôi khi họ có thể chơi mánh bằng cách hiểu sai ý nghĩa của một số câu và tự động sửa đổi "Là"Trong"Là“, “có"Trong"năm“, “hoặc là"Trong"Tôi có“, V.v., khiến bạn tạo ấn tượng xấu.
gửi nó.
Google dịch (cũng có sẵn dưới dạng ứng dụng cho Android và iOS / iPadOS). Thông tin thêm tại đây.
Cách viết một email thân mật
Bạn muốn biết cách viết một email thân mật, có thể vì người nhận cùng là một người bạn cũ của bạn mà bạn đã lâu không gặp? Như tôi đã nói với bạn trong phần giới thiệu của bài viết, trong trường hợp này không cần phải quan tâm đặc biệt đến hình thức của email, nhưng vẫn cho phép tôi đưa ra một số gợi ý về cách viết nó.
Giới thiệu
Rõ ràng hãy bắt đầu vớiGiới thiệu của email. Vì đây là một thông điệp được gửi đến một người mà bạn có một mối quan hệ tin cậy nhất định, bạn có thể sử dụng một cách an toàn những lời chào như "Gửi đến“, “Thân yêu của tôi“, “Thân yêu nhất / a“, “Của tôi“, “xin chào“, V.v., theo sau là tên của người nhận.
Khi bạn đã chọn lời chào giới thiệu, hãy chèn dấu phẩy sau tên và quay lại, để giới thiệu cho bạn phần nổi bật của email.
Nội dung thư
Trong nội dung của tin nhắn bạn có thể nhập bất cứ thứ gì bạn muốn giao tiếp với người nhận. Ngay cả khi đó là một email được gửi cho một người bạn quen thuộc, tuy nhiên, hãy nhớ ngăn nắp, có thể chia thư thành nhiều đoạn. Cũng nên xem xét thời điểm bức thư phải dài: nó không nên quá ngắn (bạn không viết điện tín), cũng không quá dài (bạn thậm chí không viết tiểu thuyết): nói tóm lại, hãy sử dụng một chút cảm giác thông thường.
Hơn nữa, thông điệp cần được xử lý theo cú pháp và ngữ pháp, nếu không, bạn có nguy cơ không làm cho người nhận hiểu được ý nghĩa của các cụm từ được sử dụng (và hơn nữa bạn sẽ không tạo được ấn tượng tốt). Có thể đọc lại nội dung tin nhắn sau khi bạn viết xong.
Phần kết luận
ĐẾN phần kết luận của email, hãy sử dụng công thức đóng phù hợp với thư (ví dụ: "Tôi chào bạn với tình cảm“, “Thân mến“, “Hy vọng gặp lại bạn trong thời gian sớm nhất“, “hẹn sớm gặp lại", Vân vân. Là Chữ ký thư viết tên của bạn (không có họ).
Trong các email không chính thức, bạn cũng có thể bao gồm một Đoạn tái bút hoặc là P.S.: đây là một tin nhắn ngắn được chèn vào cuối tin nhắn chính, có thể chứa thông tin ít quan trọng hơn và / hoặc điều gì đó mà bạn quên đưa vào nội dung email. Nếu bạn phải nhập P.S., hãy nhớ đặt nó sau chữ ký.
